企業(yè)秘書論文范文參考
企業(yè)秘書論文范文參考
企業(yè)秘書在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著服務領導、輔助決策、溝通協(xié)調、督促檢查、中介樞紐等高度復雜的綜合性職能,其工作能力和工作效率在很大程度上影響著企業(yè)決策和管理運行的質量與效率。下文是學習啦小編為大家整理的關于企業(yè)秘書論文范文參考的內容，歡迎大家閱讀參考!
企業(yè)秘書論文范文參考篇1
淺析建筑企業(yè)秘書的服務空間
摘 要： 學習秘書學理論，加強秘書綜合素質，發(fā)展秘書的空間把秘書學應用到實際工作中，提高服務能力。從通曉中文、政治、寫作、進一步對經(jīng)濟、法律、心理學、國家政策、市場動態(tài)。進行學習應用，從中補充行政管理、企業(yè)管理、市場管理、人力資源，領導科學特別是公共關系學等知識，以應付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內外公眾對一個企業(yè)單位的印象和評價。隨著國家對西部的開發(fā)，與世界的市場接軌。
關鍵詞： 提高秘書的素質; 體現(xiàn)服務能力; 快速傳遞信息
秘書學理論知識具備超學科、軟學科、橫斷學科、綜合學科、比較學科，綜合應用提高辦事效率，秘書學的發(fā)展過程中不斷創(chuàng)新，對施工企業(yè)的日常工作進行換位思考，理論與工作實際完全不同，就需要我們進行探索研究，秘書學的主要內容進行改革;1.從偏重辦文辦事，轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策。必須在我們自己的職責范圍內為領導提供準確的決策信息，不是自作主張;2.從收發(fā)傳遞信息，轉變?yōu)榫C合處理信息;處理事務項目員工認可，領導認可，不是走過程;3.從單憑我們的經(jīng)驗主義轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理，理論聯(lián)系實際，及良好的企業(yè)管理制度，科學管理都必須滿足實際要求;4.從被動的服務轉變?yōu)橹鲃臃铡Ｖ鲃臃罩v究效率，服務與企業(yè)，服務與職工、服務是秘書的天職，建筑企業(yè)項目辦公室是公司直接控制傳達信息的窗口，必須快速準確的隨時保持聯(lián)系。秘書要有良好責任心，不卑不亢不斷創(chuàng)新進取，積極樂觀的思想作風。
辦公自動化等網(wǎng)絡熟練的掌握應用。使無紙辦公，節(jié)約成本是從小事做起，多媒體傳遞信息，電子郵件，電子會議等，隨著社會信息化發(fā)展，建筑企業(yè)現(xiàn)場使用網(wǎng)絡化監(jiān)控、以及采用先進的RFID射頻識別技術，對隧道作業(yè)人員定位提高安全管理，結合從事的秘書類型不同，必須提高綜合辦公效率，多媒體的性能，及電子檔案必須具有先進安全的技術和設備。倡導綠色辦公，對辦公設備制定合理的管理制度，科學管理設備的操作、維修、保養(yǎng)。正確的操作方法是必須掌握的基本常識。
