秘書實(shí)務(wù)與案例分析
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秘書實(shí)務(wù)分析題如下
請(qǐng)柬發(fā)出之后
某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)， 發(fā)了請(qǐng) 柬邀請(qǐng)有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光 臨，在請(qǐng)柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。
接到請(qǐng)柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極， 提前來到禮堂開會(huì)。 一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開表彰會(huì)的 樣子， 經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道， 今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)， 某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。 幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回 家去了。
事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒有與 禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請(qǐng)柬上，等開會(huì)的前 一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。
但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門 道歉，但造成的不良影響也難以消除。
思考題：這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢?
會(huì)議方案制訂
中迅顯示器有限公司是我國(guó)主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實(shí)現(xiàn)銷售額 8 億元 人民幣，產(chǎn)品
30%出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢(shì)頭，質(zhì)量管理也達(dá)到了同行業(yè) 的先進(jìn)水平。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，去年底，該公司又?jǐn)U建了 1 萬平方米廠房，增 加了 3 條國(guó)際先進(jìn)的生產(chǎn)流水線，使顯示器年生產(chǎn)能力達(dá)到了 100 萬臺(tái)。 產(chǎn)量增加了，銷售必須跟進(jìn)。目前，中迅顯示器有限公司在全國(guó)設(shè)有 300 多個(gè)代理商， 為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展， 同時(shí)展示其即將推向市場(chǎng)的新產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)及性能， 研 究如何擴(kuò)大產(chǎn)品銷售等問題，公司領(lǐng)導(dǎo)決定 8 月 8 日一 10 日在上海市召開一次全國(guó)代理商 會(huì)議， 由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠(yuǎn)景; 研發(fā)部經(jīng)理介紹、 演示新產(chǎn)品的性能、 核心技術(shù)及測(cè)試結(jié)果; 生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況; 銷售部總監(jiān)介紹公 司產(chǎn)品的銷售情況; 公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、 銷售政策及開展銷售競(jìng)賽評(píng)比等 事項(xiàng)做專題發(fā)言。同時(shí)，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗(yàn)，最后表彰 50 家優(yōu)秀代理商。會(huì)議期間，還要組織與會(huì)代表參觀企業(yè)，利用一個(gè)晚上的時(shí)間舉辦一場(chǎng) 聯(lián)歡晚會(huì)，安排代表游覽上海市內(nèi)的幾個(gè)景點(diǎn)。
為保證會(huì)議的成功舉辦，公司還決定會(huì)議地點(diǎn)安排在上海國(guó)際會(huì)議中心，食宿也在上 海國(guó)際會(huì)議中心。同時(shí)各部門抽調(diào) 10 人組成大會(huì)籌備處，由張副經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體工作包括 準(zhǔn)備會(huì)議所需文件、材料，寄發(fā)會(huì)議通知，接待，安排食宿，布置會(huì)場(chǎng)，聯(lián)系上海國(guó)際會(huì)議 中心及旅游景點(diǎn)，預(yù)訂返程車、船、機(jī)票，邀請(qǐng)新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會(huì)，購(gòu)置禮品等?？?經(jīng)理還特別強(qiáng)調(diào)，要在保證會(huì)議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩 好。
根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見，張副經(jīng)理立即從各部門抽調(diào)了 10 位同志成立了大會(huì)籌備處，并 召開了會(huì)務(wù)工作會(huì)議，對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行了部署和分工。
思考題：
1.為中迅顯示器有限公司代理商會(huì)議擬定一份會(huì)議方案。
2.根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、層次和主題，會(huì)議籌備處應(yīng)具體劃分哪幾個(gè)小組展開準(zhǔn)備工作。
3.以籌備處的名義提交一份本次會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案報(bào)總經(jīng)理審批。
4. 請(qǐng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容制作一份會(huì)議日程表(要有日期、時(shí)間、內(nèi)容安排、地點(diǎn)、參加 入、負(fù)責(zé)人、備注等項(xiàng))。
5.請(qǐng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容擬寫一份會(huì)議通知。
6.制作一份會(huì)議簽到單。
會(huì)場(chǎng)布置
菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國(guó)有老企業(yè)，年產(chǎn) 200 萬噸“龍”牌系列全價(jià)飼料，工藝設(shè)備 先進(jìn)， 技術(shù)力量雄厚， 飼料產(chǎn)品系列配套， 特別是公司采用國(guó)際先進(jìn)配方后， 生產(chǎn)的“龍” 牌 系列全價(jià)飼料含有畜禽生長(zhǎng)所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營(yíng)養(yǎng)素，具 有營(yíng)養(yǎng)全、飼料省、長(zhǎng)得快、防疾病等特點(diǎn)，為不同品種、不同生長(zhǎng)階段的畜禽提供充足的 營(yíng)養(yǎng)物質(zhì)。產(chǎn)品經(jīng)公司下屬的大壯豬場(chǎng)試驗(yàn)飼養(yǎng)，外貿(mào)出口豬優(yōu)良品質(zhì)率名列全國(guó)前茅，產(chǎn) 品還被認(rèn)定為全國(guó)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。
再過一個(gè)月，就是企業(yè)成立 50 周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀(jì)念活動(dòng)，一方
面回顧總結(jié)企業(yè) 50 年來走過的歷程，繼承和發(fā)揚(yáng)當(dāng)年艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和精神，另一方 面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展機(jī)遇。
在系列紀(jì)念活動(dòng)中，安排了 4 次會(huì)議：
(
1)慶典大會(huì)。邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、新聞?dòng)浾?、有關(guān)專家、客戶代表、退休老 職工，以及企業(yè)員工代表約 300 人出席。根據(jù)會(huì)議方案，主席臺(tái)將安排 3 位市領(lǐng) 導(dǎo)、2 位行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、2 位專家、1 位客戶代表、1 位退休老職工和企業(yè)總經(jīng)理、副 總經(jīng)理共 11 人就座。 (
2)報(bào)告會(huì)。請(qǐng) 2 位專家講授飼料行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、新技術(shù)及國(guó)外發(fā)展現(xiàn)狀等。會(huì)議規(guī) 模為 100 人。
(
3)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)。邀請(qǐng)研究院所、高等院校及行業(yè)機(jī)構(gòu)的專家、學(xué)者以及金融 界人士 20 人與 15 名企業(yè)中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰(zhàn)略， 請(qǐng)專家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開出處方。
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4)勞動(dòng)模范座談會(huì)。擬邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)各級(jí)勞動(dòng)模范 11 人，與企業(yè) 4 位黨政領(lǐng)導(dǎo)及工會(huì)主席進(jìn)行座談，回顧創(chuàng)業(yè)歷程，聽取勞模對(duì)企業(yè)發(fā)展的意見和建議。
本著節(jié)儉辦會(huì)的原則，根據(jù)公司的安排，4 次會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置均由公司秘書小武負(fù)責(zé)。
思考題：
1、實(shí)訓(xùn)分小組進(jìn)行，每個(gè)小組確定一名負(fù)責(zé)人。
2、每個(gè)小組在四個(gè)會(huì)場(chǎng)中任選一個(gè)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行仿真布置。 要按真實(shí)會(huì)場(chǎng)布置的要求進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，并達(dá)到：
1.布置慶典大會(huì)會(huì)場(chǎng)要熱烈、隆重。
2.布置報(bào)告會(huì)會(huì)場(chǎng)要莊重、美觀。
3.布置研討會(huì)會(huì)場(chǎng)要莊重、舒適。
4.布置座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要輕松、和緩。
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