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什么是有效的時(shí)間管理

時(shí)間: 東艷656 分享

  有效的時(shí)間管理會帶給我們更多的自由,減少工作和生活帶給我們的壓力。那么,什么是有效的時(shí)間管理?

  有效使用時(shí)間碎片

  你會發(fā)現(xiàn)每天有很多時(shí)間在不經(jīng)意中流失掉了,例如等車、排隊(duì)、走路,刷朋友圈等。然而這些碎片時(shí)間卻被很多成功的繁忙人士利用起來。

  去年我選了一個(gè)非洲設(shè)計(jì)課,帶這個(gè)課的老師是NLE事務(wù)所的創(chuàng)始人加負(fù)責(zé)人Kunle Adeyemi。他在OMA事務(wù)所(全世界頂級建筑設(shè)計(jì)事務(wù)所,CCTV就是出自O(shè)MA之手)干了十年,以前是專門負(fù)責(zé)亞太地區(qū)的項(xiàng)目總監(jiān)。這門課有一周的時(shí)間在坦桑尼亞考察,他專門從荷蘭飛過來指導(dǎo)我們。白天和我們一起在城市里面考察,晚上他還要和當(dāng)?shù)氐睦蠋熂皩W(xué)生一起聚會交流。這一周里,他除了在坦桑尼亞教學(xué),還在正常的運(yùn)作自己的事務(wù)所。我們都很驚訝為什么和他整天在一起,他所有的電子郵件卻都可以及時(shí)回答?設(shè)計(jì)方案都可以及時(shí)處理?后來我們發(fā)現(xiàn),當(dāng)其他人在飛機(jī)上、汽車上聊天、耍手機(jī)、聽音樂和發(fā)呆的時(shí)候,他就把工作上的電子郵件全回了。

  小貼士:無論自己忙還是不忙,都可以把能利用時(shí)間碎片做的事先準(zhǔn)備好,一遇到零散的時(shí)間就可以拿出來做。

  有時(shí)間規(guī)劃的分心

  每個(gè)人精力最集中的時(shí)間會有所不同,有的人是早上,有的人是下午,有的人是晚上。人需要在精力最集中的時(shí)候做需要思考的事情,比如思考自己設(shè)計(jì)項(xiàng)目的概念,復(fù)習(xí)考試,自學(xué)新的軟件。在其余時(shí)間做不需要精力高度集中的,比如重復(fù)性質(zhì)的畫圖,一些枯燥的建模工作等。

  每個(gè)人都希望以積極的方式開始一天,而不是被動的。所以早上起來,千萬別馬上開始回郵件,刷朋友圈??墒?9%的人都不可避免的在工作開始的時(shí)候就檢查email,看朋友圈或者訂閱號的文章。

  小貼士:社交網(wǎng)絡(luò)瞥一眼,但別陷在那些無關(guān)緊要的事情里

  時(shí)間管理就是要找到自己的優(yōu)先級,若顛倒順序,一堆瑣事占滿了時(shí)間,重要的事情就沒有時(shí)間做了。倒是可以在精力不太集中,做重復(fù)枯燥工作的間隙,用刷朋友圈、讀微信文章來調(diào)劑大腦。

  要事為先

  沒有計(jì)劃,就不能聰明地使用時(shí)間。如果不想早上的第一件事就讓你喘不過氣,整個(gè)一天都被壓抑著,可以提前看看要做事項(xiàng)的列表和日歷,挑出最重要的、當(dāng)天一定要做完的幾件事先做。這樣可以避免錯(cuò)過任何截止日期,給自己帶來不必要的緊張,也避免慌張破壞了好幾天的情緒和工作效率。

  小貼士:在工作和生活中每天都有干不完的事。唯一能夠做的就是分清事情的輕重緩急,才有可能加強(qiáng)執(zhí)行力和效率。

  每天除了辦又急又重要的事情外,一定要注意不要成為一些瑣碎的急事的奴隸。對一些急但是不重要的事情,你要學(xué)會放棄,要能對人、對事、和對一些機(jī)會說 “不”,這樣才是真正珍視自己的時(shí)間。

  多年來,我的習(xí)慣是頭一天晚上在睡覺之前,想一想第二天要做什么,什么東西最重要,必須要完成,大致每一項(xiàng)需要預(yù)留多少時(shí)間,然后把重要的事情羅列到備忘錄上面。對于近期的幾個(gè)重要截止時(shí)間,我會早早地記錄到備忘錄上,提前幾天就能醒目地看到什么東西快要截止了。這樣心里會有個(gè)底,會讓自己對第二天甚至是未來幾天更有信心,也能在很大的工作量和壓力之下,睡個(gè)好覺,保證第二天能夠全力以赴,高效地完成自己計(jì)劃安排的事情。

  宏觀計(jì)劃

  若你不知道要去哪兒,你不可能到達(dá)目的地,或者目的地會遠(yuǎn)遠(yuǎn)偏離最初的想法。通常高效或執(zhí)行力強(qiáng)的人,會經(jīng)常思考他們做的事情應(yīng)該朝哪兒發(fā)展,幾個(gè)月前制定的目標(biāo)符不符合現(xiàn)在的實(shí)際情況。在制定目標(biāo)時(shí)候,不要花太多時(shí)間在一些比較瑣碎的問題上。有了戰(zhàn)略目標(biāo)就可以開始行動了,過多的糾結(jié)于細(xì)小的問題,只會沉溺在焦慮或者恐懼的情緒里,遲遲不敢往前邁步。