公文管理不僅遵循嚴格的公文格式，而且對發(fā)文程序嚴格控制?？刂莆募某绦蛐?，實事求是與時俱進對突發(fā)事件能冷靜快速正確的做出上報負責部門，根據(jù)情況形成書面材料。按領導或組織的意圖進行擬稿，對擬好的初稿進行核查，進一步有負責領導簽寫發(fā)文的具體意見。領導簽發(fā)的文稿形成政力責任。公文正式印制前有辦公室發(fā)文，發(fā)文部門進行復核。嚴格控制文件的發(fā)文字號。各部門發(fā)文必須有領導親自批準，是領導決策的基本資料。建筑企業(yè)項目部辦公室要做好文件處理。提高企業(yè)合同管理的服務職責，簽發(fā)后的公件是直接面向社會的窗口，是代表公司的企業(yè)管理基礎和企業(yè)文化。最終秘書用印登記并應用具體方式發(fā)送傳遞文件，快速傳遞信息，必須嚴格的遵守《新辦法》，秘書不僅要端正思想態(tài)度，而且要確保商業(yè)機密，守口如瓶。提高思想教育意識，發(fā)揮項目黨支部及團支部的優(yōu)勢，做好企業(yè)機密以及人力資源管理。隨著科技快速發(fā)展帶來的人才競爭，不僅擁有人才，而且是具有高素質的人才，守住我們建筑企業(yè)的商業(yè)秘密。必須常抓不懈，企業(yè)機密沒有大小，項目員工在日常工作中無意中就可以泄露企業(yè)機密。秘書有職責保守企業(yè)機密，重要是監(jiān)督教育項目員工提高保守企業(yè)秘密。對合同、財務、辦公室、物資等重要崗位人員加強管理。國際商業(yè)間諜不斷的上升，競爭的日趨激烈，商業(yè)間諜越來越多，而這些人的行為也給各大公司造成了驚人的損失。各項目部各辦公室都有可能隨時泄露企業(yè)機密，小到一句話，大到一張紙;在與外界人士交往中必須具備敏銳的思維維護商業(yè)秘密，辦公室計劃對全體職工進行商業(yè)秘密培訓，思想上固定商業(yè)秘密概念。對職工流動多的項目部，秘書是發(fā)揮自己作用，進行監(jiān)督商業(yè)秘密制度的執(zhí)行過程?？焖賯鬟f信息調動全體職工遵守商業(yè)秘密，充分提高自身的綜合素質。所以面對建筑行業(yè)嚴重形勢，應該從嚴抓起，把涉及到的企業(yè)機密嚴格管理。
受法律保護有技術發(fā)明、新工藝、技術決定、新技術前預設計;經(jīng)營秘密有開拓新市場的計劃措施，物資采購計劃，物資部的材料購買合同、財務狀況。項目部生產(chǎn)成本、利潤、調價方案、項目部招標計劃、人員調動、對外洽談的計劃。項目部必須根據(jù)實際情況準確地具體地規(guī)定項目部的商業(yè)秘密范圍，商業(yè)秘密泄露后會帶來危害，甚至是一場災難。同時把企業(yè)機密與反腐倡廉相結合，泄露企業(yè)機密也是一種腐敗行為，技術秘密的保護與經(jīng)營秘密的保護同等重要，要完善并嚴格執(zhí)行各項保密措施。例如秘密技術圖紙不得超越范圍借用，在對外業(yè)的資料必須嚴格把關?？蛻艚坏馁Y料必須有領導各部門各處室鑒定后方可形成書面材料進行洽談，至少與項目部領導進行討論，嚴禁非管理資料員未經(jīng)批準接觸任何單位資料。在辦公室以及接待室有可能將機密隨時外泄，秘密文件資料、復印件、打字蠟紙，電腦等內存是否清除，傳真機的碳帶、打印機的紙帶不得隨意丟棄，網(wǎng)絡內的技術資料進行保護。對防火墻，殺毒軟件的應用不斷更新?lián)Q代，不得在網(wǎng)絡上傳遞絕密的秘密資料，機密文件傳閱范圍明確。有專人負責傳閱。一旦泄露秘密及時向項目部領導匯報情況。做好機密泄露后的防備預案。加強文件保密期限和及時銷毀文件。
