跟單文員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運作流向的專職人員。本文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的跟單文員工作計劃范文，僅供參考。

跟單文員工作計劃范文一：

一.外貿(mào)業(yè)務(wù)部的定性及定位 一個公司或工廠的外貿(mào)部門在工作性質(zhì)上有別于公司的其它部門。 首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很 深入的了解，工作繁瑣而又要求細(xì)心。

其次，從形象上講，外貿(mào)部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現(xiàn)，由于 他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風(fēng)，都在體現(xiàn)著整個公司的文 化。 再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿(mào)部門的溝通交流間接地理解 了公司的運作，文化。

公司的產(chǎn)品及服務(wù)是通過外貿(mào)部門的工作推出去的，同時客戶的各種 信息也是通過外貿(mào)部門的分析研究后轉(zhuǎn)達給公司內(nèi)部其它部門的，故在這點上可以說外銷部 門是公司與客戶之間的紐帶。 基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應(yīng)有原則，但又能靈活處理事情，做事 認(rèn)真負(fù)責(zé)，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見(無論好的或壞的)，對 于突發(fā)事件的發(fā)生，要能鎮(zhèn)靜處理，有溝通能力，工作協(xié)調(diào)能力，工作組織能力及能承受工 作壓力。 在本部門內(nèi)各位員工之間要充分合作，互相協(xié)調(diào)，工作任務(wù)分配明確，工作要有序，堅持按 照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發(fā)生，爭取創(chuàng)造一種活潑， 輕松的工作環(huán)境氛圍，但在工作上又不失其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊幻妗?外貿(mào)部門有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生產(chǎn)部門及其它部門為基礎(chǔ)的。在工作中 要能同本公司其它部門進行積極有效的溝通。處理事情方面應(yīng)就事論事，以第一時間處理事 情為原則。

二.外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作流程

1) 外部 2) 內(nèi)部 3) 所需資料表格 4) 工作要求

(一).外部的聯(lián)系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心， 同報關(guān)公 司的聯(lián)系，同運輸公司的聯(lián)系，同倉庫的聯(lián)系，同銀行的聯(lián)系，同船公司的聯(lián)系，同各級配 件供應(yīng)商的聯(lián)系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各 個環(huán)節(jié)之間要安排仔細(xì)。工作不能斷層，

(二).內(nèi)部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產(chǎn)部，等其它部門，從主 要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務(wù)的轉(zhuǎn)達，協(xié)助生產(chǎn)部， 采購部等其它部門完成訂單。細(xì)致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉(zhuǎn)化成實際 的貨物。故外貿(mào)部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協(xié)調(diào)各方面的聯(lián)系。及 進行有序，有效的 工作安排。它以其它部門為基礎(chǔ)，又起到組織其它部門的作用

(三).外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用一定的資料表 格來規(guī)范部門的工作。做到各種信息都有記錄。 1) 樣辦單：(SAMPLE FORM)。樣辦在業(yè)務(wù)中有著不可忽視的重要性，如果客戶要求打樣 辦，要填樣辦單，樣辦單經(jīng)外貿(mào)主管或經(jīng)理確認(rèn)后，送生產(chǎn)部一份，樣辦單業(yè)務(wù)部存一份， 交會計一份，樣辦單填寫一定要標(biāo)明所有的客人要求細(xì)節(jié)。樣辦要比客人要求多做一個，留 存業(yè)務(wù)部，以便客人確認(rèn)后按照樣辦生產(chǎn)大貨。 訂單落實后，如有條件(公司主張)，每張訂單都要打板確認(rèn)。跟單員要讓供應(yīng)商在生產(chǎn)大 貨之前，根據(jù)訂單要求打樣確認(rèn)，以確保各個配件的質(zhì)量和交貨期，確認(rèn)樣辦無誤后再通知 供應(yīng)商生產(chǎn)。

2). 報價單：(QUOTATION FORM)，同客人面談時，價格可以馬上確定，但在業(yè)務(wù)聯(lián)系中 很多時候要用到報價單，報價單填寫要標(biāo)明產(chǎn)品所有細(xì)節(jié)，交貨條件，付款方式。交貨時間 等。報價單由主管或業(yè)務(wù)員留存。

3). 形式發(fā)票：(ProformaInvoice or P/I)，這是客人確認(rèn)訂單后開給客人的訂單書面確認(rèn)形 式。發(fā)票中要求標(biāo)明所有合同要件，包括：價格，數(shù)量，訂單要求，單價，交貨條件，付款 方式，交貨時間，客人嘜頭等。經(jīng)部門主管或經(jīng)理確認(rèn)后要讓客人簽字確認(rèn)回傳，業(yè)務(wù)部存 一份，送會計一份，以便查賬。

4). 成本分析單， (COST ANALYSE FORM)。在報價階段，業(yè)務(wù)員要做好本詢價的成本分 析(大概)，在訂單確認(rèn)后要重新進行詳細(xì)的成本分析，如果利潤低于部門規(guī)訂的百分比后 要請部門主管或經(jīng)理確認(rèn)是否可以操作，如在規(guī)定的利潤范圍內(nèi)，則業(yè)務(wù)員可馬上操作。這 里要求公司部門要對利潤百分比做統(tǒng)一規(guī)定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要 求征的部門主管或經(jīng)理的同意。通常規(guī)定：部門操作時，利潤如低于 5%，則需要征求總經(jīng) 理的同意。因為客人要求不同，數(shù)量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不 同對低于常規(guī)利潤的訂單需要進行評估。

