現(xiàn)代文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和能力
現(xiàn)代文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和能力
良好的基本素質(zhì)是秘書(shū)人員在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代得以立足的一個(gè)重要條件，而個(gè)人的職業(yè)能力，則直接影響到工作的質(zhì)量和效率。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的現(xiàn)代文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和能力文章內(nèi)容。
現(xiàn)代文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)
職業(yè)道德是秘書(shū)人員從業(yè)立業(yè)之根本。秘書(shū)相對(duì)其他職業(yè)而言，最接近決策層，領(lǐng)導(dǎo)層，甚至直接參與其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德淪喪，造成的損失無(wú)法估量。因此，秘書(shū)人員的職業(yè)道德修養(yǎng)尤其重要。秘書(shū)的職業(yè)道德，體現(xiàn)在“忠、信、勤、廉、儉”五個(gè)方面。
(一)忠于職守。作為文秘人員，要忠誠(chéng)于職守、忠誠(chéng)于集體。現(xiàn)實(shí)生活中有這樣的情況，有的同志僅僅對(duì)某個(gè)人忠心，處處偏重某個(gè)人，甚至無(wú)視組織原則和組織紀(jì)律，而搞得領(lǐng)導(dǎo)之間不團(tuán)結(jié)。不可否認(rèn)，由于工作接觸多、興趣相投、性格相近等原因，一個(gè)秘書(shū)人員同哪位領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系緊一點(diǎn)，感情深一點(diǎn)，這很正常。但是在實(shí)施服務(wù)時(shí)，都要盡心盡力;在原則問(wèn)題上，都要一視同仁;在協(xié)調(diào)工作中，都要按規(guī)矩和程序辦事。只有這樣，才不會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的不滿，造成領(lǐng)導(dǎo)之間的隔閡，才不會(huì)出現(xiàn)所謂的“排錯(cuò)隊(duì)”、“跟錯(cuò)人”，領(lǐng)導(dǎo)和組織就會(huì)誠(chéng)心待你、放心用你。
(二)恪守信用。秘書(shū)人員作為決策者和執(zhí)行者間的橋梁，負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)，擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)和在領(lǐng)導(dǎo)之間傳遞工作意見(jiàn)的重要使命。因此，在傳達(dá)指示、傳遞意見(jiàn)、反映情況都要重事實(shí)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。否則就可能影響工作的展開(kāi)，甚至導(dǎo)致重大決策的失誤。秘書(shū)人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說(shuō)明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密。秘書(shū)人員一個(gè)顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多，因此，要求秘書(shū)人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強(qiáng)保密觀念。做到不該看的不看，不該打聽(tīng)的不打聽(tīng)，不該問(wèn)的不問(wèn)。在一般場(chǎng)合避免談?wù)撽P(guān)于工作上的事情。
(三)業(yè)精于勤。眼勤、手勤、腳勤、腦勤。眼勤，就是善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)，由此及彼、由表及里，及時(shí)掌握事情真實(shí)動(dòng)態(tài)，分析利弊，去偽存真，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)有利的依據(jù);手勤，就是要多動(dòng)手，多做事，會(huì)做事，善成事，以一絲不茍、心細(xì)如發(fā)的工作態(tài)度，主動(dòng)拾遺補(bǔ)缺，做到不誤事、不出事、不亂事，進(jìn)而成大事;腳勤，就是要多深入基層，搞調(diào)查研究，抓督查落實(shí)，了解實(shí)情，反映實(shí)際，掌握第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠、實(shí)事求是的依據(jù);腦勤，就是要勤于思考，善于思索，錘煉思維，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)、參好謀、成好事。
(四)廉潔奉公。不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書(shū)人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現(xiàn)，是秘書(shū)人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書(shū)人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報(bào)你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價(jià)交換”。要以整體利益為重，自覺(jué)奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。