在項目部明確各項商業(yè)秘密保護的期限。執(zhí)行檔案管理過程中將商業(yè)秘密文件單獨建立檔案，建立檔案機構。并對閱讀權限明確。應將涉密文件的閱知范圍控制到最小;絕密文件只允許在保密室等安全的地方進行內部查閱，不得擅自閱讀不應該閱讀的機密文件。項目部的機密性文件復印時必須在項目部進行登記，必須有具體管理責任人批權力范圍內閱，絕對機密級文件不得復制;必須復制的，應經(jīng)企業(yè)法人代表親自當面批準，有項目領導簽字。涉密文件不再需要時必須立即清退或銷毀的審批權即和完善銷毀的記錄。這些工作我們能否完全作到最好;工作不理想該怎么處理，完全有一個自由的空間。舞臺上表演不是說臺詞就固定了，在表演過程中我們完全可以發(fā)揮自己的潛在能力。進行插詞，能否達到最高的藝術效果就看自己的悟性。
控制文件傳閱范圍，兩手抓，“必要才知道”和分割原測，將與有關具體的范圍進行閱知。從不同環(huán)節(jié)，不同部位，相關時行閱知，建立三秘兩不知，將秘密分為三部分進行保存。在執(zhí)行管理制度過程中要嚴格執(zhí)行。在法律上沒有什么領導、職工之分。
商業(yè)間諜，網(wǎng)絡黑客利用現(xiàn)代技術獲取商業(yè)秘密的手段非常多，對于現(xiàn)代企業(yè)的防范是一個不容忽視的重要問題，培訓人員，提高技術防范能力。采用辦公自動化設備;網(wǎng)絡監(jiān)控，有關涉密部位或區(qū)域安裝報警器，電子監(jiān)控系統(tǒng)，實施物理屏蔽，配置高智能防火墻，計算機視頻保護機，磁盤銷磁器，加密安全防范和信息保密措施等，嚴禁將密碼設生日、姓名等，提高安全意識。對項目部的內部郵箱密碼不定期修改，商業(yè)秘密管理對內部人員必須進行培訓，涉及到商業(yè)秘密的人員進行考核，是否具備遵守商業(yè)秘密的素質，從個人的心理進行考核，一個心理素質不健康的人杜絕接近商業(yè)秘密的內容。對涉及到職工個人商業(yè)秘密的拒絕接觸。創(chuàng)造商業(yè)無形的保險柜，守住秘書的商業(yè)秘密，樹立正確的人生觀，加強自身的職業(yè)道德。秘書不僅自己遵守，對項目部所有職工進行監(jiān)督。各部門有負責人監(jiān)督各部門的職工，形成良好的管理制度。
建筑企業(yè)項目部辦公設備，購買要合格，發(fā)放要進行登記編號，責任到人。辦公設備定期保養(yǎng)檢修，對設備損壞的配件即使更換;保證辦公設備不影響工作需求。物資用品必須嚴格管理，保證合格，滿足辦公設備正常應用，杜絕浪費，物品發(fā)放必須登記。對招待物品進行制定方案，接待的等級，對招待費用進行控制。秘
書的勤快熱情嚴肅從不含糊。在人際交往中是否克服個人情緒，感情用事。我們的空間到底有多大，從主觀上是自己，客觀上是項目部的環(huán)境。但是可以發(fā)揮主觀能動性克服客觀原因。我們與路有濃厚的感情，有人說過：人走的多了便是路，自己應該先走那條坎坷小路。
提高文學寫作能力，加強自身的政治文明，物質文明，精神文明，學法懂法，對于《合同法》、《公司法》深刻的理解。樹立正確的人生觀，面對社會的發(fā)展，客觀實際評價自己，嚴格要求自己生活習慣，掌握心理衛(wèi)生知識，克服不良心理因素，對壓抑、自卑、自大、疾妒心、產(chǎn)生的心理挫折，能夠釋放心理壓力的心態(tài)。展現(xiàn)自身的業(yè)余藝術愛好，克服不良的嗜好，用知識戰(zhàn)勝自己。淵博的人文知識濃厚的人文情懷對待工作;保持一個積極樂觀向上的心態(tài);作為秘書要關心到職工的心理活動。在這個浮躁的時代我們不同時代的人肯定有代溝，但是需要我們有一顆善良真誠的心感動別人，在關愛中工作，工作中關愛他人。我們的空間難道不是一個美麗的世界嗎?
