秘書(shū)必須具備的口才
一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)工作者，必須具有很好的語(yǔ)言表達(dá)能力，對(duì)這一點(diǎn)，我們可以看出良好的口才在秘書(shū)工作實(shí)踐中的運(yùn)用實(shí)在是太重要了。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家收集關(guān)于秘書(shū)必須具備的口才，歡迎借鑒參考。
秘書(shū)要“慎言”
不該說(shuō)的不說(shuō)。言多必失。秘書(shū)長(zhǎng)期在核心部門(mén)工作，對(duì)一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位的情況應(yīng)該說(shuō)掌握得比較全面，有時(shí)甚至比領(lǐng)導(dǎo)掌握得還要多。但如果秘書(shū)因?yàn)樽约毫私馇闆r多就不分場(chǎng)合地信口開(kāi)河，那必然要惹出大麻煩來(lái)。特別是當(dāng)有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)時(shí)，秘書(shū)更要把握分寸、擺正位置，不該說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)。有一位秘書(shū)陪新來(lái)的縣長(zhǎng)到企業(yè)調(diào)研，縣長(zhǎng)在調(diào)研前已經(jīng)通過(guò)有關(guān)渠道對(duì)這家企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行了全面了解，也準(zhǔn)備講一點(diǎn)自己的看法。到達(dá)企業(yè)后，這位秘書(shū)自以為對(duì)企業(yè)情況非常了解，就搶先發(fā)言，而且居高臨下、滔滔不絕，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)評(píng)頭論足，提出了這樣那樣的要求。半天下來(lái)，縣長(zhǎng)幾乎一言未發(fā)，非常尷尬。不久這位秘書(shū)就被調(diào)離了工作崗位。
原則性與靈活性相結(jié)合
秘書(shū)的輔助地位及秘書(shū)工作的被動(dòng)性，決定了秘書(shū)說(shuō)話(huà)的語(yǔ)境千變?nèi)f化，經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況，這時(shí)就需要臨場(chǎng)調(diào)整內(nèi)容，改變方式，機(jī)敏、巧妙地應(yīng)付意外，以避免尷尬和失誤。突發(fā)事件的發(fā)生需要我們秘書(shū)去處理，這個(gè)時(shí)候秘書(shū)原則性與靈活性相結(jié)合的語(yǔ)言就顯得特別的重要了，說(shuō)得好能夠促進(jìn)融洽的氣氛，化解多方面矛盾。
我們都知道，在現(xiàn)工作中，我們秘書(shū)接觸的眾多對(duì)象中，難免有修養(yǎng)差、偏激執(zhí)拗的人，或有意刁難、出言不遜;或自以為是、以勢(shì)壓人;或觀點(diǎn)不同、故意添亂。對(duì)于這些突然出現(xiàn)的情況，秘書(shū)應(yīng)處變不驚、鎮(zhèn)定自若、應(yīng)變適當(dāng)。這種機(jī)變，不是見(jiàn)風(fēng)使舵、八面玲瓏的投機(jī)取巧，而是原則性與靈活性相結(jié)合的隨機(jī)應(yīng)變。當(dāng)別人打聽(tīng)秘密時(shí)，應(yīng)采用婉轉(zhuǎn)拒絕的技巧，既不傷和氣，又獲得理解。
簡(jiǎn)潔明確，講究效率
