會計檔案管理規(guī)定3篇
會計檔案管理規(guī)定是為了建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、移交、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會計數(shù)據(jù)毀損、散失和泄密而制定的。下面是會計檔案管理制度，歡迎參閱。
會計檔案管理規(guī)定1
1.根據(jù)有關(guān)會計檔案管理規(guī)定管理本公司財務(wù)會計檔案;
2.財務(wù)會計檔案的范圍：
2.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他憑證;
2.2會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等;
2.3會計報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，及會計報表、附表、附注和文字說明等;
2.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清單、保管清冊、銷毀清冊;各類經(jīng)濟合同(包括會簽單、審批單等);銀行開戶許可證;其他有財務(wù)保存價值的資料。
3.財務(wù)、會計檔案的裝訂應(yīng)按類別、按編號順序按時裝訂成冊，標(biāo)明月份、起止年、號數(shù)、憑證張數(shù)，由裝訂人、審核人、主管簽章;具體時間要求如下：
3.1會計憑證：當(dāng)月會計憑證必須于次月15日以前裝訂完畢
3.2會計賬簿：電腦賬本必須于次年1月底以前打印并裝訂完畢
3.3銀行存款余額調(diào)節(jié)表、對賬單：必須于次年1月底以前裝訂完畢
3.4財務(wù)報告：按年裝訂，必須于次年1月底以前裝訂完畢
3.5經(jīng)濟合同：按經(jīng)濟合同類別、所屬項目來裝訂
4.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管
一年，期滿后，編制移交清冊，移交檔案室保管。
5.凡需借閱會計憑證、賬簿、財務(wù)報告三大類檔案的，必須嚴(yán)格按以下規(guī)定辦理：
5.1有權(quán)借閱本公司財務(wù)會計檔案的人員為：集團的董事長、總裁及分管副總裁、財務(wù)總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理、審計經(jīng)理;本公司的常務(wù)副總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和主管會計。
5.2其他人員需調(diào)閱有關(guān)財務(wù)會計檔案的，必須本公司總經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)、且必須在財務(wù)部門查閱;未經(jīng)財務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得復(fù)印。
6.出納人員不得兼管檔案;
7.財務(wù)會計工作移交的規(guī)定：
7.1財務(wù)人員因故離開公司或工作調(diào)動時，必須與接管人員辦理工作交接手續(xù)，否則不予辦理離職手續(xù)。
7.2財務(wù)人員在辦理移交工作手續(xù)前必須及時辦理完畢未了的工作事項，移交人須填寫工作移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括交接日期、交接雙方姓名及職務(wù)崗位、交接實物的名稱和數(shù)量、憑證賬冊的名稱數(shù)量及所屬期限、文件名稱及數(shù)量、其他需說明的問題，其中電子數(shù)據(jù)應(yīng)說明存放目錄和文件名稱，并進(jìn)行實際操作。
7.3本公司會計主管及以下人員的工作移交，由財務(wù)經(jīng)理監(jiān)交。 8本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會討論通過，自頒布之日起執(zhí)行。 9本制度解釋權(quán)在公司計劃財務(wù)部。
會計檔案管理規(guī)定2
第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。 第二章會計檔案管理部門
1.公司檔案主管部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務(wù)報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。 第四章會計檔案的整理
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。 1.會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。 (2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。 2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 (1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。 (6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。 (8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。 3.會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 第五章 會計檔案的歸檔保管
1.當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。
2.會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。 第六章會計檔案的借閱使用
1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。 4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需 需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。 第七章 各種會計檔案保管期限 1.會計憑證保管15年。
