公司檔案室管理制度匯編
為提高公司的檔案管理水平，更有效地保護和利用檔案，公司需要制定并實施相應的檔案管理制度。學習啦小編為你帶來了公司檔案室的相應管理制度，一起來了解一下吧。
公司檔案室管理制度篇一
一、非檔案管理人員未經(jīng)許可，不準擅自進入檔案室，并禁止操作玩耍電腦。
二、查閱檔案資料時，必須經(jīng)礦長、總工允許，憑準閱證履行登記手續(xù)，并在指定地點閱覽，閱覽完畢立即歸還。
三、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙、點火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、經(jīng)常檢查檔案資料的保存情況，如發(fā)現(xiàn)損壞、霉變、蟲蛀，立即采取治理修復措施。
五、離開檔案室時，必須檢查好門、窗，加強防范措施，妥善保管檔案室鑰匙，同時把電源關掉，以免把電腦、打印機、復印機損壞。
六、檔案室應保持清潔衛(wèi)生，通風干燥，擺放物品整齊有序，不得亂堆亂放。
檔案保管制度
一、為了充分發(fā)揮檔案的利用率，入檔時必須做到材料齊全、字跡清晰，裝訂結實、整齊、規(guī)范、排列有序。
二、對屬永久、長期保存的檔案，發(fā)現(xiàn)有破損，做到反復修復，保證檔案的完好性。
三、嚴格執(zhí)行檔案借閱、保密等制度，防止人為散失、泄密和損缺，確保檔案的完整安全。
四、為了便于查找和利用，做好檔案分門別類、系統(tǒng)存放、集中統(tǒng)一管理工作，文件資料要有目錄、有索引，以方便查找。
五、落實各項措施，切實做好檔案的防潮、放火、防塵、防蛀工作。
檔案借閱制度
一、凡查閱檔案，必須辦理借閱登記手續(xù)，(必須經(jīng)礦長或總工及辦公室主任批準)閱后直接面還保管人員。
二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信并辦理登記手續(xù)，在檔案室查閱，不得借出室外。
三、查閱檔案資料時，不準在檔案資料上劃線、圈注、涂改、污損、拆頁和拆卷。
四、檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經(jīng)有關領導批準，方可借閱復印檔案材料。
公司檔案室管理制度篇二
第一條：檔案接收制度
1、定期收集各項目監(jiān)理部在工程施工過程中形成的具有保存價值，經(jīng)過整理立卷的不同載體的文件資料;
2、檔案室要對各項目監(jiān)理部的立卷歸檔工作加強監(jiān)督、檢查和指導;
3、接收歸檔的案卷必須保證質量，應符合下列要求：=548;
應歸檔的文件材料齊全、完整;
文件應按公司檔案管理的要求，并結合工程實際情況合理整理、立卷;=548;
歸檔的文件材料應按照工程建設程序以時間和專業(yè)等分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用;
4、接收檔案的時間和手續(xù)=548;
工程項目竣工后一個月內(nèi)，監(jiān)理項目部將竣工資料整理完畢后填寫檔案移交清單(一式兩份)，寫明案卷標題、案卷數(shù)量及移交時間，交所屬工程部檢查審核;=548;
工程部審核合格后在檔案移交清單上簽字，同竣工資料一齊交總師室檔案管理人員驗收。=548;
總師室檔案管理人員驗收合格后，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫房。
第二條檔案的管理制度
1、按照檔案形成的特點，保持檔案之間的連續(xù)性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實的反映工程建設的全過程，如實體現(xiàn)項目監(jiān)理部的工作情況，便于查閱和檢查。
2、對接收檔案進一步系統(tǒng)化管理，主要是：=548;
對所接收的檔案進行嚴格檢查，包括各案卷是否完整，分類是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全;=548;
對歸檔的檔案進行電子信息化管理，便于查詢和調(diào)閱;=548;
定期對歸檔檔案進行清理，對超過10年的項目監(jiān)理資料移交丹利庫房保存，對超過20年的項目監(jiān)理資料在征得總師室領導同意后銷毀。
第三條檔案保管制度
1、檔案庫房需保持適宜的溫度，并配備滅火器。庫房內(nèi)嚴禁吸煙，消除一切火災隱患。
2、對庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時檢修，防止短路引起火災。
3、檔案入庫前要進行檢查。被蟲咬蝕的檔案不能入庫。庫房內(nèi)要定期投放防蟲藥，并勤于檢查。
4、檔案管理人員進出庫房時要關燈，鎖好庫房門。
5、檔案庫要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。
6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一項目資料統(tǒng)一存放的要求入庫。
7、庫房柜要編制順序號，應有檔案資料存放的示意圖。
第四條檔案的統(tǒng)計制度
1、認真做好檔案資料數(shù)量的統(tǒng)計。以原始記錄為依據(jù)，做到準確可靠。
2、建立健全歸檔資料的電子臺帳，掌握檔案的入庫、出庫、銷毀等相關信息，不斷提高檔案的管理水平。
第五條檔案的保密制度
1、檔案管理人員要認真做好庫房的安全保衛(wèi)和保密，非本部門人員未經(jīng)同意，不得進入庫房。
2、檔案資料一般不準外借，必要時可摘錄，必須復印時須經(jīng)總師室同意并登記備案。凡需復制保密檔案材料須經(jīng)總師室領導批準后方可復制。