5).生產(chǎn)加工單：(ASSEMBLING FORM)。在訂單確認(rèn)后，要根據(jù)同客戶所簽合同，把客人 的要求轉(zhuǎn)成易于生產(chǎn)加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個細(xì)節(jié)都要有注明。 特別是交貨期及對質(zhì)量的控制。生產(chǎn)加工單打印后要給主管或經(jīng)理確認(rèn)。簽字后下發(fā)到生產(chǎn) 部。如有可能。公司要求每次下發(fā)生產(chǎn)加工單時。要召集相關(guān)部門主管開小會，由負(fù)責(zé)這些 訂單的業(yè)務(wù)員再次向其它部門講解訂單詳細(xì)要求。做到每張訂單，相關(guān)的部門都能充分了解。 這樣在以后的工作中如一個部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參加，做 到再次對訂單的核對，如跟單(采購對訂單理解有所偏差時可及時指出)。

6). 采購單：(PURCHASE ORDER 或P/O)，這里主要指根據(jù)訂單要求采購一些所需配件。 主要是發(fā)到配件供應(yīng)商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細(xì)講明。質(zhì)量要求及交貨 期。特別注明質(zhì)量要求及交貨期。采購單要經(jīng)主管審核后再傳真給供應(yīng)商。每次傳真的采購 單要求供應(yīng)商簽回作實。

7).驗貨報表(INSPECTION FORM)，公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進行抽檢，包 括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨，如有任何凝問請及時通知主 管或經(jīng)理，以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況，主管也有責(zé)任詢問每張 訂單的情況。

8).財務(wù)跟蹤單：(ACCOUNT FOLLOW-UP FORM) 。公司要求會計部門要有明確的訂單財務(wù) 記錄。 包括：1)訂單訂金/尾款詳細(xì)的記錄。 2)各訂單配件的帳款項明細(xì)資料。

9). 裝箱單：(PACKING LIST ) 。每張訂單要根據(jù)客戶的包裝要求做一份包裝明細(xì)單。此 單在貨做完驗貨無誤后要發(fā)給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。

10). 其它文件： 外貿(mào)部可能要接解到的文件還有：信用證(Letter of Credit or L/C), 提單， C/O 產(chǎn)地證，報關(guān)單，訂艙單，商檢單，海關(guān)發(fā)票，許可證(配額)等。

11).公司要求每張訂單的全部資料夾入一個資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應(yīng) 商情況和配件。 工作要求: 外貿(mào)部門不是一個獨立的部門它是基于生產(chǎn)部基礎(chǔ)之上的一個協(xié)調(diào)溝通的部門，需要其它各 部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

1). 采購部，外銷部門經(jīng)常會碰到客戶問價格的情況，有的是產(chǎn)品比較熟悉的，可以馬上 報價;有的則不能一時馬上報價，這時需要同采購部溝通，以了解成本構(gòu)成等價格因素。此 外有時客人會在價格上不作讓步，需要生產(chǎn)工廠多做一些讓步，這時要同主管或經(jīng)理講明后 聯(lián)系采購部爭取有所降低(指成本方面)。因此需要外貿(mào)部門的人員要能與各部門相處融洽。

2). 生產(chǎn)部，及時了解生產(chǎn)安排情況。如有新訂單要及時同生產(chǎn)部溝通，以便安排訂單生 產(chǎn);在特殊情況下(指客貨較急的情況下)，同生產(chǎn)部協(xié)同操作訂單安排。一個基本原則是 平常不允許外貿(mào)部門過多過問干涉生產(chǎn)部的安排。

基本特點和工作規(guī)范：

1)外貿(mào)工作周期長，工作隱性強，很多工作平時看不到成效，需要時間的積累 和堅持，通 常半年或更長時間才能看出效果。

2) 工作方式上：要求與工廠工作同步，但是公司給予一定的自由度。因為可能外出會客/ 接客，找樣品/樣辦,看樣辦/樣品，考察工廠(配件生產(chǎn)或加工) 3) 部門上班時間為：8：00-12：00 1：30—6：00， 通常不加班(特殊情況例外，比如周 末出貨)

4) 公司給外貿(mào)部門主管一定的處理事情的特權(quán)。主要是指：價格方面在利潤允許范圍內(nèi)可 以當(dāng)機立斷;交貨期方面可以根據(jù)實際情況接受客人短于常規(guī)的交貨期等，有效地去解決問 題，爭取訂單。

5) 外貿(mào)主管可以有相應(yīng)的活動經(jīng)費。指外出請客吃飯等 (但只適合在一定的范圍之內(nèi))。

6)公司給外貿(mào)部門車輛方面的方便，可以及時調(diào)用公司交通工具。

7)外貿(mào)部門在傳達有關(guān)訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。

8)每期新產(chǎn)品一定要拍照整理存檔。圖象大小統(tǒng)一，格式統(tǒng)一，能直接上傳網(wǎng) 上使用。

9)公司網(wǎng)站設(shè)計要具有時代特性，英中文，簡單明了，主要要突出產(chǎn)品。網(wǎng)上產(chǎn)品要及時 更新，維護由外貿(mào)部門專人負(fù)責(zé)。 10)外貿(mào)部門要整理一份報價單，應(yīng)明確單價的上下浮動范圍。以便能隨情況掌握，不至被 動。

11)公司有專有電話線及傳真線給外貿(mào)部門。傳真線分線安裝。 12)部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報價資料，要按客戶分類歸檔，以便到 時查驗。

13)信息要及時處理，當(dāng)天的信息爭取當(dāng)天處理完畢。當(dāng)天詢價要當(dāng)天回復(fù)。

14)按照合同 要求，按質(zhì)按量交貨。此處外貿(mào)部門有權(quán)威性，不得遷就其它部門的意見。

15)在同客戶溝通每一環(huán)節(jié)中，要把握服務(wù)做到前面的原則。 16)主管的指令要明確。

17)辦公室區(qū)不準(zhǔn)打私人電話。

18)辦公室區(qū)不準(zhǔn)吸煙。(如有客例外)

