采購預付款審批流程
采購預付款審批流程
預付款是一種支付手段，其目的是解決合同一方周轉資金短缺。預付款不具有擔保債的履行的作用，也不能證明合同的成立。小編給大家整理了關于采購預付款審批流程，希望你們喜歡!
采購預付款審批流程
第一步：采購提出預付款申請。
采購員在遇到需要預付款的時候，會提出預付款申請。因為財務管理系統(tǒng)是一個單獨的系統(tǒng)，沒有跟進銷存系統(tǒng)進行結合。所以，這個預付款申請的話，需要采購手動提出。
一般采購員會填寫一張預付款申請單，有相關領導簽字確認以后，拿到財務，讓財務人員付款。財務人員看到這張預付款申請單的時候，在系統(tǒng)中輸入相關的單據(jù)內(nèi)容，并進行付款。
在系統(tǒng)中操作的時候，要注意兩個問題。
一是單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進行區(qū)別，在財務管理系統(tǒng)中，一般為預付款業(yè)務設置了一個特殊的的單據(jù)，即“預付款單據(jù)”。這個單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預付款單據(jù)，看看有沒有未結賬的預付款單，若有的話，則會提示用戶。其實，從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因為預付款是其他的資產(chǎn)，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。有些財務管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會有一個付款類型字段來進行分類。道理也是一樣的。
二是最好在注明具體的采購定單號。因為財務管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關聯(lián)，所以，預付款單只能夠財務部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因為在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的采購定單上，而不是只要供應商對，什么采購定單都可以沖銷的。若在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務的時候，就可以一目了然的知道，這張預付款單是針對哪張采購單的。用戶在選擇的時候，就會非常的方便。
最后，還要注意一點，就是這張預付款單據(jù)的沖銷狀態(tài)。剛開立預付款單據(jù)的時候，這張單據(jù)的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個字段一般不能手工維護，而是根據(jù)下面的沖銷業(yè)務進行自動的更新。
第二步：付款單錄入。
到了實際付款的時候，采購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據(jù)。如公司采購單、公司收貨單、供應商發(fā)票。若有預付款單的話，也會附上預付款單據(jù)。這里要注意一點，就是發(fā)票的問題?，F(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習慣是，供應商在收到預付款的時候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結清的話，一次性開發(fā)票。當然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應商之間進行協(xié)商。若有多張發(fā)票的時候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號碼。
預付款的特點
1、預付款的數(shù)額沒有任何限制;
2、預付款為主合同給付的一部分，當事人關于預付款的約定，具有諾成性，不以實際交付為生效要件;
3、預付款為價款一部之先付，在性質上仍屬清償;
4、預付款無雙向或單向擔保的效力，當事人不履行合同而致合同解除時，預付款應當返還。各方的違約責任通過合同約定的其他條款來定，如果沒有約定違約責任的，一般不承擔違約責任。
與定金的區(qū)別
所謂“定金”，是指合同當事人約定一方在合同訂立時或在合同履行前預先給付對方一定數(shù)量的金錢，以保障合同債權實現(xiàn)的一種擔保方式。預付款與定金具有某些相同之處，但兩者的性質根本不同，其區(qū)別表現(xiàn)在：
1.性質不同。
定金是定金合同的主要內(nèi)容，交付或接受定金，本身不是履行主債的義務，而是債的擔保方式，是履行定金合同的行為。
而預付款則是主合同的內(nèi)容之一，給付預付款是履行主債的行為。
2.作用不同。
預付款的作用在于幫助對方解決資金上的困難，使之更有條件適當履行合同，具有支援性;
定金雖然也有這一作用，但是主要作用還在于擔保合同的履行。此外，定金在合同是否成立發(fā)生爭議時，還可以起到證明合同成立的作用。而預付款則沒有擔保和證約的作用。
3.效力不同。
預付款在合同正常履行的情況下，成為價款的一部分，在合同沒有得到履行的情況下，不管是給付一方當事人違約，還是接受方違約，預付款都要原數(shù)返回。
定金則不同，在合同得到履行時，定金是收回還是抵作價款，要根據(jù)雙方當事人的約定來確定，并非一定抵作價款，在不履行合同的情況下，給付定金的一方不履行債務時，無權要求返還定金;接受定金的一方不履行債務的，應當雙倍返還定金，定金具有違約懲罰性。而預付款則沒有。
4.支付方式不同。
定金一般是一次性支付，交付定金后，定金合同方可成立。
預付款可以一次性支付，也可以是分期支付。
5.適用范圍不同。
定金在合同中運用廣泛，不僅適用于以金錢履行義務的合同，也可以適用于其他有償合同。
而預付款一般只能適用于以金錢履行義務的合同。
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