秘書打電話禮儀介紹

時間：2022-11-29 21:13:30 小邱0由分享

秘書打電話禮儀介紹

秘書的對外形象代表了公司的形象，下面是小編為你整理的秘書打電話禮儀，希望對你有用!

秘書打電話禮儀

在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結(jié)束后，對方會對您公司有極佳的印象。

通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

接起電話時首先應(yīng)自報單位名稱及所屬部門。

接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。

當(dāng)對方要找的人不在時，在不了解對方的動機(jī)、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

在電話中傳達(dá)事情時，應(yīng)重復(fù)要點，對于數(shù)字、日期、時間等，應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯，。

如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應(yīng)客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá)，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

聽不清楚對方說話的內(nèi)容時，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

如果碰到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥，或用力掛斷電話，應(yīng)該禮貌告知對方撥錯電話。相反如果是你撥錯了電話，應(yīng)該馬上向?qū)Ψ奖硎镜狼浮?/p>

如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

秘書打電話的注意事項

1.選準(zhǔn)時間。一般情況下，撥打電話要避開對方不愿被打擾或精力可能松懈的時間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個小時及下班前的最后幾分鐘避開影響對方生活或休息的時間，如假期、午休、深夜或就餐時間。當(dāng)然，緊急事務(wù)除外。比如：下班前領(lǐng)導(dǎo)臨時安排緊急事情，需聯(lián)系相關(guān)部門處理，這時就要毫不猶豫地?fù)艽螂娫挘ㄔ捯欢ㄒ蜌狻?/p>

2.做好準(zhǔn)備。撥打電話前應(yīng)做好準(zhǔn)備，如將電話號碼、備用號碼、通話要點、強(qiáng)調(diào)之處等列個清單，以免遺漏通話內(nèi)容，影響工作進(jìn)度。

3.禮貌撥打。撥打電話要注意禮貌，尤其是打給陌生人。一般情況下，以“你好，請問你是不是……(姓名+職務(wù)或職業(yè))”作為開始語，而不是“喂……”，避免對方不是自己所找之人而誤事。

4.強(qiáng)調(diào)要點。為保證溝通效果和把事情落到實處，務(wù)必對要點加以強(qiáng)調(diào)。一是通話要點宜少忌多，每次通話最好只有一個要點。二是通話結(jié)束前應(yīng)再次對要點加以強(qiáng)調(diào)。如果事情非常重要，可以禮貌地請對方做一下筆錄。

秘書接電話的要求

1.來電必接。不論工作多忙多累，只要有來電就必須接聽。即使當(dāng)時不宜通話，亦應(yīng)先接電話說明原因后請其指定時間，由自己回電話。

2.認(rèn)真確認(rèn)。接聽電話后應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)：一是問候?qū)Ψ揭源_認(rèn)有人接聽，二是自報單位、部門名稱確認(rèn)對方?jīng)]有找錯地方，三是自報姓名以確認(rèn)對方?jīng)]有找錯對象。

3.專心致志。接聽任何電話均應(yīng)聚精會神，否則難以確保聽得清、記得準(zhǔn)。如果來電時你正在伏案做緊急工作或接聽另一個電話，應(yīng)禮貌地告訴對方自己正忙，寒暄之后約定回?fù)軙r間，然后掛斷。

4.善待錯撥。如果發(fā)現(xiàn)對方打錯了，不僅不能惱怒，還應(yīng)態(tài)度和藹地告知對方，然后禮貌地指明對方所錯之處。

代接電話除注意接聽電話的基本方法外，還應(yīng)遵守以下幾項規(guī)則：

1.表明身份。首先應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，告知對方自己的職務(wù)及與對方所找之人的關(guān)系，然后誠懇地告知對方： “如果方便的話，我可以代勞或轉(zhuǎn)達(dá)?！奔偃鐚Ψ酵窬?，則不必勉強(qiáng)。

2.區(qū)別情況。被找之人不在的情況主要有以下三種：一是忙于他事，不能立即接聽;二是不在現(xiàn)場，幾分鐘或一小會就回來;三是因事外出，一段時間內(nèi)不能返回。代接電話，僅說一句“他(她)不在”顯得過于生硬、不禮貌。代接者要針對不同情況選擇以下用語：“你好，他(她)正在忙(剛出去)，如果不急的話，麻煩你過幾分鐘再打過來”， “你好，他(她)出差了，是否方便由我代勞或轉(zhuǎn)達(dá)，如不方便，請直接撥打其手機(jī)(手機(jī)號是否能夠告知對方要先征得本人的同意。)”。

3.認(rèn)真記錄。代接電話時要做好筆錄。筆錄的基本內(nèi)容遵循“SWIH”的慣例，即何人、何事、何因、何時、何地與如何做。記錄完后，要將內(nèi)容及時告知本人，以便盡快處理。

4.保守秘密。幫人代接電話，不論涉及公事還是私事，代接者都不能擅自向他人透露與此相關(guān)的任何信息，這是做人的基本原則，也是個人綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。

總之，使用電話的方法技巧很多，我相信大家在以后的工作中會有更多的體會。不論原則多少，總的要求是禮貌大度、耐心謙和。