19)辦公時間不準(zhǔn)上網(wǎng)聊天。 外貿(mào)部門人員配備，工作權(quán)限及崗位職責(zé) 1) 人員要求 2) 主管 3) 會計 4) 助理員 5) 采購 外貿(mào)部門的人員要求少而精。如部門人員暫時不夠，寧愿多花時間找合造人員，也不勿忙找 人頂替所缺職位。 部門要求人員性格：誠實，勤奮，活潑，開朗有合作和團隊精神。

經(jīng)理：

1) 主要負(fù)責(zé)本部門的長期規(guī)劃，帶領(lǐng)本部門人員開辟市場。

2) 負(fù)責(zé)對主管的直接領(lǐng)導(dǎo)。

3) 負(fù)責(zé)抽查部門訂單情況。

4) 負(fù)責(zé)公司部門的抽象業(yè)務(wù)規(guī)劃。

5) 參加展覽會，接觸客戶。

6) 對一些較復(fù)雜的情況作出斷定，指示主管如何操作。

7) 經(jīng)常檢查部門訂單進展情況。

8) 定期或不定期抽查部門賬務(wù)情況。

9) 負(fù)責(zé)主要的問題處理，不直接于涉部門主管下達的有關(guān)訂單任務(wù)。

10) 主要負(fù)責(zé)對部門主管及部門會計的領(lǐng)導(dǎo)。有權(quán)過問部門的各項事務(wù)。但如有異議可直 接同部門主管商談。

部門主管

1) 負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理開拓市場。

2) 負(fù)責(zé)部門與客戶的交流。

3) 負(fù)責(zé)客戶開發(fā)及管理

4) 負(fù)責(zé)本部門的具體工作的安排

5) 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本部門的良好運作。

6) 對于較難處理的事，要同總經(jīng)理商議后做出快定及執(zhí)行。

7) 對于比較重要的事情要取的與總經(jīng)理一致的意見。

8) 要及時處理安排本部門的工作。做到有序。

9) 要協(xié)助部門同本公司其它部門的溝通。

10) 要協(xié)助部門同供應(yīng)商的溝通。

11) 負(fù)責(zé)訂單的安排。

12) 負(fù)責(zé)訂金的安排。

13) 負(fù)責(zé)尾款的回收。

14) 通知會計每張訂單的出貨情況。每次出貨時，在出貨前一定要通知會計。 15) 外出應(yīng)酬費用要及時通知會計。

16) 外出應(yīng)酬費用不超過300 元，可以直接行使，如超出300 元要向經(jīng)理報告。

17) 每個星期要作出一份總結(jié)報告?？偨Y(jié)上一星期的工作情況。呈送總經(jīng)理。 18) 每個月底要做一份本月份報告，總結(jié)本月的工作情況。呈送一份給總經(jīng)理，自留一份 存檔。

19) 每個星期要組織本部門至少開3 次早會。同大家討論關(guān)于部門的工作情況。及實際操 作情況。

20) 要通知會計每張訂單的的款項情況，及其它款項情況(關(guān)于訂金，尾款，樣辦費，開 模費等其它費用。)

21) 如部門需要采購一些物品，要向總經(jīng)理請示批準(zhǔn)后通知會計采購。

22) 如事先已因工作需要有所消費。要向會計講明費用目的(嚴(yán)禁虛報)

23) 工作中如出現(xiàn)失誤，應(yīng)反思吸取教訓(xùn)，不能隨便向部門其它同事發(fā)脾氣。

24) 要能承認(rèn)由于自已的工作失誤造成的錯誤。不允許推卸責(zé)任。

25) 對于訂單的下達及信息傳達時，要求用詞清晰明確。不能含糊不清。對于下屬或其它 同事的詢問，要耐心講解。不能含糊不清，賻衍了事。 會計： 會計主要是負(fù)責(zé)公司外貿(mào)部門的財務(wù)事項，要求做到帳務(wù)記錄清晰。

1) 會計受部門主管協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)。但只對部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。

2) 負(fù)責(zé)部門每筆賬務(wù)的出入記錄。

3) 負(fù)責(zé)訂單賬務(wù)的記錄，要及時詢問每張訂單的訂金情況，如訂金未入賬而部門已開始操 作訂單，有權(quán)向部門主管詢問具體情況。直到有一個合理的解釋。

4) 負(fù)責(zé)訂單的尾數(shù)款的回收，要及時詢問部門主管，如尾款未到，而準(zhǔn)備出貨的，要及時詢問部門主管，直到有一個合理的解釋。 但要通知經(jīng)理知悉

5) 負(fù)責(zé)配件(輔料)貨款的支付。在付款以前要核對每張訂單的具體情況。包括數(shù)量，交 貨情況等，如供應(yīng)商經(jīng)常拖貨期或經(jīng)常有尾數(shù)，有權(quán)對所付貨款作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以加強供應(yīng) 商對本部門的配合程度。

6) 負(fù)責(zé)核對配件(輔料)價格。如同種產(chǎn)品前后價格不一時有權(quán)詢問采購人員。

7) 每月要做月結(jié)報表，一份呈送總經(jīng)理，一份呈送部門主管。 助理或采購： 助理/采購主要負(fù)責(zé)幫助主管處理訂單，把書面的訂單轉(zhuǎn)化成實際的工作。本部門暫時只定 助理員和采購由一人擔(dān)當(dāng)，如需增加人員視情況而定。本公司要求工作人員：工作細(xì)心，勤 奮，能承受工作壓力。善于溝通。有團體合作精神。

1) 負(fù)責(zé)樣辦配件(輔料)的采購。樣辦的跟蹤。

2) 負(fù)責(zé)訂單配件(輔料)的采購和跟蹤。

3) 負(fù)責(zé)尋找一些好的供貨商，及對供應(yīng)商進行有效的管理

4) 負(fù)責(zé)對配件價格的控制。目標(biāo)要做到用最低的價格采購到最好的配件。做到采購成本要 處于本行業(yè)的最低水平。(要做到貨比三家，每次有新配件要詢價時，一定要至少詢問三家 工廠)