秘書以服務領導和廣大職工為主體。為領導服務、為部門服務為施工隊服務、為公司服務，體現(xiàn)良好的服務能力。提高公關禮儀知識，服務當中保障后勤職能。提高服務質量，充分利用項目黨支部、團支部、工會、及項目自行組織集體活動，開展好職工娛樂文化建設。俗話說兵馬未動，糧草先行，首先保證職工基本的生活水平，關心職工領導的吃住行以及困難家庭。對有困難的職工向公司快速傳遞信息，項目部辦公室秘書隨時進行調查職工的意見和建議，保持領導與職工緊密聯(lián)系，周密布局每一環(huán)節(jié)，項目部的物品發(fā)放詳細記錄，發(fā)現(xiàn)物品發(fā)放時少、漏、劣、壞的現(xiàn)象及時地處理。端正態(tài)度服務于領導與職工。人性化管理過中讓職工安心工作。否則不能最大限度創(chuàng)造價值，而且隨著矛盾的發(fā)展可能破壞勞動工具，激化矛盾。致使項目部的工作不能正常運作，項目部的經(jīng)濟損失無法預測，使企業(yè)不斷虧損，乃至我們中鐵七局三公司。督促檢查的職能與領導科學預測→督促實施→信息反饋，第二次決策，形成信息決策循環(huán)應用。秘書從三服務四轉變和有限無窮的服務原則，無窮是具體工作的事務、有大、有小、多、雜。希望別人對你怎么樣，就的你先對別人怎么樣，不管是誰說的，不要忘卻了應該怎樣對待自己的崗位，自己的人生。復雜的人際交往缺少的是誠心。
從通曉中文、政治、寫作、進一步對經(jīng)濟、法律、心理學、國家政策、市場動態(tài)。進行學習應用，從中補充行政管理、企業(yè)管理、市場管理、人力資源，領導科學特別是公共關系學等知識，以應付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內外公眾對一個企業(yè)單位的印象和平價。隨著國家對西部的開發(fā)，與世界的市場接軌。企業(yè)之間樹立自己的企業(yè)文化給客戶留下一個良好的形象，在群眾中打造品牌企業(yè)，一個無形龐大的資產(chǎn)推動企業(yè)高速運轉，為消費者增加了信譽保險，為企業(yè)廣納人才，集中人力打造龍頭企業(yè)。做好免費無價的企業(yè)廣告。共同樹立一個目標，為企業(yè)發(fā)展增加人力資源，增加投資者的信心。秘書實際上所從事的公共關系的職責有為企業(yè)塑造良好的形象。
總之，在發(fā)展我們的空間中用心工作、用心溝通，感悟自己心靈的空間，不怕自己的工作空間小，而是人生的心靈空間變的狹隘，部門公眾之間發(fā)生矛盾用心去化解，加強自身的思想道德，樹立正確的人生觀，工作中踏踏實實，講研理論與實踐進行‘戰(zhàn)爭’，戰(zhàn)勝自己錯誤的思想。工作的事務系統(tǒng)化管理，辦文辦事中注重程序性，合理的應用秘書的思想理論，最終與領導組織保持一致的目標，提高自身的素質奮獻自己的職業(yè)。持之以恒的精神與企業(yè)同行，為項目部的管理制度在執(zhí)行過程中全面貫徹落實。在這個浮躁的時代需要團結心靈的人才，這個時代屬于敢于拼搏，敢于挑戰(zhàn)的我們!
參考文獻：
[1] 劉仲林.現(xiàn)代交叉科學(第四章)[M].杭州：浙江教育出版社，1998(2).
[2] 2000年8月24日因務院發(fā)布2001年1月1日實施《國家行政機關公文處理辦法》簡稱《新辦法》.