  2012年我拿到了康奈爾建筑系的錄取,可是實(shí)在沒有錢去,只能把學(xué)校的錄取延期了一年,在國內(nèi)預(yù)留了一年半的時(shí)間掙學(xué)費(fèi)。那個(gè)時(shí)候真的是挺拼的,每個(gè)月平均下來要講200多個(gè)小時(shí)的課,在一年半結(jié)束的時(shí)候,我算了算,存下的錢能支撐我兩年的學(xué)業(yè)。第三年的學(xué)費(fèi)哪里來呢?我當(dāng)時(shí)決定先去美國,今后的路走一步看一步;如果入學(xué)的時(shí)間再往后延,可能我就不會再有勇氣去深造了。后來,我用了兩個(gè)暑假繼續(xù)賺學(xué)費(fèi),最后一年拿到助教的機(jī)會,學(xué)費(fèi)的問題迎刃而解。

  做設(shè)計(jì)和作品集也一樣,要對作品集做一個(gè)整體規(guī)劃,想好作品集的整體呈現(xiàn)效果。每一個(gè)作品和項(xiàng)目要有一個(gè)側(cè)重點(diǎn),想表達(dá)什么,要清楚。特別是在時(shí)間壓力之下,應(yīng)該提前去完成那些有助于表達(dá)主題的圖像,而不是去糾結(jié)于其他圖像的細(xì)節(jié)。

  及時(shí)的再評估

  無論是工作學(xué)習(xí)還是做設(shè)計(jì)項(xiàng)目,大多數(shù)的人開始時(shí)是一頭扎進(jìn)去,一味地做。其實(shí)在高壓力下或者截止日期前,為了及時(shí)完成任務(wù),更需要的是提前列出重要的事情,經(jīng)常看看整體目標(biāo),根據(jù)全局變化調(diào)整自己的時(shí)間。

  比如,在期中和期末評圖之前(建筑系的期中和期末評圖相當(dāng)于一般大學(xué)的期中和期末考試),我經(jīng)常在評圖前兩天發(fā)現(xiàn)時(shí)間不夠用,完不成給自己定下的圖像數(shù)目的目標(biāo),一般都是因?yàn)樽约喊涯繕?biāo)定得太高了。這時(shí)候要做出適當(dāng)?shù)耐讌f(xié):首先完成對主題表達(dá)有幫助的圖像,將那些錦上添花的排后,沒有時(shí)間就直接放棄。人的目標(biāo)通常會比自己能夠達(dá)到的位置高一點(diǎn)。這時(shí)候,認(rèn)清自己的真實(shí)處境十分重要,給自己一個(gè)客觀公正的評價(jià),就會很快的消除完不成任務(wù)的恐懼感和焦慮感。

  小貼士:在緊迫的時(shí)間下,迅速拿出一個(gè)可行的時(shí)間計(jì)劃,全力以赴。

  如此一來,不僅克服了時(shí)間的問題,也保持了一個(gè)平和的心態(tài),否則只會被完不成任務(wù)的恐懼困擾著,心神不寧,更不用提“高效”二字了。

  平衡工作和生活

  劃清工作和生活的界限:學(xué)習(xí)工作再忙,對家人和朋友做出承諾后,一定要做到。我們在社會上是需要人情和人脈的,特別是走出大學(xué)校園之后。所以需要定期和家人聚在一起,不時(shí)的與朋友聚會,維系關(guān)系。

  給自己留出時(shí)間和自由:再忙也要學(xué)會擠出時(shí)間給自己,或者利用時(shí)間碎片保持自己的興趣愛好。時(shí)間不是每一分鐘都一樣的,有的時(shí)候需要全神貫注做重要的工作,有的時(shí)候可以用休息來平衡。如果一直長時(shí)間全神貫注地工作,人是會累垮的??梢栽缟匣蛲砩铣橐稽c(diǎn)時(shí)間來健身,放假的時(shí)候嘗試放下學(xué)習(xí)和工作,出去旅行。學(xué)習(xí)是一輩子都學(xué)不完的,工作也一輩子都做不完,給自己留點(diǎn)空間和自由,邊進(jìn)步邊享受。

  關(guān)于時(shí)間的一點(diǎn)心得

  好的時(shí)間管理會帶給我們更多的自由,減少工作和生活帶給我們的壓力。人永遠(yuǎn)都無法避免“缺少時(shí)間”。在設(shè)計(jì)的領(lǐng)域,我經(jīng)常聽到一些大師們說“你的設(shè)計(jì)和工作是永遠(yuǎn)停不下來的。你唯一可以停下來的時(shí)候,是你沒有時(shí)間了。”這折射出很多領(lǐng)域的現(xiàn)象。如果我們把一生的時(shí)間當(dāng)成整體來看,做到下一次的“沒有時(shí)間”比上一次的“沒有時(shí)間”更好,這樣人生的曲線就是一直往上,永遠(yuǎn)在進(jìn)步,心態(tài)也更加容易平和及滿足。

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