(五)儉以養(yǎng)德。秘書(shū)要耐得住寂寞，安得退屈，不慕榮華，寵辱不驚。古人常說(shuō)，良田千頃，一日三餐，廣廈萬(wàn)間，微驅(qū)八尺。做秘書(shū)不能貪得無(wú)厭，更不能夜夜笙歌，花天酒地。要靜以修身，儉以養(yǎng)德，把事業(yè)看得重一些，把名利看得淡一些，把個(gè)人得失看得輕一些。人無(wú)千日好，花無(wú)百日紅，陰晴圓缺，潮漲潮落，秘書(shū)無(wú)論順逆都應(yīng)保持一顆平常之心，不以物喜，不以己悲，固守住做人的底線，千萬(wàn)不能為追名逐利或一念之差而越出藩籬。
現(xiàn)代文秘應(yīng)具備的基本職業(yè)能力素養(yǎng)
良好的職業(yè)道德是秘書(shū)人員在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代得以立足的一個(gè)重要條件，而個(gè)人的職業(yè)能力，則直接影響到工作的質(zhì)量和效率?？梢哉f(shuō)，能力是新時(shí)代秘書(shū)人員邁向成功的保證。
(一)深厚的文字功底。秘書(shū)人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書(shū)人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語(yǔ)法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫(xiě)作規(guī)律。寫(xiě)作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書(shū)人員加強(qiáng)寫(xiě)作實(shí)踐，熟練掌握各類(lèi)公文的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫(xiě)作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。
(二)熟練的操作能力。隨著科技發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，秘書(shū)的傳統(tǒng)工作方式有了根本性的轉(zhuǎn)變，如，信息搜集、整理、傳遞、處理的速度及有效性得到了極大的提高;計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、投影儀、電視會(huì)議系統(tǒng)、圖像編輯軟件、公司局域網(wǎng)等數(shù)字化、智能化、信息化的辦公軟件和硬件的運(yùn)用，不僅提高了秘書(shū)人員的辦事效率，也增強(qiáng)了秘書(shū)人員事務(wù)處理的準(zhǔn)確性，同時(shí)對(duì)秘書(shū)人員的辦公自動(dòng)化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘書(shū)人員掌握最新的辦公室技術(shù)操作系統(tǒng)，為日常工作的處理提供便利化的技術(shù)操作服務(wù)。
(三)較強(qiáng)的組織能力?，F(xiàn)代的秘書(shū)人員，既不是那種整天伏案看文件、寫(xiě)文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書(shū)人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類(lèi)活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無(wú)法把工作搞好。對(duì)此，秘書(shū)人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問(wèn)題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。
(四)良好的溝通能力。秘書(shū)的工作比較復(fù)雜，要相當(dāng)好秘書(shū)這個(gè)角色，就要學(xué)會(huì)處理方方面面的關(guān)系，分析某項(xiàng)工作的相關(guān)因素，解決和處理其相關(guān)方面的事項(xiàng)，以達(dá)到溝通協(xié)調(diào)目的。在各職能部門(mén)之間，通過(guò)秘書(shū)的協(xié)調(diào)，明確職責(zé)、合理分工、相互配合。溝通協(xié)調(diào)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)被協(xié)調(diào)者各方在認(rèn)識(shí)和觀點(diǎn)上的分歧，有時(shí)可能會(huì)相當(dāng)大。溝通協(xié)調(diào)者應(yīng)采取求同存異，在分歧中找共同點(diǎn)，提出雙方能接受的方案，促使溝通協(xié)調(diào)成功。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，更加游刃有余，還會(huì)使一個(gè)企業(yè)的效益在無(wú)形中得到進(jìn)一步提高。
(五)敏捷的應(yīng)變能力。秘書(shū)的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù)，減少外界一般性事物對(duì)上司的干擾，這需要秘書(shū)的隨機(jī)應(yīng)變。在一些正式或非正式場(chǎng)合中，秘書(shū)是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書(shū)默契的配合上司，幫上司打圓場(chǎng)，為領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好的形象和營(yíng)造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系。在面對(duì)一些緊急情況時(shí)，有良好的應(yīng)變能力并能在短時(shí)間內(nèi)作出處理方案，這也是秘書(shū)要具備的非常重要的能力之一。
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