怎樣做一個優(yōu)秀秘書

　　秘書工作門類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費體力。除去“上傳下達(dá)”外，還要做好各種服務(wù)工作，有時還要具體到領(lǐng)導(dǎo)的一些私人小事上。在工作性質(zhì)和時間上來說，沒有任何松懈的時刻。只有成為一名優(yōu)秀的秘書，才能完美的處理好這些問題，成為領(lǐng)到心儀的左膀右臂。

　　一、優(yōu)秀秘書應(yīng)具備的個人特質(zhì)

　　秘書人員承擔(dān)著推動企業(yè)或社會組織向更好更寬的方向發(fā)展的責(zé)任，秘書人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系工作質(zhì)量和效率的高低。作為一名優(yōu)秀的秘書，不僅要有過硬的思想政治素質(zhì)，較高的職業(yè)道德，扎實的知識能力素質(zhì)和健康的心理素質(zhì)，還要有寬廣的視野，創(chuàng)新的思維，這樣才能在工作中占據(jù)主動地位。

　　㈠基本特質(zhì)方面

　?、睉?yīng)具有的性格特點

　　個人性格影響著個體對職業(yè)的適應(yīng)性，一定的個性適合于從事一定的職業(yè)。因此想要成為一名優(yōu)秀的秘書，就應(yīng)該具備秘書這個職業(yè)對個體的個性要求，主要包括以下五點。

　?、抛孕拧Ｏ嘈抛约河心芰ν瓿勺约核袚?dān)的各項任務(wù)，運用高昂的工作熱情和勇于迎接挑戰(zhàn)的決心，控制自己的情緒和行為，使秘書工作更加井井有條。

　?、品€(wěn)重。優(yōu)秀的秘書無論面對日常工作還是遭遇緊急情況都應(yīng)冷靜思考，穩(wěn)重處事。依靠敏銳的觀察力和判斷力，在不喪失原則的情況下使問題得到恰當(dāng)?shù)慕鉀Q。

　?、侵t虛。這是優(yōu)秀秘書必備的人格魅力之一，要求秘書能尊重他人，不以勢壓人。能打造輕松和諧的氛圍處理日常矛盾，在使他人感到輕松的同時，便于工作順利進(jìn)行。⑷堅定。優(yōu)秀的秘書須具有堅忍不拔的毅力和較強(qiáng)的心理承受能力。對來自領(lǐng)導(dǎo)、基層和外界的種種壓力能夠從容應(yīng)對。實事求是，自覺抵制不良作風(fēng)，做領(lǐng)導(dǎo)理性的參謀和助手。⑸保密意識

　　保密意識是秘書人員的基本素養(yǎng)，作為一名優(yōu)秀的秘書更應(yīng)該養(yǎng)成嚴(yán)守公司和領(lǐng)導(dǎo)秘密的習(xí)慣和能力。

　?、矐?yīng)具備的知識素養(yǎng)

　　知識結(jié)構(gòu)是衡量秘書人才質(zhì)量的重要尺度。秘書工作不僅具有很強(qiáng)的實踐性，而且具有很強(qiáng)的綜合性，具備“雜才”和“通才”的廣博知識。

　?、呕A(chǔ)知識。包括自然科學(xué)知識，社會科學(xué)常識和基本的法律基礎(chǔ)知識及日常生活知識。

　?、葡嚓P(guān)知識。即對秘書的工作起到必要輔助作用的非專業(yè)知識。包括企業(yè)管理、行為科學(xué)、社會心理學(xué)、思維科學(xué)等各類知識。作為一名優(yōu)秀的秘書，對各類知識的基本的涉獵是必須的。

　?、菍I(yè)知識和行業(yè)知識。秘書要系統(tǒng)學(xué)習(xí)這個職業(yè)的工作者需要學(xué)習(xí)的各門專業(yè)知識，了解秘書工作各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能和操作規(guī)范。它們是勝任秘書工作的重要前提。秘書所在行業(yè)的專業(yè)知識也是秘書人員必須掌握的，它同時考驗著秘書在實踐中的學(xué)習(xí)能力，行業(yè)知識也是秘書適應(yīng)特定工作環(huán)境，做好工作所必須的條件。