企業(yè)秘書論文范文參考篇2
淺論機關秘書和企業(yè)秘書的職能差別
摘 要;本文重點論述的機關秘書和企業(yè)秘書從性質上說均屬于公務秘書。由于我國長期計劃經(jīng)濟體制的影響,政企不分,政府同時掌管國有企業(yè)的局面在過去長期存在,所以政府機關秘書同時也充當著企業(yè)秘書的角色。然而,隨著國有企業(yè)改革的深化,實行政企分開,企業(yè)秘書的獨立地位得以凸顯。探討機關秘書和企業(yè)秘書的職能不僅有利于秘書學的發(fā)展,秘書工作的明晰,也有利于對國企改革的進一步深化和完善。
關鍵詞;秘書;職能;差別
一般而言,對于秘書職能可分為辦公事務輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調輔助三個方面。三個方面既有內容上的區(qū)別又是相互滲透的,其共同的目的都是為領導工作的有效和有序提供輔助與服務,以促進領導工作效率的提高。準確理解和把握機關秘書和企業(yè)秘書的職能及其差異,是深入理解解政府和企業(yè)的關系,已經(jīng)在各自崗位做好秘書工作的前提。
一、在辦公事務輔助職能方面機關秘書和企業(yè)秘書的差異分析
(一)機關秘書和企業(yè)秘書在辦文上的差異
辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運行、整理及保管利用。
機關秘書進行辦文最終大多是以國家政策法規(guī)的形式出現(xiàn)的,是國家行使統(tǒng)治權利的載體和工具,最終目的是實現(xiàn)政府的管理職能。所以,機關秘書的辦文工作體現(xiàn)出強烈的政策性,同時會對整個社會產(chǎn)生強制力(如論是軟強制還是硬強制),其影響將涉及整個社會。然而,企業(yè)秘書的辦文大多是涉及企業(yè)內部運作的過程,其影響力只是在企業(yè)內部有效,同時辦文的內容大多是涉及企業(yè)內部的管理,并不必然與政治掛鉤,因此體現(xiàn)為更多的現(xiàn)實性和實用性。
(二)機關秘書和企業(yè)秘書在辦會上的差異
秘書辦會指的是協(xié)助領導者籌備會議、操辦會務、為會議有序進行和取得預期的會議效果提供服務。由于機關和企業(yè)在職權和性質上差異,其所辦的會議也體現(xiàn)為不同的目的。
機關秘書所辦會議大多是作出決議、發(fā)布決策指令、行使權力等。多數(shù)會議是作為信息的溝通和發(fā)布渠道。機關秘書在傳統(tǒng)上更多的關注會議對政令傳達的準確性以及發(fā)布的效果。然而目前值得注意的是,隨著我國民主化進程的推進,當前機關的管理思路更趨于成熟和民主,在制定決策的過程中更多的引入了公眾參與制度。機關秘書的辦會已經(jīng)不僅僅局限于初期的內部會議或是新聞發(fā)布會、記者招待會等傳統(tǒng)模式,因此,機關秘書的辦會思路也應該與時俱進,改變機關主辦方高高在上的固有模式形成平等議事形式,這期間還要求機關秘書在辦會過程中平等的兼顧各方與會者。企業(yè)秘書的辦會大多是為了溝通、集散信息、形成共識、布置或商洽工作、增強組織凝聚力或是推進工作實現(xiàn)管理目標。企業(yè)秘書大多籌辦和服務經(jīng)理辦公會、董事會、股東會、職工代表會、業(yè)務洽談會等。
(三)機關秘書和企業(yè)秘書在辦事上的差異摘 要;本文重點論述的機關秘書和企業(yè)秘書從性質上說均屬于公務秘書。由于我國長期計劃經(jīng)濟體制的影響,政企不分,政府同時掌管國有企業(yè)的局面在過去長期存在,所以政府機關秘書同時也充當著企業(yè)秘書的角色。然而,隨著國有企業(yè)改革的深化,實行政企分開,企業(yè)秘書的獨立地位得以凸顯。探討機關秘書和企業(yè)秘書的職能不僅有利于秘書學的發(fā)展,秘書工作的明晰,也有利于對國企改革的進一步深化和完善。
關鍵詞;秘書;職能;差別