5) 負(fù)責(zé)對配件質(zhì)量的控制。配件質(zhì)量一定要與訂單要求相符，確保成品質(zhì)量

6) 負(fù)責(zé)配件的確認(rèn)。根據(jù)訂單要求。公司部門要求每一訂單配件都要經(jīng)過確認(rèn)后再安排生 產(chǎn)。配件要交與主管確認(rèn)。(特殊情況例外)

7) 負(fù)責(zé)配件入倉前的檢驗。要根據(jù)訂單抽檢

8) 負(fù)責(zé)大貨前樣辦的安排及確認(rèn)。大貨樣辦要交由主管確認(rèn)。確認(rèn)大貨樣辦與訂單相符后 再根據(jù)訂單要求時間通知生產(chǎn)部安排生產(chǎn)。

9) 負(fù)責(zé)配件貨期管理，要根據(jù)訂單時間要求及時調(diào)整配件的跟蹤。一定要根據(jù)訂單時間要 求安排，具體工作可自已安排。但以不影響到訂單出貨時間為原則。

11) 每張訂單配件價格確認(rèn)后要及時通知會計。

12) 負(fù)責(zé)后期驗貨。大貨生產(chǎn)完后，根據(jù)訂單進行驗貨。要填寫驗貨報告。送呈主管。

13) 每星期不少于3 次以早會形式同主管溝通，同主管核對訂單進展情況。以讓主管對訂 單進程有熟悉了解。

14) 每月寫工作報告?？偨Y(jié)本月工作情況。及出現(xiàn)的問題報告送呈主管。

15) 只對部門主管負(fù)責(zé)。如有越部門的事情處理。可通知主管。

16) 負(fù)責(zé)出貨安排，包括協(xié)助主管訂艙，報關(guān)等事項(具體要聽部門主管通知)。

17) 訂單完成后，負(fù)責(zé)整理訂單歸檔。

18) 不允許以任何形式收取供應(yīng)商的款項。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即開除。

19) 配件價格不許虛報，如有發(fā)現(xiàn)，經(jīng)指正不改立即開除。

20)如因出差產(chǎn)生費用，請及時向會計報賬，要詳細(xì)列明出差地及目的地，出差費用不許虛 報。

21) 對于上述18，19，20 項。部門主管有權(quán)處理。 貿(mào)易條件要求： 1) 樣辦 2) 合同 3) 付款方式的選擇 樣辦： 樣辦在訂單處理中占到十分重要的位置，故要求對樣辦的要求要小心認(rèn)真。如客戶有要求寄 樣辦。在可能的情況下，要盡量寄辦給客人;但要參考下列要求。 公司根據(jù)客人要求提供樣辦，但要收取相應(yīng)的樣辦費用。具體情況以實際操作為準(zhǔn)。(具體體 情況視客戶而定)在收到樣辦費用后給客戶提供樣辦。如國外客戶，樣辦費用要計算運費在 內(nèi)。(特殊情況視具體情況而訂，由部門主管決定)打樣寄辦后要留存資料，以備查。所填 樣辦單送交會計一份。

合同： 大部分的商業(yè)行為都以合同為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。以確定雙方的權(quán)利和義務(wù)。故如有同客人簽訂合同， 則一定要根據(jù)合同要求處理。在簽訂合同之前要充分考慮到公司及部門的實際處理情況。如 在沒有保證的前提下，不要隨便簽訂。 如客人在合同中列出一些特別要求，要視情況及時與經(jīng)理取得溝通。確認(rèn)可以達到客要求后 再簽訂。 合同中的四要素一定要仔細(xì)核對清楚：(價格，數(shù)量，品質(zhì)要求，交貨日期)在有凝問時要 同客人溝通。

23) 工作中如出現(xiàn)失誤，應(yīng)反思吸取教訓(xùn)，不能隨便向部門其它同事發(fā)脾氣。

24) 要能承認(rèn)由于自已的工作失誤造成的錯誤。不允許推卸責(zé)任。

25) 對于訂單的下達及信息傳達時，要求用詞清晰明確。不能含糊不清。對于下屬或其它 同事的詢問，要耐心講解。不能含糊不清，賻衍了事。 會計： 會計主要是負(fù)責(zé)公司外貿(mào)部門的財務(wù)事項，要求做到帳務(wù)記錄清晰。

1) 會計受部門主管協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)。但只對部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。

2) 負(fù)責(zé)部門每筆賬務(wù)的出入記錄。

3) 負(fù)責(zé)訂單賬務(wù)的記錄，要及時詢問每張訂單的訂金情況，如訂金未入賬而部門已開始操 作訂單，有權(quán)向部門主管詢問具體情況。直到有一個合理的解釋。

4) 負(fù)責(zé)訂單的尾數(shù)款的回收，要及時詢問部門主管，如尾款未到，而準(zhǔn)備出貨的，要及時 詢問部門主管，直到有一個合理的解釋。但要通知經(jīng)理知悉

5) 負(fù)責(zé)配件(輔料)貨款的支付。在付款以前要核對每張訂單的具體情況。包括數(shù)量，交 貨情況等，如供應(yīng)商經(jīng)常拖貨期或經(jīng)常有尾數(shù)，有權(quán)對所付貨款作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以加強供應(yīng) 商對本部門的配合程度。

6) 負(fù)責(zé)核對配件(輔料)價格。如同種產(chǎn)品前后價格不一時有權(quán)詢問采購人員。

7) 每月要做月結(jié)報表，一份呈送總經(jīng)理，一份呈送部門主管。 助理或采購： 助理/采購主要負(fù)責(zé)幫助主管處理訂單，把書面的訂單轉(zhuǎn)化成實際的工作。本部門暫時只定 助理員和采購由一人擔(dān)當(dāng)，如需增加人員視情況而定。