　?、鏄I(yè)務(wù)能力方面

　?、陛^強(qiáng)的的公關(guān)能力

　　秘書代表著企業(yè)的形象，代表企業(yè)對待問題的態(tài)度，這就需要秘書要具有比企業(yè)其他崗位的人員具有更強(qiáng)的公關(guān)能力。包括良好的語言表達(dá)能力、記憶能力、文字能力和社交能力，更好的協(xié)調(diào)員工與公司之間，公司內(nèi)部部門之間，員工與管理層之間，企業(yè)與外部部門之間的關(guān)系。要善于在不同的溝通背景下，對于不同崗位、不同部門、不同年齡、不同性格和與公司不同關(guān)系的人員能運用恰當(dāng)?shù)恼Z言，秉持正確合理的態(tài)度，具備良好的心態(tài)，使雙方順利達(dá)成有關(guān)事項的一致意見，有效地化解矛盾，有效地樹立起企業(yè)在接觸方心目中的形象。打造和諧、信任、合作的良好工作環(huán)境。

　?、布皶r進(jìn)行信息處理能力

　　秘書的根本作用就在于幫助領(lǐng)導(dǎo)做好日常工作。面對每天大量企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)外的大事小情，秘書能否理清頭緒，在眾多五花八門的信息中挑選和整理好領(lǐng)導(dǎo)需要的材料，成為對現(xiàn)代優(yōu)秀秘書的基本要求，無論對于領(lǐng)導(dǎo)工作的順利進(jìn)行，本部門系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)還是秘書個人發(fā)展前途等都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

　?、齿^強(qiáng)的調(diào)查研究能力和創(chuàng)新能力

　　工作要讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓同事滿意，秘書必須具備良好的較強(qiáng)的調(diào)查研究能力和創(chuàng)新意識。比如，為領(lǐng)導(dǎo)提供文稿要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并把意圖變成讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的文字;面對大量的行政事務(wù)和服務(wù)工作，要主動、超前，把分內(nèi)事做深做細(xì)。相反，如果事無巨細(xì)都要領(lǐng)導(dǎo)操心，領(lǐng)導(dǎo)指示一點辦一點，就證明秘書工作不到位，與“優(yōu)秀秘書”的差距也就更大。因此要想做一名優(yōu)秀的秘書，就要堅持不懈的運用創(chuàng)新思維，不斷調(diào)查和研究高質(zhì)量的工作，摒棄舊的思維模式和陳規(guī)陋習(xí)，充分發(fā)揮主觀能動性，在工作中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中做好各項工作，創(chuàng)造出令自己和組織滿意的業(yè)績。

　?、词炀毷褂米詣踊k公設(shè)備的能力

　　秘書的最基本任務(wù)就是處理辦公室中的一些日常性事務(wù)，對于辦公室的各種現(xiàn)代科技辦公用品必須了如指掌，以妥善處理各種事務(wù)、決策和資源管理工作。特別是日益普及的辦公室網(wǎng)絡(luò)自動化系統(tǒng)，在資源共享，即時通訊以及信息保密等方面都要求秘書有熟練的操作技巧和能力。

　　二、要掌握秘書工作的基本要求和規(guī)律

　　秘書作為現(xiàn)社會比較熱門的職業(yè)，除了要求從業(yè)者具備先進(jìn)的業(yè)務(wù)能力外，還必須掌握秘書工作的基本要求和規(guī)律，以適應(yīng)社會需求。

　　(一)不同類型秘書的基本要求

　　一名優(yōu)秀的秘書要擁有的四項基本能力是主動、高效、準(zhǔn)確和保密。除此之外，不同類型的秘書還有這更高層次的不同要求。

　　參謀型秘書。主要負(fù)責(zé)材料的分析整理和研究工作，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建設(shè)性意見與建議。對這類秘書的基本要求是具有較強(qiáng)的綜合分析能力，辦事精明，同時又是辦公室的技術(shù)能手。參謀型秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊扮演高參的角色，通常是領(lǐng)導(dǎo)的接班人或候選人。