一般而言,對于秘書職能可分為辦公事務輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調輔助三個方面。三個方面既有內容上的區(qū)別又是相互滲透的,其共同的目的都是為領導工作的有效和有序提供輔助與服務,以促進領導工作效率的提高。準確理解和把握機關秘書和企業(yè)秘書的職能及其差異,是深入理解解政府和企業(yè)的關系,已經(jīng)在各自崗位做好秘書工作的前提。
一、在辦公事務輔助職能方面機關秘書和企業(yè)秘書的差異分析
(一)機關秘書和企業(yè)秘書在辦文上的差異
辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運行、整理及保管利用。
機關秘書進行辦文最終大多是以國家政策法規(guī)的形式出現(xiàn)的,是國家行使統(tǒng)治權利的載體和工具,最終目的是實現(xiàn)政府的管理職能。所以,機關秘書的辦文工作體現(xiàn)出強烈的政策性,同時會對整個社會產(chǎn)生強制力(如論是軟強制還是硬強制),其影響將涉及整個社會。然而,企業(yè)秘書的辦文大多是涉及企業(yè)內部運作的過程,其影響力只是在企業(yè)內部有效,同時辦文的內容大多是涉及企業(yè)內部的管理,并不必然與政治掛鉤,因此體現(xiàn)為更多的現(xiàn)實性和實用性。
(二)機關秘書和企業(yè)秘書在辦會上的差異
秘書辦會指的是協(xié)助領導者籌備會議、操辦會務、為會議有序進行和取得預期的會議效果提供服務。由于機關和企業(yè)在職權和性質上差異,其所辦的會議也體現(xiàn)為不同的目的。
機關秘書所辦會議大多是作出決議、發(fā)布決策指令、行使權力等。多數(shù)會議是作為信息的溝通和發(fā)布渠道。機關秘書在傳統(tǒng)上更多的關注會議對政令傳達的準確性以及發(fā)布的效果。然而目前值得注意的是,隨著我國民主化進程的推進,當前機關的管理思路更趨于成熟和民主,在制定決策的過程中更多的引入了公眾參與制度。機關秘書的辦會已經(jīng)不僅僅局限于初期的內部會議或是新聞發(fā)布會、記者招待會等傳統(tǒng)模式,因此,機關秘書的辦會思路也應該與時俱進,改變機關主辦方高高在上的固有模式形成平等議事形式,這期間還要求機關秘書在辦會過程中平等的兼顧各方與會者。企業(yè)秘書的辦會大多是為了溝通、集散信息、形成共識、布置或商洽工作、增強組織凝聚力或是推進工作實現(xiàn)管理目標。企業(yè)秘書大多籌辦和服務經(jīng)理辦公會、董事會、股東會、職工代表會、業(yè)務洽談會等。
(三)機關秘書和企業(yè)秘書在辦事上的差異
秘書為領導操辦事務的范圍相當廣泛,大體上可分為日常事務、隨機性事務和受權理事三類。
機關秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)出權力的特征。無論是在處理日常事務、隨機性事務還是授權性事務,在負責的職權范圍內起到了主導和信息的控制者的地位。因此,便會催生出腐敗的問題。比如秘書在處理授權性事務的時候,可以利用信息優(yōu)勢,將信息作為資源,從利益相關方收取回報;再如機關秘秘書常常要對領導的來訪、電話和事務等進行擋駕和截留,但機關秘書也可以根據(jù)自己的利益利用它來堵塞信息通道,不讓對自己或與自己有關的不利的信息進入領導的視線。同時,也可利用這種方式來截取信息,將有價值的信息攔截后告知利益相關方,甚至其在中間起協(xié)調和疏通的作用,將單位的利益轉化成個人的利益。近年暴露出來的多起機關秘書腐敗案件,值得人們警醒。
