從文字服務質(zhì)效談企業(yè)秘書文秘工作

　　企業(yè)辦公室是綜合服務部門，也是重要的樞紐部門，既要發(fā)揮參謀助手的職能，也擔負著上傳下達、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重任。辦公室的地位和作用之所以特殊，就主要體現(xiàn)在辦公室文字工作的特殊性上。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，對企業(yè)秘書素質(zhì)的要求越來越高。因此，秘書同志必須牢固樹立和不斷強化文字工作是辦公室的“臉面”和“主業(yè)”兩種意識，堅持以文立業(yè)，在應對挑戰(zhàn)中著力改進傳統(tǒng)的文字服務方式，在改革創(chuàng)新中著力提高文字服務水平。

　　一、做好秘書工作，要下功夫?qū)懖牧?，練好履職盡責的基本功

　　能不能寫好材料，已成為影響秘書工作質(zhì)量和效率的“瓶頸”，也是當前秘書部門迫切需要彌補的“短板”。從上級機關的職能來看，其工作指導主要是通過政策指導和典型指導來實現(xiàn)，這兩種形式都離不開材料這個最基本的載體，都要通過寫材料這個最基本的實踐活動來實現(xiàn)。把寫材料這個“瓶頸”和“短板”解決了，秘書部門的工作水平和面貌就會有一個很大的改變。

　　一要真正弄清楚什么是寫材料。這是寫好材料的重要前提。有人認為秘書部門主要是協(xié)調(diào)辦事機構(gòu)，不需要寫材料;也有人認為寫材料就是玩文字游戲，是虛的;還有人認為寫材料是苦差事，甚至出現(xiàn)“躲材料”“賴材料”的現(xiàn)象。這些錯誤認識和行為，說明一些人對什么是寫材料這個基本問題沒有搞清楚。李瑞環(huán)同志在《學哲學 用哲學》一書中說，“領導干部的講話、文章，不單純是文字問題，而是對事物的看法，對客觀規(guī)律的認識，對改造世界的意見，不是說著順嘴就行了，起草文稿是很鍛煉人的，尤其是年輕干部，必須養(yǎng)成這個習慣，要自己動手寫稿子，能不能提高水平，能不能有個飛躍的進步，過好這一關非常重要。”因此，對秘書人員來說，寫材料是講政治的集中體現(xiàn)，是個人能力素質(zhì)的綜合反映，也是履行職責的重要表現(xiàn)。

　　二要弄清楚寫材料應具備哪些能力素質(zhì)。筆者人為，寫材料必須至少具備8種能力素質(zhì)：一是領會上級意圖;二是了解掌握實情;三是有思想和政策水平;四是理論基礎扎實;五是文字表達能力強;六是知識儲備豐富;七是能吃苦;八是任勞任怨。寫材料，對上級的意圖把握不準，很難符合要求;對企業(yè)的情況掌握不透徹，容易脫離實際，沒有針對性、指導性;思想和政策水平不夠，寫出的材料就會像白開水一樣，淡然無味，甚至出現(xiàn)思想認識和政策把握方面的偏差;理論基礎不厚實，就抓不住事物的本質(zhì)，不能做到有的放矢;文字表達能力不強，材料就很難組織起來;知識的儲備量，也關系到材料的厚度和張力，需要靠長期的、系統(tǒng)的、艱苦的積累;有吃苦的精神，才能在寫材料上鍥而不舍、精益求精，才能出精品、創(chuàng)一流;任勞任怨，也是寫材料應具備的一種精神境界，否則就會斤斤計較、患得患失。就領會領導意圖而言，有以下四種途徑：一是自己揣摩，二是請教相關領導，三是求教同事，四是當面聆聽領導教誨。

　　三要突出工作重點，切忌面面俱到。突出工作重點，就是堅持重點論。重點論告訴我們，在認識復雜事物的發(fā)展過程中，要著重把握它的主要矛盾;在認識某個矛盾時，要著重把握矛盾的主要方面。起草文字材料，也必須抓主要矛盾，突出工作重點。在起草文字材料過程中，如何突出重點呢?首先要明確什么是重點。一般來說，凡是能反映事物本質(zhì)具有普遍指導意義的重要問題、主要任務、關鍵環(huán)節(jié)、工作做法、經(jīng)驗教訓、辦法措施等都是重點。

　　四要認真提煉概括，寫出思想深度。起草文字材料不但是一個搜集資料、積累資料的過程，而且是一個研究工作、總結(jié)經(jīng)驗、升華理論的過程。文字材料的思想性，體現(xiàn)在材料、事例、情況和闡述的道理之中。要能從事實背后找出本質(zhì)問題，上升到理論高度，得出規(guī)律性的結(jié)論。毛澤東同志曾對文字材料的寫法指出：“只談情況，不談觀點，是開材料倉庫。人的頭腦是加工廠，沒有材料不行，有了材料要經(jīng)過加工，要產(chǎn)生觀點，用觀點統(tǒng)帥材料。”

　　五要講究結(jié)構(gòu)層次，注意語言得體。文字材料一般在結(jié)構(gòu)上首先脈絡要十分清晰，其次是線條要單一，再次層次不要過多。文字材料主要是說給人聽的，拿給人看的，這就要求語言要實在、簡明，要客觀、翔實，有血有肉，有鮮活的東西，不能老是干巴巴的，就幾個觀點、幾根筋，該用事例、數(shù)字說話時就要用事例、數(shù)字說話，該量化的就要量化。需要虛化時也得“虛”，該歸納的就要歸納，該概括的就要概括。

