商務(wù)函電是指在日常的商務(wù)往來(lái)中用以傳遞信息、處理商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通關(guān)系的信函、電訊文書(shū)。常用的商務(wù)信函主要有商洽函、詢(xún)問(wèn)函、答復(fù)函、請(qǐng)求函、告知函和聯(lián)系函等。

　　一.商務(wù)信函的寫(xiě)作需要注意以下幾點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)：

　　(1)準(zhǔn)確。商務(wù)信函的內(nèi)容多與雙方的利益有著直接的利害關(guān)系，因而要完整、精確的表達(dá)意思，用于乃至標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，以免造成不必要的麻煩。

　　(2)簡(jiǎn)潔。在做到準(zhǔn)確、周到的前提下，應(yīng)用最少的文字表達(dá)真實(shí)的意思，不能拖沓冗長(zhǎng)。

　　(3)具體。信函所要交待的事項(xiàng)必須具體明確，尤其要注意需要對(duì)方答復(fù)或會(huì)對(duì)雙方關(guān)系產(chǎn)生影響的內(nèi)容，絕不能語(yǔ)言不詳。

　　(4)禮貌。要掌握禮貌、得體的文字表達(dá)方式，以有利于雙方保持良好的關(guān)系。

　　(5)體諒。要學(xué)會(huì)換位思考，能夠站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考問(wèn)題。這樣容易獲得對(duì)方的認(rèn)同，有利于雙方達(dá)成有效的溝通。

　　二.商務(wù)信函格式

　　商務(wù)信函一般由：信頭、編號(hào)和日期、封內(nèi)地址、稱(chēng)呼、事由、信文、結(jié)尾敬語(yǔ)、簽署、附件、附言等組成。

　　信頭(Heading)：指發(fā)信人的姓名(單位名稱(chēng))、地址和日期，一般寫(xiě)在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫(xiě)上寫(xiě)信日期就可以了。

　　地址：英文地址的寫(xiě)法與中文完全不同，地址的名稱(chēng)按從小到大的順序：第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼和街名;第二行寫(xiě)縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫(xiě)日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫(xiě)日期的時(shí)候。 日期的寫(xiě)法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997(最為普遍); July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可寫(xiě)成97,以免引起歧義。 信內(nèi)地址：在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、單位、地址等寫(xiě)在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫(xiě)日期。

　　稱(chēng)呼(Salutation)是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱(chēng)呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，要求從該行的頂格寫(xiě)起，在稱(chēng)呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式)，也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。寫(xiě)給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)不用專(zhuān)指某個(gè)人。注意：Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式(有時(shí)也可Dear Sirs)。寫(xiě)給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱(chēng)、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

　　事由：在公務(wù)信函中，通常在稱(chēng)呼與正文之間，有Re：或Subject：(事由)字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱(chēng)呼”對(duì)齊。還應(yīng)在底下加橫線(xiàn)、加粗等，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。 正文(Body of the Letter)：位置在下面稱(chēng)呼語(yǔ)隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。

　　結(jié)束語(yǔ)：恭維性的，位置在正文下面一到兩行的地方，從正文的開(kāi)頭偏右的位置，句末用逗號(hào)，比較常用的是truely yours(yours truely)或者faithfully yours、sincerely yours。

　　簽名：此項(xiàng)是必需的，結(jié)束語(yǔ)后的一到兩行后面，也是在信紙的中間偏右的位置開(kāi)始寫(xiě)，同時(shí)，在結(jié)束語(yǔ)的正下方簽名下面要用機(jī)器打出簽名，以便于對(duì)方識(shí)別。還需要把寫(xiě)信人的頭銜、職位等打在名字下面。