企業(yè)秘書在辦事方面跟多的時間花在處理日常性事務上。秘書每天都要操辦的事務,如整理領導辦公室,保證領導辦公不受干擾,處理公務電話,收發(fā)、傳遞領導閱知,根據(jù)領導工作需要協(xié)助領導安排工作日程并做好準備,整理機關內務,值班事務、內外溝通和來客接待工作等。企業(yè)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)為分內工作的按時、按量完成。
二、在參謀職能輔助職能方面機關秘書和企業(yè)秘書的差異分析
秘書人員自始就被稱為領導者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中,秘書對領導工作輔助的方式、內容等雖然一直處于變化發(fā)展中,但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分,而且隨著社會的發(fā)展,領導者對其秘書參謀智能輔助的需要越來越強烈。
在當代社會,大凡事業(yè)有成的機關領導者身邊,都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。機關秘書在某種程度上充當了領導顧問的角色。秘書因其近身性和領導建立了彼此信任的關系,同時由于秘書工作需要溝通各方面的關系,接觸和處理大量的信息,所以其看問題的角度更加全面,加之某方面的專業(yè)技能,更能為領導提供有價值的參考意見。機關秘書在參謀決策方面更多的體現(xiàn)為幫助領導從多個角度分析問題以及提供可行性的建議。
三、在管理協(xié)調輔助職能方面機關秘書和企業(yè)秘書的差異分析
在現(xiàn)代管理實踐中,由于環(huán)境條件的變化、認知水平的差異、資源狀況的不同、利益配置的問題或工作上出現(xiàn)的各種失誤等,往往使組織協(xié)同配合的有序運轉出現(xiàn)種種失調和矛盾。為了化解失調和矛盾,現(xiàn)代領導者特別重視管理協(xié)調,除了在各職能管理方面強化協(xié)調功能外,還要求秘書工作加強對管理協(xié)調的輔助。
機關秘書對管理協(xié)調的輔助,主要體現(xiàn)在督促檢查、信訪事務等方面。機關在工作中要輔助領導對不同部門進行協(xié)調管理,同時接待和協(xié)調不同社會群體之間的關系。企業(yè)秘書的管理協(xié)調輔助職能主要體現(xiàn)在對領導活動安排及隨機調處矛盾等方面。為了保證領導合理而高效的利用和分配時間,企業(yè)秘書承擔著對領導時間的管理和規(guī)劃者,同時為了保證領導能夠有充分的時間和精力去處理最為重要的問題,企業(yè)秘書還需對隨機發(fā)生沖突和矛盾進行調處和化解,保證企業(yè)各項工作有序開展。
四、機關秘書與企業(yè)秘書職能未來的發(fā)展趨勢
隨著當前經(jīng)濟全球化和一體化的進程,以及我國國企改革的進一步深化,機關秘書與企業(yè)秘書在職能上將呈現(xiàn)出更為復雜的關系,二者在職能上呈現(xiàn)出分化與融合的可能性
時代為機關秘書和企業(yè)秘書設置了不同的職能背景,機關和企業(yè)又為秘書提出了各異的職能目標。那些原來在機關和企業(yè)秘書職能中共有的內容,會在今后產(chǎn)生分化,那些已經(jīng)粗略分化了的東西今后可能趨向細致分化。機關秘書與企業(yè)秘書做的都是秘書性工作,因此,兩者又有較厚實的相互融合、容納的基礎。兩類秘書通過客觀的職業(yè)性交流、交往以及主觀的互相學習,必將帶來對秘書管理職能的新認知,在互相知曉職能差異性的同時也會清楚雙方融合的切入點,使差異性成為自我提升和向對方學習的一種動力來源。
參考文獻:
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[2] 廖金澤.秘書參考/中國秘書大全[M].上海:海天出版社,2004.
[3] 徐勇.基層秘書工作實務[M].湖北:湖北科學技術出版社2008.
[4] 李化德.現(xiàn)代秘書學[M].北京:法律出版社,2002.