　　寫材料是公認的苦差事。“操千曲而知音，觀千劍而識器。”起草好文字材料的唯一捷徑，就是不怕吃苦、多寫多練，唯有長期筆耕不輟，才能最終修成正果。

　　二、要做好秘書工作，除了在文字材料上下工夫外，還要強化“五種意識”，來應對新形勢、新任務和新要求

　　一是政治堅定意識。這是對辦公室同志最重要、最基本的要求，也是我們秘書同志應具備的最根本的素質(zhì)。我們必須對黨、對企業(yè)忠心耿耿，一定要和黨中央保持高度一致，和企業(yè)同心同德，成為各級領導信得過、靠得住的得力參謀和助手。重大問題、原則問題、敏感問題不能人云亦云，不能自行其是，要謹言慎行，絕對不能口無遮攔，行為失范。必須有高度的政治責任感和自覺性，同時還要在紛繁復雜的實際工作中，努力加強理論學習和業(yè)務學習，不斷提高理論水平和工作能力，不斷培養(yǎng)、增強和鍛煉自己的政治敏感性和政治鑒別力。

　　二是工作勤奮意識。辦公室的工作，有許多都是跑跑顛顛、抄抄寫寫之類的具體事情，看起來并不驚天動地，甚至默默無聞。但是，別看這些針頭線腦的事，離開了這根針，就挑不起全局的綱;離開了這條線，也織不出整體的網(wǎng)。我們的工作盡管都是瑣碎繁雜的小事，但它和整個大局銜接在一起，影響著企業(yè)工作的大局。把這些小事做好了，就可以推動全局的工作;而一旦這些小事沒做好，就會給全局工作造成損害，帶來被動。要從大處著眼，從小處著手，勤奮努力，任勞任怨地做好辦公室的各項工作，樂于其忙，忙在其中，也樂在其中。秘書們就是要主動、勤奮、高效地辦事情，而且要無私奉獻，不怕吃虧，不能患得患失。敬業(yè)是辦公室文化的精髓。要務實，干實事、講實效、求實績，糾正急功近利的浮躁風氣;要自信，敢于面對困難，知難而進，樹立不達目的不罷休的信心;要進取，在自己的弱項上多下功夫，提高思考問題的層次和駕馭全局的能力，立足于現(xiàn)在的工作崗位干出成績。辦公室的主要任務是服務，服務就意味著奉獻，沒有奉獻就搞不好服務。秘書同志要甘當“不為名利的小草、樂于奉獻的蜜蜂、恪盡職守的螺絲釘”。要正確認識自己的工作和價值，正確處理苦與樂、得與失的關系，保持一顆平常心，把工作崗位當成奉獻的舞臺，在平凡的工作中實現(xiàn)自己的人生價值。

　　三是作風嚴謹意識。“作風嚴謹”這四個字是金川集團公司辦公室對工作人員提出的“勤于學習、技能精湛、素質(zhì)過硬、誠信待人、樂于奉獻、作風嚴謹、遵守紀律、保守秘密、忠于職守”的36字工作要求中的一條。辦公室的工作千頭萬緒，環(huán)節(jié)多、程序嚴、要求高，必須按照規(guī)定和程序辦理，求真務實，一絲不茍。從某種意義上講，辦公室工作是整個工作大局中最直接、最敏感的中樞工作。如果我們在辦文時作風不嚴謹，文件中有錯別字，就會讓人看笑話，損害企業(yè)的形象。辦公室工作無小事，要時時刻刻居安思危，樹立嚴而又嚴、細而又細的思想。在這個問題上不能有一絲一毫的麻痹大意。要發(fā)文一個字也不能錯，開會一刻也不能耽誤，報送信息一條也不能漏、不能誤，辦事一絲也不能馬虎，要切實做到零差錯、零失誤。

　　“天下大事，必做于細。”不要覺著自己是“干大事”的，就對身邊的小事不屑一顧。要遵守上下班、會議等規(guī)定和約定的時間，養(yǎng)成在任何場合下提前到場的習慣;自覺按照單位規(guī)定和要求著裝;禮貌地使用“您好”、“歡迎”、“稍候”、“謝謝”、“再見”等文明用語;高效快速地接打電話、撰文、收文、發(fā)文、辦事等等。

　　四是狠抓學習意識。要認真抓學習，促進秘書人員素質(zhì)的整體提高。抓學習是一項基礎性建設。當前重要的不是認識問題，而是要付出切實行動。只要想抓，就會有辦法、有措施;只要真抓，就會有精力、有時間;只要實抓，就會有進步、有成效。

　　堅持用工作牽引學習。秘書部門工作任務重、頭緒多，在這種情況下抓學習，就是要緊密聯(lián)系工作實際，發(fā)揮工作的牽引力，工作需要什么就學什么、什么最急需就學什么。要緊跟黨的理論創(chuàng)新步伐，用科學發(fā)展觀武裝頭腦，不斷提高秘書人員運用黨的創(chuàng)新理論觀察分析問題的能力。還要針對秘書工作的特點，系統(tǒng)地抓好文學、歷史、哲學、經(jīng)濟、法律、外語、現(xiàn)代管理和高科技知識的學習，從而更好地適應時代的要求和履行職能的需要。