　　文字型秘書。主要負(fù)責(zé)一些文字型材料的整理與編輯，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、信息的上傳下達(dá)，以及文書起草等工作。對這類秘書的基本要求是具有堅強(qiáng)的文字表達(dá)能力，良好的文學(xué)修養(yǎng)，能夠迅速準(zhǔn)確的將領(lǐng)導(dǎo)的意圖轉(zhuǎn)化成文字。通常一名優(yōu)秀的秘書還會經(jīng)常在一些報刊和雜志上以領(lǐng)導(dǎo)或自己的名義發(fā)表一些文章或評論，對于一些非秘書性的文字工作也是能夠勝任的。

　　事務(wù)型秘書。主要負(fù)責(zé)企業(yè)單位或領(lǐng)導(dǎo)的日常性事務(wù)工作。對這類秘書的要求是有精明干練的辦事能力，善于掌控各方調(diào)動，被群眾稱為領(lǐng)導(dǎo)的大管家。

　　公關(guān)型秘書。主要負(fù)責(zé)組織專題公關(guān)活動、采集信息、做好組織內(nèi)部外部的引導(dǎo)協(xié)調(diào)工作等。對這類秘書的基本要求是具有較強(qiáng)的口語表達(dá)能力，反映機(jī)敏，對內(nèi)能用詼諧風(fēng)趣的風(fēng)格聯(lián)系上下，對外能用圓滑成熟的風(fēng)格聯(lián)絡(luò)各方。

　　專業(yè)型秘書。主要負(fù)責(zé)所學(xué)專業(yè)緊密相關(guān)的秘書工作。對這類秘書的基本要求是具有一技之長，例如外語、法律、文字、書法等，工作項目相對單一。

　　(二)如何成為一名優(yōu)秀的秘書

　　1.優(yōu)秀秘書的道德和素質(zhì)培養(yǎng)

　　(1)樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。作為上層建筑的一部分，“三觀”的培養(yǎng)無疑是優(yōu)秀秘書必須具備的思想道德素質(zhì)，也是事業(yè)成敗的關(guān)鍵因素。優(yōu)秀秘書因為擁有正確的“三觀”變得更加成功。(2)要有遠(yuǎn)大的抱負(fù)。優(yōu)秀的秘書不應(yīng)該只停留在已有的業(yè)績和能力層面止步不前，而應(yīng)擁有遠(yuǎn)大的抱負(fù)和理想。踏實工作的同時籌劃單位和自己的光明前途。在進(jìn)行細(xì)致調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，聽取相關(guān)人士的建設(shè)性建議，制定詳細(xì)的發(fā)展籌劃表，并運用創(chuàng)新性思維在實踐中不斷更正和補(bǔ)充，指導(dǎo)自己有步驟有計劃的實現(xiàn)理想，不斷朝著新的更高層次的目標(biāo)前進(jìn)。(3)培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，善于調(diào)節(jié)心理壓力。秘書工作繁雜而緊張，是否具備健全的心理素質(zhì)，是衡量一名秘書是否優(yōu)秀的重要條件之一。端正的思想態(tài)度，大公無私的奉獻(xiàn)精神，勇于接受挑戰(zhàn)的工作熱情等都是培養(yǎng)良好心理素質(zhì)的必要前提。(4)嚴(yán)守工作準(zhǔn)則，堅持秘書原則。任何的社會角色都有特定的工作要求和準(zhǔn)則，秘書領(lǐng)域亦不例外。除了具有秘書的專業(yè)素養(yǎng)之外，還要遵守該行業(yè)的普遍準(zhǔn)則和工作崗位的特別要求。這也是一名優(yōu)秀秘書的基本道德和職業(yè)素質(zhì)。

　　2.優(yōu)秀秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

　　(1)加強(qiáng)秘書的崗前培訓(xùn)

　　在秘書正式進(jìn)入這個行業(yè)之前，應(yīng)該進(jìn)行專業(yè)高效系統(tǒng)培訓(xùn)。秘書工作直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，是公司正常運作的關(guān)鍵樞紐，稍有差錯就可能造成無法估量的損失，所以在正式走上秘書工作崗位前，從業(yè)者就應(yīng)積極接受關(guān)于優(yōu)秀秘書的系統(tǒng)培訓(xùn)。

