檔案保護論文電子稿
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檔案保護技術(shù)學主要研究檔案制成材料變化規(guī)律和檔案保護技術(shù)方法,以最大限度地延長檔案的壽命。下文是學習啦小編為大家搜集整理的關(guān)于檔案保護論文電子稿的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!
檔案保護論文電子稿篇1
淺析醫(yī)院電子檔案的管理與保護
隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的日益普及，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在醫(yī)院各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用與發(fā)展，檔案信息的利用方式網(wǎng)絡(luò)化、便捷化大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。尤其是電子檔案的大量產(chǎn)生，無疑對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提出了新的巨大挑戰(zhàn)。如何保護、管理和利用好這些電子檔案也成為醫(yī)院管理者和檔案工作人員的新課題、新要求。只有懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序,了解電子文檔的整理與保護，才能為醫(yī)院發(fā)展提供完善的信息保障。
一、樹立電子檔案獨有的信息和知識觀念
在當今信息萬變的知識浪潮中,醫(yī)院各部門的檔案是獨有的原始記錄,記錄著醫(yī)院的科研發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)以及廣大患者的個人信息,如果醫(yī)院的檔案資料收集、整理、保管不好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給醫(yī)院和個人造成無法挽回的損失。每個崗位上的工作人員都要從思想上高度重視每一份電子文件和資料，隨時做好保存和歸檔處理。目前,我國已出臺了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等,學習好法律法規(guī)，
二、醫(yī)院電子檔案的整理
目前,醫(yī)院電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項工作,應(yīng)按檔案種類分別組盤整理。
1.文書電子檔案整理
(1)內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。一是按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。二是將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤的統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于機對盤內(nèi)文件查找。
(2)外來文件。
通過文書室處理,掃描成影像文件進入,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。
2.科技電子文件歸檔
醫(yī)院作為高科技專業(yè)知識和技術(shù)密集單位，科技電子文件檔案種類較多,可以按照醫(yī)療、科研、基建、設(shè)備、財務(wù)、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。
(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質(zhì)文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
(2)設(shè)備檔案。醫(yī)院引進技術(shù)和購置各種設(shè)備時,商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計,而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。
3.電子文件整理
(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時,應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等,同時還應(yīng)附移交清單,作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。
(2)賬簿。會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。
三、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。
1.軟磁盤的保護
(1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。
(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關(guān)。
(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。
(4)加強病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。
(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
(6)在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。
2.光盤的保護
(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。
(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次,轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。
四、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施
1、加強電子檔案歸檔制度建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任;歸檔時機應(yīng)適合本單位工作實際;歸檔電子文件的責任簽署應(yīng)明確;注意電子文件的動態(tài)管理問題。
2、從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量。為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強這一工作的必備條件。
3、檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
4、為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
5、要嚴把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理。一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
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