本公司要求工作人員：工作細(xì)心，勤 奮，能承受工作壓力。善于溝通。有團體合作精神。

1) 負(fù)責(zé)樣辦配件(輔料)的采購。樣辦的跟蹤。

2) 負(fù)責(zé)訂單配件(輔料)的采購和跟蹤。

3) 負(fù)責(zé)尋找一些好的供貨商，及對供應(yīng)商進行有效的管理

4) 負(fù)責(zé)對配件價格的控制。目標(biāo)要做到用最低的價格采購到最好的配件。做到采購成本要 處于本行業(yè)

的最低水平。(要做到貨比三家，每次有新配件要詢價時，一定要至少詢問三家 工廠)

5) 負(fù)責(zé)對配件質(zhì)量的控制。配件質(zhì)量一定要與訂單要求相符，確保成品質(zhì)量

6) 負(fù)責(zé)配件的確認(rèn)。根據(jù)訂單要求。公司部門要求每一訂單配件都要經(jīng)過確認(rèn)后再安排生 產(chǎn)。配件要交與主管確認(rèn)。(特殊情況例外)

7) 負(fù)責(zé)配件入倉前的檢驗。要根據(jù)訂單抽檢

8) 負(fù)責(zé)大貨前樣辦的安排及確認(rèn)。大貨樣辦要交由主管確認(rèn)。確認(rèn)大貨樣辦與訂單相符后 再根據(jù)訂單要求時間通知生產(chǎn)部安排生產(chǎn)。

9) 負(fù)責(zé)配件貨期管理，要根據(jù)訂單時間要求及時調(diào)整配件的跟蹤。一定要根據(jù)訂單時間要 求安排，具體工作可自已安排。但以不影響到訂單出貨時間為原則。

10) 如在樣辦及配件跟蹤過程中有任何凝問，要及時與主管溝通詢問，不能自作主張或賻 衍了事 付款方式的選擇： 公司外貿(mào)部門的收款方式暫時為： 現(xiàn)金付款 CASH 電匯 T/T 信用證 L/C 大筆的貨款：公司暫不接受： D/P AT SIGHT /付款交單，D/A 承兌交單 MONEY GRAM 速匯金， WEST UNION 西聯(lián)匯款 PAYPAL 網(wǎng)上付款 CREDIT CARD 信用卡付款 CHECK 支票 等付款方式。 原則上只有公司在收到尾數(shù)款后才安排出貨。如在未收到尾數(shù)款的情況下出貨時，會計有權(quán) 利過問，除非主管能給出一個合理的解釋。(視具體情況而訂)，但會計一定要通知經(jīng)理。 工作的開展及要求 1) 展會 2) 雜志及其它煤介 3) 網(wǎng)上平臺 公司會安排參加各種專業(yè)的展覽會，如廣州的廣交會，上海的華東商品交易會等等，以達到 推廣公司的目的，具體參展情況待公司研究決定。 參加展會除選取國內(nèi)一些知名展會外，也會考慮到香港及國外的專業(yè)展會參展。以每年參加 三到四次為限，包括國內(nèi)，香港及國外展會。(國內(nèi)展會一次，香港展會一次，國際展會一 到兩次)。同時在行業(yè)內(nèi)比較出名的雜志上發(fā)布廣告。 公司會安排選取一兩個較好的網(wǎng)上貿(mào)易平臺作為選取客戶的一個方式，比如阿里巴巴、中國 制造網(wǎng)和中國紡織網(wǎng)等等，具體細(xì)節(jié)待總經(jīng)理決定。選取的網(wǎng)上平臺要知名度較高的一些網(wǎng) 上貿(mào)易平臺，不宜選取過多，以一到兩家為主，便于維護和跟蹤。 通過其它方式接觸客戶， 客戶介紹，到國外網(wǎng)站收集客戶信息。

客戶分布群的簡要概述及特點： 客戶分布其基帶上可以分為7 個大區(qū)域。在對外業(yè)務(wù)的接觸過程中，要對每個區(qū)的客人有所 了解，以助于業(yè)務(wù)的開展。(下列情況只是作為外貿(mào)部門的參考，主要以實際情況而訂)

1) 歐洲區(qū)客戶群： 主要包括歐洲經(jīng)濟共同體在內(nèi)及其它的一些國家和地區(qū)。其中有，英國，法國，意大利，德 國，瑞士，西班牙等國。這些國家及地區(qū)經(jīng)濟較發(fā)達，人們生活生平較高，對物品質(zhì)量要求 也高?？腿溯^守信譽。付款及時，但對貿(mào)易條件要求較嚴(yán)。同此區(qū)客人做生意一定要注意產(chǎn) 品質(zhì)量及交貨時間。一定要以確認(rèn)的樣辦或所簽合同為準(zhǔn)。 (作為公司重點開發(fā)市場)

2) 美洲區(qū)客戶： 分為南北兩大客戶群：主要指包括美國，加拿大，阿根延，巴西，哥倫比亞在內(nèi)的國家。北 美地區(qū)經(jīng)濟較發(fā)達，人們生活生平較高，對物品質(zhì)量要求也高?？腿溯^守信譽。付款及時， 但對貿(mào)易條件要求較嚴(yán)。同歐洲區(qū)客戶類似。注意事項同歐洲區(qū)客戶。南美洲經(jīng)濟一般，對 物品要求一般。對貿(mào)易條件限制不是很嚴(yán)。一般根據(jù)合同要求做貨即可，但有些地區(qū)政治不 穩(wěn)。一定要注意貨款問題。及在出口前了解一些當(dāng)?shù)卣畬Q(mào)易的一些要求及限制。(作為 公司重點開發(fā)市場)