現(xiàn)代社會(huì)是高節(jié)奏的效率社會(huì)，這就要求我們的秘書(shū)在說(shuō)話(huà)的時(shí)候，必須簡(jiǎn)潔明確，注意效果。時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命”。在說(shuō)話(huà)的的時(shí)候必須要貫徹這樣的效率原則。這也要求我們秘書(shū)要順應(yīng)時(shí)代潮流講“短話(huà)”，使自己講出的話(huà)一語(yǔ)中的、邏輯嚴(yán)密，要用最少量的語(yǔ)詞傳遞盡可能多的信息，使得說(shuō)話(huà)耗費(fèi)的時(shí)間與說(shuō)話(huà)效果成正比，提高效率。
秘書(shū)說(shuō)話(huà)要為聽(tīng)者著想，不能浪費(fèi)對(duì)方時(shí)間。秘書(shū)接到上級(jí)辦公室電話(huà)通知向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)，要以最快的速度把這一信息概括地輸送給領(lǐng)導(dǎo)，而后再依時(shí)間、地點(diǎn)、主持人和會(huì)議內(nèi)容的順序述說(shuō)。例如說(shuō)：“XX長(zhǎng)，市辦有會(huì)議通知。23日下午15點(diǎn)在市政府市長(zhǎng)辦公室召開(kāi)人事會(huì)議，由張市長(zhǎng)主持。”這樣的傳達(dá)給人一種精明的感覺(jué)。匯報(bào)工作時(shí)，如果用一句話(huà)可以說(shuō)清的問(wèn)題，用了兩句乃至三句，不僅會(huì)耽誤領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，匯報(bào)的主旨還可能被廢話(huà)淹沒(méi)，貽誤工作。
為了提高說(shuō)話(huà)的效率，應(yīng)當(dāng)精心選詞，使之以一當(dāng)十，“言”半功倍。秘書(shū)還應(yīng)注意在說(shuō)話(huà)時(shí)少用修飾語(yǔ)、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句，不帶“這個(gè)”、“那個(gè)”等口頭禪，做到通俗易懂，直抒胸臆。比如，辦公室主任對(duì)秘書(shū)說(shuō)：“這個(gè)會(huì)你就不必參加了———如果這份稿子沒(méi)寫(xiě)完的話(huà)。”秘書(shū)先聽(tīng)到的是不讓參加會(huì)議，在未聽(tīng)清原因時(shí)，有可能產(chǎn)生誤解?，F(xiàn)代社會(huì)生活的快節(jié)奏，還要求秘書(shū)長(zhǎng)話(huà)短說(shuō)，對(duì)所說(shuō)的內(nèi)容要分清主次，確定詳略，有點(diǎn)有面，努力提高說(shuō)短話(huà)的能力。
把握分寸，講究表達(dá)藝術(shù)
在有些情況下，多說(shuō)一句添亂，少說(shuō)一句欠缺。說(shuō)深了，難以拔出，說(shuō)淺了，不能奏效。分寸的把握較為復(fù)雜，涉及到思想認(rèn)識(shí)及語(yǔ)言運(yùn)用等多方面因素。秘書(shū)特殊的工作性質(zhì)和工作環(huán)境，要求他們說(shuō)話(huà)時(shí)應(yīng)把握分寸，避免簡(jiǎn)單、片面、主觀和武斷?？磫?wèn)題不武斷，是掌握分寸的前提。為了使話(huà)說(shuō)得有分寸，秘書(shū)有時(shí)還得借助委婉含蓄的表現(xiàn)手法。特別是對(duì)一些重大、敏感、不便直說(shuō)但又不得不說(shuō)的事情，采用委婉的語(yǔ)氣，能夠避免被動(dòng)。比如在涉及到領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程的詢(xún)問(wèn)的時(shí)候，應(yīng)該避免把話(huà)說(shuō)絕對(duì)了。秘書(shū)對(duì)這種情況應(yīng)留有余地，可以這樣說(shuō)：“此事正在研究，很快將正式答復(fù)你們。”