秘書為領導操辦事務的范圍相當廣泛,大體上可分為日常事務、隨機性事務和受權理事三類。
機關秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)出權力的特征。無論是在處理日常事務、隨機性事務還是授權性事務,在負責的職權范圍內起到了主導和信息的控制者的地位。因此,便會催生出腐敗的問題。比如秘書在處理授權性事務的時候,可以利用信息優(yōu)勢,將信息作為資源,從利益相關方收取回報;再如機關秘秘書常常要對領導的來訪、電話和事務等進行擋駕和截留,但機關秘書也可以根據(jù)自己的利益利用它來堵塞信息通道,不讓對自己或與自己有關的不利的信息進入領導的視線。同時,也可利用這種方式來截取信息,將有價值的信息攔截后告知利益相關方,甚至其在中間起協(xié)調和疏通的作用,將單位的利益轉化成個人的利益。近年暴露出來的多起機關秘書腐敗案件,值得人們警醒。
企業(yè)秘書在辦事方面跟多的時間花在處理日常性事務上。秘書每天都要操辦的事務,如整理領導辦公室,保證領導辦公不受干擾,處理公務電話,收發(fā)、傳遞領導閱知,根據(jù)領導工作需要協(xié)助領導安排工作日程并做好準備,整理機關內務,值班事務、內外溝通和來客接待工作等。企業(yè)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)為分內工作的按時、按量完成。
二、在參謀職能輔助職能方面機關秘書和企業(yè)秘書的差異分析
秘書人員自始就被稱為領導者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中,秘書對領導工作輔助的方式、內容等雖然一直處于變化發(fā)展中,但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分,而且隨著社會的發(fā)展,領導者對其秘書參謀智能輔助的需要越來越強烈。
在當代社會,大凡事業(yè)有成的機關領導者身邊,都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。機關秘書在某種程度上充當了領導顧問的角色。秘書因其近身性和領導建立了彼此信任的關系,同時由于秘書工作需要溝通各方面的關系,接觸和處理大量的信息,所以其看問題的角度更加全面,加之某方面的專業(yè)技能,更能為領導提供有價值的參考意見。機關秘書在參謀決策方面更多的體現(xiàn)為幫助領導從多個角度分析問題以及提供可行性的建議。
三、在管理協(xié)調輔助職能方面機關秘書和企業(yè)秘書的差異分析
在現(xiàn)代管理實踐中,由于環(huán)境條件的變化、認知水平的差異、資源狀況的不同、利益配置的問題或工作上出現(xiàn)的各種失誤等,往往使組織協(xié)同配合的有序運轉出現(xiàn)種種失調和矛盾。為了化解失調和矛盾,現(xiàn)代領導者特別重視管理協(xié)調,除了在各職能管理方面強化協(xié)調功能外,還要求秘書工作加強對管理協(xié)調的輔助。
機關秘書對管理協(xié)調的輔助,主要體現(xiàn)在督促檢查、信訪事務等方面。機關在工作中要輔助領導對不同部門進行協(xié)調管理,同時接待和協(xié)調不同社會群體之間的關系。企業(yè)秘書的管理協(xié)調輔助職能主要體現(xiàn)在對領導活動安排及隨機調處矛盾等方面。為了保證領導合理而高效的利用和分配時間,企業(yè)秘書承擔著對領導時間的管理和規(guī)劃者,同時為了保證領導能夠有充分的時間和精力去處理最為重要的問題,企業(yè)秘書還需對隨機發(fā)生沖突和矛盾進行調處和化解,保證企業(yè)各項工作有序開展。
四、機關秘書與企業(yè)秘書職能未來的發(fā)展趨勢
隨著當前經(jīng)濟全球化和一體化的進程,以及我國國企改革的進一步深化,機關秘書與企業(yè)秘書在職能上將呈現(xiàn)出更為復雜的關系,二者在職能上呈現(xiàn)出分化與融合的可能性
時代為機關秘書和企業(yè)秘書設置了不同的職能背景,機關和企業(yè)又為秘書提出了各異的職能目標。那些原來在機關和企業(yè)秘書職能中共有的內容,會在今后產(chǎn)生分化,那些已經(jīng)粗略分化了的東西今后可能趨向細致分化。機關秘書與企業(yè)秘書做的都是秘書性工作,因此,兩者又有較厚實的相互融合、容納的基礎。兩類秘書通過客觀的職業(yè)性交流、交往以及主觀的互相學習,必將帶來對秘書管理職能的新認知,在互相知曉職能差異性的同時也會清楚雙方融合的切入點,使差異性成為自我提升和向對方學習的一種動力來源。
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