3) 中東區(qū)客戶： 中東迪拜作為中東地區(qū)最大的貿(mào)易市場，覆蓋了非洲以及海灣國家，貿(mào)易覆蓋人口達到 13 億，類似一個中國的總?cè)丝冢谶@里云集了全世界120 國家的客商，迪拜市場的特點為批發(fā) 為主要的經(jīng)營方式，產(chǎn)品以中低價為為主，質(zhì)量為中等要求，，求購數(shù)量巨大，主要為轉(zhuǎn)口 貿(mào)易貿(mào)易，現(xiàn)貨交易和訂貨貿(mào)易形式同時進行。 這些地區(qū)主要是一個貨物中轉(zhuǎn)地。貨物到此后輻射到的地區(qū)有非洲及歐洲的一部分地區(qū)。有 好多客人從非洲及歐洲到此采購貨物。需求大，要求出貨快。 此地客戶的訂單較大，要求不高，做貨以所提供樣辦為準(zhǔn)。 但一定要注意出貨時間。一定要在客人規(guī)定的時間出貨?；蛉缈赡鼙M量提前出貨。也要注意 貨款回收。要求在貨款到后再發(fā)貨。 阿拉伯人從商精明，他們對于任何客戶都表現(xiàn)出他們的友好熱情，待人熱忱，不會流露出蔑 視，但是通常他們言語夸夸其談，涉及到價格等關(guān)鍵因數(shù)，如果你拿不出來信服的理由說服 他，價格上一點一滴都不會退讓 阿拉伯人與朋友的交往看的比較重，良好的關(guān)系可以對生意的成功有至關(guān)重要的影響，所有 日常友好的禮尚往來必不可少。公司主要的開發(fā)市場。

4) 亞洲區(qū) 主要包括日本，韓國，新加坡，馬來西亞，泰國，印度，印尼，中國等國家及地區(qū)。這些地 區(qū)有一部分國家經(jīng)濟發(fā)達，對產(chǎn)品要求高，也有一些國家對產(chǎn)品要求不是很嚴(yán)。 其中東南 亞市場需開發(fā)。但南亞及其它市場視情況而定。 在對外貿(mào)易中要視具體情況而定。 5)非洲區(qū) 非洲地區(qū)政局不穩(wěn)，語言障礙，及其它一系列因素。故公司不主張自主開發(fā)非洲市場。如要 開展也要注意下列問題：特別要注意尼日利亞，BENIN 等地的客戶。公司同非洲客戶不做 D/P(托收)的條款，因為尼日利亞有的銀行可能和客戶勾結(jié)，在客戶沒付貨款的情況下放 提單而使我們的企業(yè)蒙受損失。 客戶委托尼日利亞任何銀行開出的L/C，我們一定要求必須要經(jīng)過第三國銀行保兌(并要求 如倫敦銀行、花旗銀行、渣打銀行等對L/C 保兌)，沒有經(jīng)過保兌的L/C 堅決不收。 對來公司的非洲客戶不要過分的熱情，在華的一切費用一般要他們自己承擔(dān)，同時要婉言拒 絕他們提出的索要高擋物品和借錢的要求。不要擔(dān)心生意做不成，只要公司賣給他的商品他 覺得有利可圖，你們的生意是可以做成的。

有的客戶以尼日利亞銀行不能T/T 大額外匯，千方百計的要求和你做D/P 的條款，你不要答 應(yīng)，在尼日利亞匯往境外的大額外匯是不受限制的。 當(dāng)客戶只T/T 了部分貨款要求你發(fā)貨后在給你T/T 全部余款以贖取正本提單時你一定要注意， 發(fā)貨后給客戶傳真付本提單時要將提單號、集裝箱號涂黑，因為在尼日利亞，海關(guān)和客戶勾 結(jié)只憑提單傳真件上的號碼就可以將集裝箱提走的事情時有發(fā)生，故公司不主張開發(fā)非洲業(yè) 務(wù)。在實際工作中請謹(jǐn)慎對待。 大洋洲區(qū)： 主要指澳大利亞及其周圍的地區(qū)。 澳大利亞客人信譽很好，但數(shù)量少。周期長。主要是同其地理環(huán)境有關(guān)。 同澳大利亞客戶做生意請參照歐美等。 其它地區(qū)： 除上述之外的市場，在商務(wù)活動中視情況處理。

總之。公司要求外貿(mào)部門在同客戶接觸時特別注意言詞用語，以免引起客人不必要的誤會。 在合同中注明做不到 的部分。合同中的條款一定要明確。在前期同客人的溝通中不能有欺 騙性，所有提供給客人的資料一定要準(zhǔn)確，清楚，明了。另資料要留底。 關(guān)于貨款一定小心處理，公司原則上在貨款沒有到賬的前提下不出貨。

跟單文員工作計劃范文二：

如果我能有幸進入欣龍公司，我認(rèn)為要展開好一名銷售跟單文員的工作，真正的大展拳腳，促進公司訂單的順利完成，應(yīng)該遵循以下幾點逐步進入角色： 一.7天之內(nèi)了解工廠生產(chǎn)的產(chǎn)品。包括它的外觀，質(zhì)地，特性，優(yōu)點，缺點，用途。雖然跟單文員不屬于工程技術(shù)人員，似乎不需要對產(chǎn)品有更多的了解。其實不然。首先，在與客戶溝通時，如果你對產(chǎn)品只一知半解，那么客戶對你的信任度會大打折扣，甚至?xí)岩赡愕墓ぷ髂芰?。?dāng)客戶向你咨詢時，你也只能支支吾吾，或者老是去向技術(shù)人員打聽，客戶不可能放心的把訂單交給你去做。也沒有任何優(yōu)勢吸引客戶向你下單。