說(shuō)話(huà)有分寸，實(shí)際上是講究表達(dá)藝術(shù)。話(huà)說(shuō)出來(lái)要讓人樂(lè)于接受，聽(tīng)得順耳。特別是對(duì)重要問(wèn)題的說(shuō)明，需要格外注意措辭。說(shuō)話(huà)還得看準(zhǔn)時(shí)機(jī)，該早講的不能晚講，該晚說(shuō)的不能先捅出去。如果交談中發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，秘書(shū)不可“火上澆油”，應(yīng)抑制感情，“冷卻降溫”。比如秘書(shū)幫助領(lǐng)導(dǎo)接待一些難纏的客人的時(shí)候，需要秘書(shū)出面協(xié)調(diào)的時(shí)候，秘書(shū)的說(shuō)話(huà)有的時(shí)候甚至起到?jīng)Q定性的作用。在這樣的情況下，秘書(shū) 在耐心、仔細(xì)地聽(tīng)取客人陳述意見(jiàn)后，秘書(shū)采取緩和擋駕的方法，說(shuō)話(huà)時(shí)把握了分寸，沒(méi)有就對(duì)方意見(jiàn)作實(shí)質(zhì)性表態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)考慮對(duì)策贏得了時(shí)間，也為今后處理糾紛創(chuàng)造了良好條件。
口才是秘書(shū)人員的基本功之一，在我們秘書(shū)隊(duì)伍中有一些人，為領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)大報(bào)告、長(zhǎng)篇文章能行云流水、妙筆生花，但出場(chǎng)講個(gè)話(huà)就結(jié)結(jié)巴巴，顯得十分窘迫，這就是由于缺乏口才。事實(shí)證明，具有良好的口才可以助人成功，不善辭令則很可能喪失機(jī)遇。
事例一、有一位不善言辭性格內(nèi)向的秘書(shū)，就是因?yàn)樗目诓诺娜毕菔ヒ粋€(gè)發(fā)展的機(jī)會(huì)。去年縣市公開(kāi)招考科局級(jí)實(shí)職干部，本來(lái)他書(shū)面考試成績(jī)?cè)谀莻€(gè)職位上名列前茅，按他本人在縣委辦工作多年，又是出名的寫(xiě)文字材料能手的條件，在眾人看來(lái)。他考取這個(gè)職位是“鼎罐里面取蕎巴--穩(wěn)拿”，但誰(shuí)料到，他在面試時(shí)，竟然會(huì)腿直哆嗦，講不出話(huà)來(lái)，最后還滿(mǎn)頭直冒冷汗，面試考官大多數(shù)他都認(rèn)識(shí)，為什么還如此怯場(chǎng)呢?分析原因就是因?yàn)樗綍r(shí)只注意埋頭寫(xiě)材料，不注意口才鍛煉，再加上心理上的壓力造成的。
事例二、有一位從秘書(shū)崗位起步的領(lǐng)導(dǎo)干部，他從大學(xué)畢業(yè)分配進(jìn)機(jī)關(guān)工作開(kāi)始，就十分注意口才培養(yǎng)鍛煉。平時(shí)他一方面注意學(xué)習(xí)各方面知識(shí)，豐富自身內(nèi)涵，另一方面大膽利用各種機(jī)會(huì)鍛煉自己口才，甚至在工作之余也獨(dú)自練習(xí)演講技能，由于有意識(shí)鍛煉，走上領(lǐng)導(dǎo)崗位后，口才和領(lǐng)導(dǎo)能力都出眾。只要聽(tīng)過(guò)他在公開(kāi)場(chǎng)合講過(guò)話(huà)的人，都反映他有敏銳的觀察力，能深刻地認(rèn)識(shí)事物，還具有嚴(yán)密的思維能力，分析、判斷和推理問(wèn)題相當(dāng)準(zhǔn)確，說(shuō)話(huà)有條有理，很富有感染力，講話(huà)的聲調(diào)、姿勢(shì)、表情都配合得恰到好處，所以每次講話(huà)都能產(chǎn)生很好的影響力?？偨Y(jié)他事業(yè)的成功不難發(fā)現(xiàn)很大程度上得益于其超群的口才。
