是商業(yè)計(jì)劃，而不是博士論文!這里講的是為什么你精心制作的計(jì)劃卻能讓人讀得昏昏欲睡，以及教你如何把它簡(jiǎn)單化。

當(dāng)我早在20世紀(jì)70年代后期，剛開始寫商業(yè)計(jì)劃時(shí)，那時(shí)的一份所謂的“​​普通計(jì)劃”遠(yuǎn)比今天我看到的更長(zhǎng)、更復(fù)雜。商業(yè)計(jì)劃變短了。這可能是因?yàn)樗纫酝鼮槌Ｒ?jiàn)——越來(lái)越多的人開始越來(lái)越多地使用商業(yè)計(jì)劃。同樣，對(duì)閱讀商業(yè)計(jì)劃的銀行家和投資者來(lái)說(shuō)，“短”也是一種趨勢(shì)，這可能是因?yàn)槿藗儸F(xiàn)在很少有時(shí)間去費(fèi)力地閱讀文件。

無(wú)論出于何種原因，現(xiàn)在商業(yè)計(jì)劃的趨勢(shì)是回歸基礎(chǔ)，并要求具有良好的預(yù)測(cè)和可靠的分析。“易于快速閱讀”比以往任何時(shí)候都更重要。如果你希望人們閱讀你的商業(yè)計(jì)劃，并讓大部分人都很快理解，那么我建議你一定要保持簡(jiǎn)單。不要將商業(yè)計(jì)劃和博士論文或終身任務(wù)混淆起來(lái)。保持簡(jiǎn)單的措辭和格式，并保持計(jì)劃短小。

但不要將簡(jiǎn)單的措辭和格式與簡(jiǎn)單的思維混淆起來(lái)。保持簡(jiǎn)單的原因不是因?yàn)槟銢](méi)有充分開發(fā)你的想法。簡(jiǎn)單是為了把你的觀點(diǎn)快速且輕松地傳達(dá)給閱讀它的人。

考慮到這一點(diǎn)，下面我們來(lái)談?wù)勅绾魏?jiǎn)化商業(yè)計(jì)劃。

防止散文化。

成功的商務(wù)寫作很容易閱讀。人們將略讀您的計(jì)劃，有些人會(huì)試著在通電話或翻看電子郵件時(shí)讀它，所以把深度散文化留著以后寫偉大的小說(shuō)吧。當(dāng)制定你的計(jì)劃時(shí),記住以下這些建議：

不要使用長(zhǎng)而復(fù)雜的句子，除非為了表達(dá)語(yǔ)意而必須這樣做。短句就很好，更容易閱讀。

避免行話、術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ)。您也許知道NIH的意思是“非我發(fā)明”，KISS代表“盡量簡(jiǎn)單”，但不要以為別人也知道。

使用簡(jiǎn)單、直白的語(yǔ)言，如“使用”而不是“利用”，“然后”而不是“在那個(gè)時(shí)間點(diǎn)”。

列出要點(diǎn)是有好處的。它們幫助讀者更容易消化信息。

避免“赤裸裸”的要點(diǎn)。需要解釋時(shí)要用簡(jiǎn)短的解釋將他們具體化。未解釋的要點(diǎn)可能會(huì)令人沮喪。

保持短小?，F(xiàn)在大多數(shù)商業(yè)計(jì)劃的平均長(zhǎng)度比以往都短。最多20-30頁(yè)的文字中就可以涵蓋你需要傳達(dá)的一切，如果有需要，還可以加上另外10頁(yè)每月預(yù)測(cè)，管理層簡(jiǎn)歷和其他細(xì)節(jié)的附錄。如果您已經(jīng)制作了一個(gè)40多頁(yè)長(zhǎng)的計(jì)劃，那你的概括能力一定有問(wèn)題。

當(dāng)然，規(guī)則也有例外。例如，我最近看到一個(gè)連鎖咖啡店的計(jì)劃，包括所選擇地點(diǎn)的照片，模擬菜單和其他選擇地點(diǎn)的地圖。圖形使計(jì)劃更長(zhǎng)，但他們?cè)黾恿藢?shí)際價(jià)值。產(chǎn)品照片、地點(diǎn)照片、菜單、藍(lán)圖、平面圖、標(biāo)志和標(biāo)牌的照片都是有用的。

使用商業(yè)圖表。請(qǐng)您將重要的數(shù)字安排得很容易找到并容易理解。使用匯總表和簡(jiǎn)單的商業(yè)圖表突出主要數(shù)字。請(qǐng)?jiān)诟戒浿袑⑾嚓P(guān)的詳細(xì)信息安排得容易找到。另外：

使用條形圖顯示最低限度的年銷售額，毛利率，凈利潤(rùn)，現(xiàn)金流和凈資產(chǎn)。

三維條形圖看起來(lái)比較精巧，但二維條形圖通常更容易閱讀。做圖表時(shí)要確保數(shù)字是顯而易見(jiàn)的。

堆壘條形圖會(huì)使總數(shù)更容易看到。如果您的銷售劃分成段，就用堆壘條形圖以顯示總數(shù)。

市場(chǎng)份額和市場(chǎng)區(qū)間使用餅圖。

任務(wù)和里程碑顯示為水平欄，左邊帶標(biāo)簽并且日期在頂部或底部。大多數(shù)人稱之為甘特圖。只顯示主要任務(wù)和里程碑，因?yàn)樘嗟募?xì)節(jié)會(huì)使這些圖表難以閱讀。

在匯總表中始終把數(shù)據(jù)源放在靠近的圖表的地方，讓讀者可以迅速參考他們，并識(shí)別圖表中的數(shù)字。永遠(yuǎn)不要讓商業(yè)計(jì)劃的讀者無(wú)法找到圖表的數(shù)據(jù)源。

不要使用未在文中引用的圖表。如果在匯總表中源數(shù)字不是十分明顯，確保您指定的附錄中包含詳細(xì)的數(shù)字。

潤(rùn)色整體外觀和感覺(jué)。除了措辭，您也希望您的文字整體外觀簡(jiǎn)單并且引人注目。所以采納我的建議：

·文本堅(jiān)持使用兩種字體。標(biāo)題使用的字體應(yīng)該是簡(jiǎn)單的無(wú)襯線字體，如Arial, Tahoma or Verdana。至于正文，您應(yīng)該使用標(biāo)準(zhǔn)的文本字體，如Century, Times Roman 或 Book Antigua。

避免使用小字號(hào)。只有少數(shù)更易讀的10號(hào)字體比較好;他們大多是在11號(hào)或12號(hào)大小時(shí)更好。

使用分頁(yè)符將章節(jié)分開，將文字和圖表分開以及突出表格。如果有疑問(wèn)，進(jìn)入下一頁(yè)。沒(méi)有人會(huì)因?yàn)檗D(zhuǎn)到下頁(yè)而不開心的。

使用空格。在狹小的空間內(nèi)擠在一起的文字閱讀起來(lái)并不舒服。

請(qǐng)務(wù)必使用拼寫檢查。然后仔細(xì)校對(duì)您的文本，以確保您沒(méi)有拼寫錯(cuò)誤!再次檢查您的文本中數(shù)字與表格中的是否相匹配。

作者：Tim Berry ，商業(yè)計(jì)劃軟件公司Palo Alto Software Inc.的總裁。

(編譯：創(chuàng)業(yè)邦，Via:Entrepreneur)