二十二、用特殊符號補齊位數
　　和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT（“特殊符號”，填充位數）”。
　　比如，我們要在圖14中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT（″#″,16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠專業(yè)，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&REPT（″#″,16-LEN（TEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定能滿足你的要求。
圖 14
　　二十三、創(chuàng)建文本直方圖
　　除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。
　　比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：
　　在E3單元格中寫入公式“=IF（D3<0,REPT（″n″,-ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后選中它并拖動“填充柄”，使E列中所有行都能一一對應D列中的結果（圖15）；接著在G3單元格中寫入公式“=IF（D3>0,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。
圖 15
　　二十四、計算單元格中的總字數
　　有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：
　　“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）”
　　該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。
　　二十五、關于歐元的轉換
　　這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel 2002就會自行安裝了。
　　完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了（圖16）。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。如圖16所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。
圖 16
　　二十六、給表格做個超級搜索引擎
　　我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容（包括靜態(tài)文本）都納入了數據庫的范疇之內。我們可以利用“函數查詢”，對目標數據進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎一樣。
　　比如在如圖17所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數查詢”區(qū)域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現的方法如下：
圖 17
　　將光標定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP” 函數，點“確定”。在隨即彈出的“函數參數”窗口中我們設置“Lookup_value”（指需要在數據表首列中搜索的值）為“C8”（即搜索我們在C8單元格中填入的人名）；“Table_array”（指數據搜索的范圍）為“A2∶B6”（即在所有學生的“語文”成績中搜索）；“Col_vindex_num”（指要搜索的數值在表格中的序列號）為“2”（即數值在第2列）；“Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為“FALSE”（表明不是。如果是，就為“TURE”）。設定完畢按“確定”。
圖 18
　　此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，FALSE）”。復制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，FALSE）”（其參數意義同C9中一樣，不再贅述）。
　　接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發(fā)現，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。
　　二十七、Excel工作表大綱的建立
　　和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數據類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標選擇數據區(qū)域（圖19），然后點擊“數據”菜單的“分類匯總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項”區(qū)域選擇你要匯總數據的類別。最后，如圖19所示，現在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話，單擊表格左側的“+”按鈕即可。
圖 19
　　二十八、插入“圖示”
　　盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復雜的數據關系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對于說明數據之間的結構卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數據的層次關系可以選擇“組織結構圖”；而要表達資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當然，要說明各種數據的交叉重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調出“圖示”工具欄。隨心所欲地設置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個圓環(huán)。
圖 20