信息規(guī)范化管理論文(2)
信息規(guī)范化管理論文篇二
《淺談企業(yè)檔案資料信息規(guī)范化管理》
摘 要：在現(xiàn)代化管理工作中，檔案管理作為其中非常重要的部分，對一個國家、一個企業(yè)及工程項(xiàng)目的正常運(yùn)行都具有非常重要的影響，所以需要加強(qiáng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理。特別是在當(dāng)前信息化技術(shù)越來越普及的新形勢下，檔案管理工作以信息資源作為重要的載體，對檔案資料信息進(jìn)行規(guī)范化管理更具有必要性，這也是檔案開發(fā)和利用前提和基礎(chǔ)。文中分析了做好檔案資料管理工作的意義，并進(jìn)一步對規(guī)范企業(yè)檔案資料信息管理的措施進(jìn)行了具體的闡述。
關(guān)鍵詞：檔案 信息 規(guī)范化 管理 措施
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X(2015)07(a)-0200-01
當(dāng)前我們處于信息化時代，檔案不僅數(shù)量不斷增加，其種類也開始向多樣化和復(fù)雜化方向發(fā)展，所以需要做好各類檔案的保存、管理、開發(fā)和利用工作，則需要加強(qiáng)檔案信息的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整性，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源價值的最大化，使其更便于開發(fā)和利用。通過檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，能夠更好的加快檔案資源的開發(fā)利用，兩者之間存在著非常密切的聯(lián)系，在實(shí)際工作中能夠相互促進(jìn)和共同發(fā)展。
1 做好檔案資料管理工作的意義
在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展及社會進(jìn)步的新形勢下，檔案作為國家、社會、企事業(yè)單位及人具健康、快速發(fā)展的必要依據(jù)，對其管理規(guī)范化管量，可以有效的確保企事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量的提升，有利于更好的維護(hù)歷史和個人的真實(shí)面貌。企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，可以有效的推動企業(yè)的健康發(fā)展，有利于企業(yè)總體業(yè)線的提升，檔案可以為企業(yè)的快速發(fā)展提供信息支持，是企業(yè)在市場競爭中提升其核心競爭力的關(guān)鍵所在。同時通過檔案信息資料的規(guī)范化管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以更好的對企業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況及運(yùn)營狀況進(jìn)行有效的掌握，從而制定出科學(xué)的經(jīng)營策略，確保企業(yè)更快、更好的發(fā)展，使企業(yè)取得良好的經(jīng)營成果，為其可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
2 規(guī)范企業(yè)檔案資料信息管理的措施
2.1 更新觀念，提高檔案信息資源服務(wù)的主動性
在檔案資料信息管理工作中，需要樹立起良好的服務(wù)觀念和市場觀念，從而進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用工作。首先，需要樹立起主動服務(wù)的意識，特別是檔案管理部門的工作人員更在檔案工作中具有主動服務(wù)的觀念和自覺服務(wù)的行動;其次，在具有開放的觀念，檔案管理人員需要從傳統(tǒng)的封閉式檔案管理工作中走出來，使檔案更好的融入社會的發(fā)展中來，對社會發(fā)展中對檔案的需求有一個明確的了解，從而加快檔案信息的開發(fā);再次，檔案工作者要具有良好的競爭觀念，具有較強(qiáng)的憂患意識，從而加快對檔案信息資源的開發(fā);最后，在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，檔案工作者需要樹立市場觀念，時刻以市場需求為導(dǎo)向，使檔案管理工作能夠更好的與市場的發(fā)展要求相適應(yīng)，主動提供檔案信息資源的服務(wù)，從而加快推動檔案資源的利用。
2.2 豐富館藏，深層次開發(fā)檔案信息資源
通過多渠道和多層次來對檔案資料進(jìn)行收集，特別為了更好的豐富館藏和提高館藏的質(zhì)量，則需要加強(qiáng)對科技、經(jīng)濟(jì)和具有地方特色等資料的征集和收集工作。在檔案信息開發(fā)工作中，需要進(jìn)一步對其開發(fā)規(guī)模進(jìn)行擾展，對各級檔案館的館藏檔案信息要系統(tǒng)的加以開發(fā)和利用，對經(jīng)濟(jì)活動過程中的檔案資料要進(jìn)行深入研究，并形成一定的研究成果，為各行業(yè)的發(fā)展提供必要的參考。在檔案信息資源開發(fā)過程中，還需要針對當(dāng)前社會的熱點(diǎn)問題，對館藏信息和現(xiàn)實(shí)信息進(jìn)行匯編整理，從而使檔案信息資源在地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中更好的發(fā)揮其重要作用。