跟單人員的雖然不是官，但是他的門禁權(quán)限卻很廣，他可以進出多個部門，這就給我們學(xué)習(xí)新產(chǎn)品提供了便利的渠道，只要你不怕苦，不怕累，勤下車間，不恥下問，沒有學(xué)不會的東西。紡粘無紡布，熔噴無紡布等，相信很快會被我熟知并熟練的運用。

二.在最短的時間內(nèi)弄懂生產(chǎn)過程及工藝。剛開始，一般人會認(rèn)為跟單文員只需知道生產(chǎn)訂單的進度就可以了，好像白領(lǐng)一樣，坐在辦公室，打著電話，發(fā)著email就可以掌控一切。一個優(yōu)秀的跟單人員，會非常熟悉產(chǎn)品的工藝流程，生產(chǎn)一定數(shù)量的產(chǎn)品所需要的生產(chǎn)時間。會親自進車間察看大貨的進度。當(dāng)積累經(jīng)驗久了，無論是工藝還是貨期你都可以直接回復(fù)客戶。

三.熟悉各部門的工作流程，按照公司的規(guī)定來辦事。每一個公司都有自己的工作模式。如果每個人都按照自己的流程來進行工作，那么將會導(dǎo)致公司秩序的混亂，各個部門的工作也會受阻。嚴(yán)重的會導(dǎo)致公司蒙受經(jīng)濟及名譽上的損失。比如說，公司規(guī)定收到客戶訂單需要經(jīng)理部門簽名確定。有一天，跟單員張三收到編號為a-001產(chǎn)品的訂單，當(dāng)時經(jīng)理部門正在討論產(chǎn)品調(diào)價的問題。下面的文員還沒得到具體的通知。這時，張三，直接將訂單發(fā)給生產(chǎn)線，催促生產(chǎn)。沒有給經(jīng)理確認(rèn)，而此時，a-001的產(chǎn)品因為原材料漲價的問題需要漲價。但大貨已經(jīng)在生產(chǎn)了，張三跟客戶多次協(xié)商價格都調(diào)不上來。如果這時停止生產(chǎn)，那么那些半成品都會變?yōu)閺U品。如果讓大貨完成而不運送給客戶，那你就違了約，且失去了信譽。最后只能虧本賣給了客戶。這樣就直接造成了公司虧損。

四.了解貨物的運輸。出國的貨物一般通過船和飛機，國內(nèi)的貨物通過公司安排汽車或者安排物流公司運送。在訂單完成之前，跟單文員要認(rèn)真選擇運輸公司，并考察他的信譽度，是否有能力運送此批貨物。欣龍公司貨物的運送主要通過物流來完成，我會盡快熟悉這些物流公司。經(jīng)常與物流工作人員溝通，保證貨物安全準(zhǔn)時到達目的地。

五.熟悉了解客戶。對于客戶的訂購產(chǎn)品的習(xí)性要有足夠的了解。當(dāng)出現(xiàn)異常情況時，可以做出果斷的處理。比如說，客戶訂購的產(chǎn)品，在外觀或者包裝上有一點微小的瑕疵，新來的跟單員可能會請示上級領(lǐng)導(dǎo)或者跟客戶協(xié)商是否能接受這種不達標(biāo)的產(chǎn)品，如果是一位老跟單員，可以自己做出判斷。不必勞煩他人。

六.正確對待客戶服務(wù)。跟單文員實際上是公司和客戶之間的一個窗口。首先，你是公司的雇員，你得對公司絕對忠誠，事事站在公司立場上，為公司著想。在客戶那邊，你必須堅持“客戶是上帝”的原則。要讓客戶感覺到他是客戶，正在享受星級的服務(wù)?？蛻舨粫頃酒渌块T是怎么運作，也不想知道更多，他只會與你聯(lián)系，了解他的訂單，了解他的貨期。所以要做一個明亮清晰的窗口，要看清事實，冷靜處理。我記得在東莞工作期間有一位同事，她總是盲目的滿足客戶的一切要求，從來不敢說“no”，根據(jù)工廠實際生產(chǎn)情況，訂單的貨期根本不能按照客戶的時間交貨，這位同事會說“ok”。后來只好安排訂單外包出去，結(jié)果貨期和質(zhì)量都達不到要求。有時，客戶給她一個新開發(fā)項目，所有人都曉得這個產(chǎn)品以我們現(xiàn)在的工藝無法完成，可這位同事總說：no problem!一個新項目來來去去搞了兩三個月，既浪費了時間，又得罪了客戶，最后又丟給客戶自己去找其它廠商。這時客戶時常打電話抱怨公司的服務(wù)不好，銷售人員不好。慢慢的這位客戶的訂單越來越少，最后換了供應(yīng)商。

七.加強與生產(chǎn)線的溝通，與車間工作人員保持良好的人際關(guān)系。跟單人員最關(guān)健的工作是溝通，跟催。如果與車間相關(guān)工作人員關(guān)系處理不好，那么跟單工作很難展開，根本無法促進生產(chǎn)，保證訂單的順利完成。