事例三、有一位曾經(jīng)與本人同科室2個(gè)月的秘書(shū)，就因缺乏口才，不能勝任工作而被退回原單位。他是一位名牌大學(xué)本科畢業(yè)生，這在80年代米的黨政機(jī)關(guān)中算得上是“風(fēng)毛麟角”，被同輩人視為佼佼者。畢業(yè)后直接分配到一個(gè)局辦公室工作，由于該局業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)研究性強(qiáng)，與外界交往較少，再加上他本人不注意口才訓(xùn)練，所以，盡管本人有內(nèi)才.但卻展示不出來(lái)。90年初抽調(diào)到我們辦公室來(lái)，當(dāng)時(shí)正值年初，全州準(zhǔn)備召開(kāi)幾個(gè)大型會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)要他在書(shū)面通知前先發(fā)出前先發(fā)口頭通知，但他在打電話(huà)中卻無(wú)法表述清楚通知的內(nèi)容，會(huì)中安排他當(dāng)工作人員，在工作人員碰頭會(huì)上他又不能有條有理、歸納出會(huì)議代表的講話(huà)內(nèi)容。在試用的兩個(gè)月中，從領(lǐng)導(dǎo)到同事都覺(jué)得他口頭表達(dá)能力欠缺，完全與他的高學(xué)歷不相符，最后只得將他退回原單位。
事例四、有一位女秘書(shū)，由于她善于言辭，能夠充分抓住機(jī)遇，通過(guò)口才展示自己各方面的才華，因而很快由一個(gè)縣的局辦公室普通秘書(shū)成長(zhǎng)為一個(gè)高校創(chuàng)辦的大型工廠經(jīng)銷(xiāo)經(jīng)理，期間還擔(dān)任過(guò)兩個(gè)局、辦負(fù)責(zé)人。最初她是由一所中專(zhuān)學(xué)校畢業(yè)分配到某局辦公室從事秘書(shū)工作，一次縣里領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，組織各局局長(zhǎng)和一名辦公室人員外出考察，她在參加這次活動(dòng)中，充分展示了自己的口才和智慧，由于她本人性格開(kāi)朗、待人熱情大方，再加上口齒伶俐，因而很受人歡迎和喜愛(ài)，考察回來(lái)后，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)她的言談舉止大為贊賞，迅速將她調(diào)到縣委辦工作，在縣委辦工作期間又因人緣好，能說(shuō)會(huì)道，處事周到，工作能力強(qiáng)，僅半年提為副科，一年后任縣委辦督查室主任，后又提拔為縣旅游局局長(zhǎng)，在擔(dān)任旅游局局長(zhǎng)期間，所接待過(guò)的賓客都一致夸她口才很好，很會(huì)說(shuō)話(huà)。后來(lái)被一高校領(lǐng)導(dǎo)看上，調(diào)該校所辦工廠任經(jīng)銷(xiāo)公司經(jīng)理。
上面四個(gè)正反例子都說(shuō)明了一個(gè)道理：秘書(shū)離不開(kāi)口頭表達(dá)能力，口才是秘書(shū)走向成功的橋梁。如何搭好這個(gè)橋，我以為需注意培養(yǎng)三種能力：智力、口頭表達(dá)能力、交際能力。智力是指觀察力、記憶力、思考力、想象力以及實(shí)際操作能力。智力的培養(yǎng)最重要的是多讀書(shū)，充實(shí)自己講話(huà)的內(nèi)容?？陬^表達(dá)能力主要指能正確運(yùn)用發(fā)音器官，把話(huà)說(shuō)得清楚、流暢，力求語(yǔ)調(diào)隨著感情變化。交際能力是能恰如其分地應(yīng)付各種場(chǎng)合，針對(duì)各種人的個(gè)性去表達(dá)不同的話(huà)語(yǔ)。
為使自己成為能說(shuō)會(huì)道的雄辯能手，有效地推銷(xiāo)自我，促進(jìn)事業(yè)蓬勃，讓我們每個(gè)秘書(shū)人員都努力鍛煉口才吧!
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