2.3 擴(kuò)大科技檔案的利用范圍
需要加強(qiáng)對科學(xué)檔案的利用，將科技檔案的開放范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，加快對科技檔案信息的交流和成果推廣工作，通過建立科技檔案信息中心，積極推動科技成果的轉(zhuǎn)讓工作，使科技檔案成果能夠加快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供良好的服務(wù)。
2.3.1 加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新
加強(qiáng)建設(shè)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)化檔案信息，促進(jìn)資源的共享。建立專門的網(wǎng)站管理檔案，開展網(wǎng)上查詢等服務(wù)。對上網(wǎng)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行組織整理，通過網(wǎng)絡(luò)可以查詢檔案信息。把網(wǎng)站作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫化。
2.3.2 橫向聯(lián)合，共享信息資源
現(xiàn)今是一個信息資源高速發(fā)展的時期，人類的各種知識和信息都在飛速的進(jìn)行增長，單獨(dú)的文獻(xiàn)部門無法收集、整合、利用、保存所有的知識和信息。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)，需要建立一個完善的信息整合系統(tǒng)，把目錄聯(lián)合在一起形成網(wǎng)絡(luò)，使資源可以進(jìn)行共享，既可以為更多的信息利用者提供信息，還可以使獲得的信息更廣泛，從而滿足各個社會階層的需求。
2.4 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好的編研檔案
要想更加規(guī)范化的管理檔案，那么工作人員首先需要做的就是提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等方式逐漸的提高業(yè)務(wù)知識和基本理論知識。另外，現(xiàn)今形勢下的一個新任務(wù)就是讓檔案管理人員掌握一門外語。越來越多的部門都加快、加大了對外開放的力度，因此不可避免的在一些檔案管理部門中出現(xiàn)了外事檔案，但是若檔案管理人員不會這門外語，相應(yīng)的就無法認(rèn)識管理對象，阻礙了工作的正常開展。
檔案管理人員還應(yīng)該努力學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識，學(xué)會通過計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理。隨著辦公環(huán)境的現(xiàn)代化，檔案管理部門中有了更多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并且逐步替代了傳統(tǒng)的工具，若工作人員不會使用這些工具就無法進(jìn)行正常的工作。因此學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代化的設(shè)備就變的至關(guān)重要。檔案就業(yè)數(shù)量多、內(nèi)容廣、利用率高等特點(diǎn)，因此傳統(tǒng)的手工管理無法適應(yīng)現(xiàn)今的發(fā)展形勢，需要通過現(xiàn)今的科技手段和計(jì)算機(jī)技術(shù)，系統(tǒng)的管理檔案，自動化的實(shí)現(xiàn)檔案信息的輸入、利用、檢索等，從而使服務(wù)質(zhì)量和工作效率得到提高。
2.5 文案一體化，做好文書工作
文檔一體化指的是統(tǒng)一的管理現(xiàn)今各個機(jī)關(guān)中獨(dú)立、分散的檔案和文件，使其成為一個有機(jī)整體。文件中心是處于檔案館和文件形成機(jī)關(guān)之間的一種過渡性的文件管理機(jī)構(gòu)。由實(shí)踐可知，文書處理工作和檔案工作具有不同的工作任務(wù)，且相對獨(dú)立，但是檔案是文書的歸宿，文書的檔案的來源，文書和檔案是文檔工作中不可分割的兩個環(huán)節(jié)。
3 結(jié)語
現(xiàn)今是一個信息化飛速發(fā)展的時代，檔案管理工作也需要不斷的進(jìn)行提升，同時還提供了一個良好的機(jī)遇來開發(fā)和利用檔案信息資源。因此檔案工作者需要抓住這一時機(jī)，加快推動檔案信息資源的開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化，探索更先進(jìn)的手段和方法來加快檔案信息的開發(fā)利用，提供檔案管理工作的科技含量，更好的推動檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展，使其為社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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