　　首先，應(yīng)選擇具有專業(yè)教育資質(zhì)的機(jī)構(gòu)。一名優(yōu)秀的秘書應(yīng)該從學(xué)習(xí)秘書專業(yè)開始培訓(xùn)自己的職業(yè)能力，為今后的實際工作和進(jìn)一步提高自己的理論與實踐能力打下堅實的基礎(chǔ)。同時秘書的本科以及研究生教育還有利于秘書工作感覺的培養(yǎng)，有利于秘書人員事業(yè)心和責(zé)任感的塑造，能使從業(yè)人員盡快進(jìn)入狀態(tài)。同時一些專業(yè)的職業(yè)認(rèn)定機(jī)構(gòu)也是一名優(yōu)秀秘書必須通過的考驗，相關(guān)的學(xué)歷和資格認(rèn)定對于秘書盡快找到適合自己的崗位，踏上能充分挖掘自己潛力的平臺發(fā)揮著重要作用。

　　其次，積極參與秘書工作的實戰(zhàn)演練。一名優(yōu)秀的秘書不僅要有豐富的理論修養(yǎng)，更要有豐富的實踐經(jīng)驗。在理論學(xué)習(xí)打下一定功底的時候，進(jìn)行一些秘書的實習(xí)工作是相當(dāng)必要的。可以在學(xué)習(xí)單位的指定場所進(jìn)行事先安排好的秘書工作，這類崗位的好處是有相對專業(yè)的指導(dǎo)，能更快的找出自己工作的失誤點，但弊端是沒有太強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，通常不會有被炒魷魚的危險，所以很難培養(yǎng)優(yōu)秀的適應(yīng)能力和應(yīng)對危機(jī)的能力。另外可以自己到人才市場或直接到公司尋找鍛煉機(jī)會，雖然這種職位在尋找時有一定難度，但往往能更好的提高秘書的實際工作能力。

　　(2)注重專職秘書的崗中進(jìn)修

　　全球化及帶來的經(jīng)濟(jì)、政治、文化內(nèi)容的急劇變化，也使企事業(yè)單位的工作內(nèi)容和方式發(fā)生著變化。一名優(yōu)秀的秘書不僅需要能夠妥善的處理自己分內(nèi)的日常工作，而且要適應(yīng)瞬息萬變的環(huán)境，不斷提高適應(yīng)及應(yīng)變能力。這就要求秘書在工作后還要抓住機(jī)會繼續(xù)學(xué)習(xí)，增長相關(guān)知識提高專業(yè)能力，這已成為現(xiàn)代優(yōu)秀秘書提高競爭力的重要途徑之一。包括單位安排的進(jìn)修機(jī)會和自己主動尋找和爭取的學(xué)習(xí)機(jī)遇。

　　三、結(jié)語

　　在人才的選拔中，優(yōu)秀的秘書必須是綜合指數(shù)比較高的全面人才。一名優(yōu)秀的秘書不僅具備出色的個人特質(zhì)，可以熟練掌握和運用秘書工作的基本要求和規(guī)律，同時能夠積極接受與時俱進(jìn)的再教育，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，在職場上具備沉穩(wěn)而不乏張揚，細(xì)致而不乏大氣，規(guī)范而不乏創(chuàng)新的綜合素質(zhì)與能力。

　　知識經(jīng)濟(jì)時代對于優(yōu)秀秘書的需求與日俱增，一名優(yōu)秀的秘書不僅可以相對容易的找到適合自己的崗位，而且在工作中可以做到得心應(yīng)手，游刃有余。在這個擁有極大發(fā)展?jié)摿Φ男袠I(yè)，每個希望在秘書行業(yè)有所作為的人才，只要努力加強(qiáng)秘書個人素質(zhì)的培養(yǎng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，積極迎接挑戰(zhàn)，就有可能成為行業(yè)精英，創(chuàng)造出令領(lǐng)導(dǎo)和組織都為之滿意的驕人業(yè)績。