八.努力學(xué)習(xí)《中華人民共和國合同法》相關(guān)條款。在以往的工作中，很少接觸到法律，因為全是國外訂單。公司都會由專業(yè)人士起草一份謹(jǐn)密的固定合同格式。所有的銷售員都采用統(tǒng)一的格式，只是修改一下客戶名，貨名，價格，貨期，付款方式，備注等等。遇到的經(jīng)濟糾紛較少。遇到不付款的客戶，在發(fā)電子郵件或打電話催款無效的情況下，有時是派國外追債公司或者公司駐外工作人員上門請款。在跟單過程中，只要重視與客戶交流時的書面證據(jù)，一般都不會有問題。我記得有一次，一個法國的客戶給我下了一張訂單，他們的訂單是法文，沒有其它英文描述。也沒有以往的英文貨物編號。我通過數(shù)量和單價判斷是一個裝戒指的戒指棉，我查出該客戶以往的訂貨記錄，找出當(dāng)時出貨的照片，電郵給了客戶，問他是否是需要這個產(chǎn)品?？蛻粼陔娻]中回答yes。出貨后的幾個月，收到客戶的投訴，說我們做錯貨，要求我們賠。我立即找出當(dāng)時的電子郵件，客戶只好承認(rèn)是他們那邊沒有溝通好。然后重新下了一張訂單。當(dāng)時，生產(chǎn)部門也很高興，因為上一單的貨很容易生產(chǎn)，而且單價高，現(xiàn)在又來一張類似的訂單，要知道，產(chǎn)量和銷售額是與工人的獎金掛鉤的。在國內(nèi)，如果法律學(xué)得好，就可以避免可以很多不必要的麻煩，避免合同有漏洞，別人有機可趁，造成公司受損。

九.主動積極的尋找客源。之前跟國外訂單，都是公司指派老客戶，有時是從阿里巴巴或一些香港網(wǎng)站來幾個詢盤的客戶，幾番寒暄，然后按客要求做樣版，收取樣版費用。收到大貨訂單，出貨。對于國內(nèi)客戶開發(fā)這一塊，真是知之甚少。我認(rèn)為要多留意國內(nèi)城市對無紡布的需求動向，適時與之聯(lián)系，展現(xiàn)公司及產(chǎn)品的優(yōu)勢，盡量為公司爭取一些客戶，拉一些訂單。訂單是公司的命脈，有了訂單工廠才能運轉(zhuǎn)。

十.保持樂觀的工作心態(tài)。跟單工作是復(fù)雜，繁鎖的。在訂單多的季節(jié)，有時，你真的想借一個腦袋來用，連喝水上廁所的時間都沒有，晚上做夢也在查貨。這時你要保持一個平和的，樂觀的心態(tài)，合理的有秩序的處理好手頭上的事，

分清輕重緩急，處理一件就少一件。相信自己的能力，這些棘手的事總會完成。在訂單少的季節(jié)，也不要灰心，振作起來，趁空檔對自己多充電，多學(xué)習(xí)專業(yè)知識。

以上十點是我根據(jù)以往的經(jīng)驗做出的一個工作計劃，因為沒有正式進入欣龍公司學(xué)習(xí)觀摩，所以寫得較籠統(tǒng)，粗糙。有不覓之處或不完善的地方敬請指出，謝謝!

跟單文員工作計劃范文三：

時間過得真快，轉(zhuǎn)眼2010 年即將過去，新的一年即將開始，在經(jīng)過半年的 工作和學(xué)習(xí)后，我已經(jīng)適應(yīng)了公司的工作和生活。在供應(yīng)公司這半年里學(xué)到了 許多工作經(jīng)驗，吸取了許多經(jīng)驗教訓(xùn)。

在供應(yīng)公司我負(fù)責(zé)的是包裝物料的跟單計劃，從2010 年7 月份來到供應(yīng)公 司，多虧了領(lǐng)導(dǎo)和同事的幫助我很快熟悉了跟單這一流程。 開始的時候只是覺得讓廠家把貨直接送來，然后車間的人再直接拉走這么 簡單。

但是慢慢的我發(fā)現(xiàn)這一任務(wù)比我想象的要復(fù)雜很多，一個庫房的包裝物 料關(guān)系著全廠的生產(chǎn)計劃。如果庫房沒有包裝的庫存，就會耽誤車間的生產(chǎn)， 成品出不來就會直接影響到消費者的利益;但是如果給廠家下達的計劃太多， 生產(chǎn)上又用不了這么多的包裝物料，積壓的庫存太多公司就會損失不少資金。 這一職位與各個部門聯(lián)系，涉及到的事情特別瑣碎。

所以在做任何事情上我一 定要做到特別細(xì)心。有一次我把計劃下錯廠家了，雖然谷經(jīng)理給解了圍，但是 我深深的自責(zé)，我保證以后做事情一定要認(rèn)真仔細(xì)。 為了在新的一年我能夠快速的提高我的工作能力，特擬此個人工作計劃。 我負(fù)責(zé)的是包裝物料的跟單計劃，就要對我的工作負(fù)責(zé)，對公司負(fù)責(zé)，對全體 員工負(fù)責(zé)

1、 跟單員的工作十分繁雜，涉及面廣，面對部門多，所以責(zé)任也大，稍有 不慎就會釀成大錯，所以在下一年的工作中我會更加仔細(xì)，更加認(rèn)真;

2、 對各部門下達的工作計劃認(rèn)真核對庫存，及時給廠家下達計劃;

3、 多和生產(chǎn)部門，庫房和廠家溝通協(xié)調(diào)，按時交貨，沒有特殊情況不耽誤 生產(chǎn);

4、 各部門下計劃必須有書面字樣，書面文字必須保留;

5、 新樣品要求廠家做小樣，必須有銷售確定再生產(chǎn)大貨;

6、 每天看ERP 查看入庫單，認(rèn)真核對入庫數(shù)量和價格;產(chǎn)品入庫會把好驗 收關(guān)，對產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、包裝進行驗收;

7、 在給廠家結(jié)賬做票時一定要核對好數(shù)量和價格;

8、 一定遵守商業(yè)秘密，決不做有損公司利益的事情。

在新的一年里我將努力學(xué)習(xí)，增加知識，努力提高工作效率，總結(jié)經(jīng)驗，克服 不足，一如既往的做好我的本職工作，決不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)對我的信任和期待，爭取 為公司的發(fā)展做出更多的貢獻，真心的感謝指導(dǎo)和幫助過我的領(lǐng)導(dǎo)和同事，謝 謝你們。