秘書(shū)實(shí)務(wù)案例及分析
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秘書(shū)實(shí)務(wù)案例及分析
上司辦公桌上的機(jī)密文件
琳達(dá)是費(fèi)希德(上海)公司銷(xiāo)售部經(jīng)理的秘書(shū)，不過(guò)她當(dāng)秘書(shū)還不到一個(gè)月。這天上午，琳達(dá)的上司被公司市場(chǎng)總監(jiān)叫去了，他倆站在辦公室門(mén)口聊天。上司辦公桌上的電話(huà)鈴響了，琳達(dá)過(guò)去接電話(huà)時(shí)，發(fā)現(xiàn)上司的桌子有份印有“公司機(jī)密 不得外傳”的文件翻開(kāi)在那里。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、因?yàn)槭窃谏纤镜霓k公室，公司外部的人也看不見(jiàn)這份文件，所以，這么放著沒(méi)什么事。
b、給正在與市場(chǎng)總監(jiān)聊天的上司發(fā)短信，請(qǐng)示他如何處置辦公桌上的機(jī)密文件。
c、將文件放進(jìn)保險(xiǎn)柜里，上司回來(lái)后，馬上向他報(bào)告。
d、給老同事艾瑪打電話(huà)，問(wèn)她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起來(lái)。
e、機(jī)密文件這么攤著可能會(huì)被不該看到的人看到，所以用其它資料將文件蓋上。
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的，并說(shuō)明理由。
答案e
公司的機(jī)密文件讓不該看到的人看到了會(huì)惹出麻煩，所以，作為助手，秘書(shū)有責(zé)任幫上司保管好文件。但是，上司畢竟沒(méi)有走多遠(yuǎn)，也許一會(huì)兒就回來(lái)了，所以，只要簡(jiǎn)單把它蓋好就行了。
秘書(shū)工作的基本原則
琳達(dá)是騰飛儀器(北京)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)的秘書(shū)。她上個(gè)月才大學(xué)畢業(yè)，人力資源部請(qǐng)一位老同事對(duì)她進(jìn)行培訓(xùn)。這位老同事告訴她做秘書(shū)工作的一些基本原則。下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、在處理上司交辦的工作時(shí)，如果遇到不明白的地方，不要自作主張，而是在請(qǐng)上司確認(rèn)之后再處理。
b、在上司身邊工作，肯定會(huì)比一般員工多知道一些公司機(jī)密，所以，即使知道了也要裝作不知道。
c、秘書(shū)不能只等上司給自己交辦工作，應(yīng)該學(xué)會(huì)自己找事做。
d、即使上司指示你幫他處理一些個(gè)人私事，你同樣要處理好。這事到底與上司的工作有沒(méi)有關(guān)系，可以在處理完之后再去確認(rèn)。
e、因?yàn)槊貢?shū)的工作就是幫助上司處理日常雜務(wù)，所以，秘書(shū)應(yīng)仔細(xì)觀(guān)察上司，了解他現(xiàn)在想做什么，從而提前主動(dòng)為他提供幫助。
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。
答案d
企業(yè)為領(lǐng)導(dǎo)人配備秘書(shū)就是為了讓上司專(zhuān)心致志地工作，幫助上司處理日常雜務(wù)，所以，幫上司處理一些雜事或私人事物是秘書(shū)的份內(nèi)工作，因此，就沒(méi)有必要去確認(rèn)這事到底與上司的工作有沒(méi)有關(guān)系。
上司自己的工作出錯(cuò)
琳達(dá)是香港瑪麗制衣(深圳)公司總經(jīng)理秘書(shū)。這天上午，琳達(dá)一邊在前臺(tái)值班，一邊潤(rùn)色給總經(jīng)理起草的發(fā)言稿。當(dāng)琳達(dá)正在給一位新來(lái)的客人沏茶時(shí)，行政部經(jīng)理過(guò)來(lái)說(shuō)總經(jīng)理急著要看發(fā)言稿。琳達(dá)說(shuō)還有點(diǎn)沒(méi)改完，如果總經(jīng)理急著要，那就請(qǐng)他幫忙把把關(guān)再送給總經(jīng)理，他說(shuō)沒(méi)問(wèn)題。但中午的時(shí)候行政部經(jīng)理對(duì)琳達(dá)大發(fā)脾氣，說(shuō)總經(jīng)理對(duì)發(fā)言稿很不滿(mǎn)意。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、由于當(dāng)時(shí)太忙，沒(méi)有仔細(xì)檢查，我下次一定注意!
b、我當(dāng)時(shí)就給你說(shuō)清楚了還沒(méi)改完，你應(yīng)改完之后再交給總經(jīng)理呀!
c、實(shí)在不好意思，我今后一定注意!
d、頭，別太在意，就是總經(jīng)理自己不也經(jīng)常出點(diǎn)小差錯(cuò)嗎?!
e、總經(jīng)理也是雞蛋里面挑骨頭，有點(diǎn)小毛病自己隨手改改不就完了嗎?!
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的，并說(shuō)明理由。
答案是c。
秘書(shū)在發(fā)現(xiàn)工作出現(xiàn)失誤之后，無(wú)論什么原因，在第一時(shí)間道歉，表明了你的人品和態(tài)度。秘書(shū)不論在什么情況下都要誠(chéng)實(shí)和謙遜。