2.會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。 3.會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。 4.發(fā)貨票保管5年。 第八章 會計檔案的銷毀
1.會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。
2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 第九章 附則
1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。 2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。
會計檔案保管期限表
會計檔案管理規(guī)定3
第一章 總則
第一條 制定目的和內(nèi)容：為了加強檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》，結(jié)合本公司實際及內(nèi)部管理需要，制定本制度。
第二條 本制度適用的范圍，為會計檔案管理部門。
第三條 本制度由公司財務(wù)負(fù)責(zé)人行使監(jiān)察權(quán)力。
第二章 會計檔案管理要求
第一條 會計檔案由以下部分組成：
(一)會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;
(二)會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其它輔助賬簿;
(三)會計報表：包括年度決算表、月報表和半年報表以及報表附表、附注和會計情況說明書;
(四)會計事務(wù)所出具的審計報告、對銀行會計報表、對稅務(wù)報表及稅務(wù)資料;
(五)其它會計資料：銀行對賬單、發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)、各種經(jīng)濟合同、電腦備份及軟件操作資料、相關(guān)學(xué)習(xí)會議資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
第二條 會計檔案的管理
公司會計人員為負(fù)責(zé)本公司的會計檔案工作，負(fù)責(zé)會計資料收集、整理、裝訂和管理，并設(shè)置專門的會計檔案室，指定專人保管。
第三條 會計檔案的整理
會計檔案由形成檔案的各部門和人員按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊，對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料四大類別進(jìn)行歸類，對每一類中的會計檔案再根據(jù)不同保管年限和檔案形成時間順序分別進(jìn)行整理、立卷、裝訂成冊。
一、會計憑證的整理
(一) 每月中旬之前應(yīng)將上月的各種會計憑證分類按編號順序分本進(jìn)行裝訂成冊。
(二) 每本憑證要求折疊整齊，憑證編號連續(xù)，附件齊全，每本憑證訂牢不松。
(三) 每本憑證應(yīng)加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊對各欄內(nèi)容必須填寫齊全，蓋章清晰。
(四) 裝訂好的憑證應(yīng)套上憑證盒，并填寫好憑證盒上各欄內(nèi)容。
二、會計賬簿的整理
(一) 在會計年度終了后的次年2個月內(nèi)，應(yīng)對各種賬冊進(jìn)行整理、裝訂。整理賬簿時應(yīng)檢查所有賬頁是否已并入相應(yīng)賬戶內(nèi)，各種賬頁是否按科目的編號順序和日期先后排列整齊，賬面有否顛倒、夾錯、漏頁，賬頁與賬頁之間的余額是否銜接，每張賬頁是否填有科目代號和科目名稱，更改對是否劃紅線蓋名章，空頁、空格是否按規(guī)定寫明“空頁”字樣，年終封賬是否劃上紅線，年末余額是否按規(guī)定
結(jié)轉(zhuǎn)下年并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年度”字樣，賬頁流水編號是否連續(xù)不斷。
(二) 賬簿裝訂要求訂牢不松，折疊整齊，不缺不漏，賬頁多的科目應(yīng)單獨分冊裝訂，賬頁少的科目可與其他科目賬頁合并裝訂，多科目賬頁合并裝訂時，同一科目的賬頁應(yīng)集中在一本賬冊內(nèi)，不能將其分散裝訂在多本賬冊中。
(三) 電腦賬應(yīng)在每個會計年度終了2個月后分類打印裝訂成冊，并加蓋名章。
三、會計報表的整理、裝訂
(一) 在辦完年終決算的第二個月應(yīng)對各種報表進(jìn)行整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數(shù)有否短缺，名章是否蓋全。
(二) 各種月度報表應(yīng)按月裝訂成冊，年度決算報表應(yīng)單獨裝訂成冊。
(三) 分冊制作報表目錄，加制封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，蓋妥裝訂人員的騎縫名章。
四、其他會計資料的整理 平時應(yīng)做好其他會計資料的收集、積累和保管工作，根據(jù)其他會計資料的不同類型，分別按照上述會計憑證、賬簿、報表的裝訂要求進(jìn)行整理、裝訂，并及時歸檔。
第四條 會計檔案的移交與保管
公司的當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計人員保管一年，期滿之后，各種會計檔案移交給公司會計檔案室，不得自行封包保存。采用電子計算機進(jìn)行會計核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計
檔案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保證會計檔案的完整無缺，并嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。
第五條會計檔案保存要求：
一、防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護(hù)檔案安全。
二、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。
第六條 會計檔案的保管年限
第七條 會計檔案的查閱
由于工作需要調(diào)閱會計檔案，須遵守下列規(guī)定：
一、公司內(nèi)部人員需調(diào)閱會計檔案，必須填寫“會計檔案查閱申請單”，先由本部門負(fù)責(zé)人簽字后，再由會計檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可調(diào)閱;其中，機密級以上檔案經(jīng)會計總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意后，方可調(diào)閱。
