商務傳真使用禮儀
商務傳真使用禮儀
傳真在我們商務中是很普遍的，那么你們知道傳真的使用禮儀是怎樣的嗎？下面是學習啦小編為大家整理的商務傳真使用禮儀，希望能夠幫到大家哦!
商務傳真使用禮儀
1、必須依禮使用。
商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內(nèi)即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ剑悦鈱Ψ降肽畈灰?。需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
2、傳真的完整性：在發(fā)送傳真時，應檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時間以及自己的聯(lián)絡電話。同樣地，應為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應寫在傳真內(nèi)容的上方。在發(fā)送傳真時即便已經(jīng)給予了口頭說明，也應該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。
3、傳真的清晰度：發(fā)送傳真時應盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。
4、傳真的使用時間：如果沒有得到對方的允許，不要將發(fā)送時間設定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
5、傳真回復問題：如果傳真機設定在自動接收的狀態(tài)，發(fā)送方應盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認其是否收到傳真。收到傳真的一方也應給予及時回復，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務溝通中，任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業(yè)務的成敗，這樣的細節(jié)不可輕視。
注意事項：
(一)格式規(guī)范
正式的傳真必須有首頁，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時，可以請對方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會浪費掃描時間。
(二)內(nèi)容齊全
正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，有必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。
(三)及時通報。
發(fā)送傳真之前可以向對方通報一下，以免發(fā)錯。收到傳真后要盡快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。
傳真使用方法
一、 發(fā)送傳真
1. 按【傳真】鍵
2. 放入原稿
3. 輸入傳真號碼
4. 按【啟動】鍵發(fā)送傳真
二、 接收傳真
1. 接收模式設定，可以通過面板的【收傳真自動/手動】鍵切換至【傳真自動】或【傳真手動】模式。
傳真自動：在指定的振鈴次數(shù)內(nèi)可以接聽電話(默認振鈴4次),然后自動給傳真信號。
傳真手動：每次都需要接通電話后，再按啟動鍵接收傳真。
2. 如何手動給傳真信號?
接通電話后，按面板的綠色啟動鍵。
三、 如何PC發(fā)送傳真(以Win7系統(tǒng)為例)
1. 正確安裝驅動(可以通過隨機光盤安裝)
2. 文件——打印(快捷鍵Ctrl+P)——出現(xiàn)以下對話框，找到DocuPrint M115 fax——點擊“OK”
3. 撥號，添加號碼，然后點擊開始即可。
如果需要撥分機，請使用暫停鍵
四、 如何PC接收傳真(以win7操作系統(tǒng)為例)
PC-Fax接收功能：將接收到的傳真信息存儲到內(nèi)存中，并將它自動發(fā)送到計數(shù)機中，即使計算機關閉，設備仍會接收傳真，并存儲在內(nèi)存中，液晶屏會如下顯示存儲傳真的數(shù)量【PC Fax 信息：001】，
打開計算機并運行PC-fax接收后，內(nèi)存中的傳真會自動發(fā)到計算機中。
1. 在控制面板打開“PC Fax 接收”功能
功能——向下鍵找到【傳真】——Ok健然后向下健，找到【遠程傳真選項】——OK健找到【PC Fax 接收】——將選項改為“開”(如果需要接收PC傳真的同時收到一份紙質(zhì)傳真，即將【備份打印】改為“開”，否則改為“關”)。
2. 在PC端安裝并打開【PC Fax 接收】，隨機光盤中有相關軟件。
開始——所有程序——Fuji Xerox——DocuPrint M115f/fs——PC Fax 接收——接收
3. 右擊計算機任務欄中的 PC-FAX 圖標，然后點擊 PC-Fax 接收設置。出現(xiàn) PC-Fax 接收設置對話框，可以設置接收文件的路徑以及接收文件的格式等
4. 瀏覽新的 PC-FAX 信息
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