二、審計、財稅部門因?qū)徲嫼筒橘~事項需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具審計或查賬公文，并由公司接待部門填寫“會計檔案查閱申請單”，申請單經(jīng)公司會計檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可查閱;其中，機密級以上檔案的調(diào)閱，須經(jīng)會計總監(jiān)批準(zhǔn)。
三、公安、檢察、法院、工商等部門因?qū)硐嚓P(guān)案件需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具 正式公文或介紹信，經(jīng)公司法務(wù)部門審核認(rèn)可后填寫“會計檔案查閱申請單”， 經(jīng)會計檔案管理負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可查閱。查閱取證時可以抄錄、照相或復(fù)印，但不得將檔案帶走。
四、外單位人員調(diào)閱檔案，需由會計部門人員陪同，查閱完畢，應(yīng)立即歸還檔案室。向外單位提供利用時，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及會計負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，會計檔案原則上不得借出。
五、查閱檔案時，嚴(yán)禁拆散原卷并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞，查閱后，應(yīng)由查閱人在檔案封底備查欄內(nèi)注明日期和原因。
第八條 會計檔案的鑒定和銷毀
一、會計檔案的鑒定。每年年初應(yīng)由會計檔案主管部門和公司稽核部門對上年度會計檔案共同進(jìn)行一次綜合鑒定。對債權(quán)債務(wù)未結(jié)清的檔案應(yīng)抽出重新裝訂，直到債權(quán)債務(wù)了結(jié)后再作銷毀。如果保管期限不一致但裝訂在一起的會計檔案應(yīng)在上述兩部門的見證下將要銷毀的憑證抽出后重新裝訂。
二、會計檔案的銷毀。 經(jīng)鑒定后需要銷毀的會計檔案應(yīng)由會計檔案管理員提交銷毀申請報告，并造具“會計檔案銷毀清冊”，經(jīng)會計檔案主管部門和稽核部門審核后按法定程序銷毀。
三、撤消、合并時，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
四、會計檔案銷毀時，會計檔案主管部門和稽核部門應(yīng)派專人到現(xiàn)場監(jiān)督整個銷毀過程。
第三章 會計電算化要求內(nèi)容
會計檔案包括書面檔案和磁盤檔案，內(nèi)容是所有的會計文件和會計憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。
第一條 書面會計檔案管理
一、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
二、打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。
三、機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，
操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認(rèn)可。
四、任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞憑證、賬冊、報表等書面檔案。
第二條 會計電算化具體要求
一、現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)和銀行收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金帳頁和銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章， 裝訂成冊，年終將現(xiàn)金和銀行日記賬按照順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。
二、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入和保管，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，妥為保管。
四、科目匯總表、賬簿打印時間。
(一)現(xiàn)金、銀行日記賬每月打印一次。
(二)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。
(三)總分類賬和各種明細(xì)分類賬每年打印一次。
(四)會計報表、計算表、分析表，按要求和時間打印。
第三條 電算化數(shù)據(jù)備份管理
一、必須經(jīng)常進(jìn)行會計核算數(shù)據(jù)的備份工作，避免意外和人為的錯誤造成數(shù)據(jù)丟失;發(fā)生會計數(shù)據(jù)丟失時，必須及時用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。
二、需要做備份的文件包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、
期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
三、憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表等需要備份的數(shù)據(jù)視同會計資料按月備份，交會計檔案保管員分別放置在不同的地方妥為保管。
四、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件和購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，以及上述軟件的備份磁盤，必須作為會計檔案保管。
五、必須加強會計檔案的__，任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等。
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