3、如遇所借檔案丟失，須及時通知總師室，并寫明情況以便及時處理。
4、檔案管理人員應維護檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全為準則，做到不失密、不泄密。
第六條檔案的銷毀制度
1、對已期滿的檔案材料列出檔案銷毀清單，經(jīng)公司及總師室領導確認后進行銷毀。
2、執(zhí)行銷毀時，指定專人負責，監(jiān)督銷毀，并且銷毀記錄上至少有兩人以上的簽名。
公司檔案室管理制度篇三
一、總則
1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。
二、檔案管理機構的設置及基本要求
(一)檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學技術、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，辦公室負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。
3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。
(二)各部門資料管理
1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
三、檔案分類
(一)檔案質量
1、檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。
5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。
(二)立檔
1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷;跨年度會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷;跨年度總結放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后;內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
(三)分類
1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。(如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等)。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
(1)證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等;
(2)文件類：分外來文件和內(nèi)部文件;
(3)制度類：管理制度匯編;
(4)合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。
(5)計劃總結類：分年度計劃及總結等;
(6)會議紀要類：辦公例會紀要等
(五)檔案編號
1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
(一)歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
(二)歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。
公司檔案室管理制度篇四
檔案管理人員崗位責任制
(一)檔案員必須熱愛檔案工作，具有較高的政治覺悟。并具備高中以上文化程度和一定業(yè)務能力。
(二)認真學習、宣傳、貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，執(zhí)行檔案業(yè)務建設規(guī)范和規(guī)章制度，切實搞好檔案的管理、保護和利用。
(三)檔案管理人員應參加工程竣工驗收、設備開箱，做好工程建設和設備文件材料的收集、整理、歸檔，保證基建、設備檔案的完整與齊全。
(四)集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案，做好本單位檔案的收集、整理、鑒定、編目、編纂等項工作，為檔案的利用打下良好基礎。
(五)加強檔案保管工作，做好以防火、防潮、防高溫、防盜、防蟲為主的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
(六)嚴守檔案機密，防止檔案丟失及失、泄密。
(七)執(zhí)行檔案的利用借閱制度，積極開發(fā)檔案信息資源，為本單位兩個文明建設服務。
(八)工作調(diào)動時，應及時做好檔案及檔案工作的交接手續(xù)。
文件材料歸檔制度
(一)歸檔范圍：
1、凡本單位在各種工作活動中形成的，具有查考利用價 值的文字、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄均屬歸檔范圍具體可分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案和專門檔案等門類。
2、屬歸檔范圍的文件材料，任何個人不得據(jù)為己有。
3、反映本單位歷史面貌的大事記、報刊、雜志及其剪報等資料，也應歸檔。
(二)歸檔時間：
1、文書檔案：應于工作結束后及時移交檔案管理人員。由檔案員于次年上半年統(tǒng)一立卷歸檔。
2、會計檔案：年度會
計檔案應由本村財會人員按規(guī)定及時整理，并于次年向檔案室移交。
3、科技檔案：基建檔案應以工程項目為單位，竣工驗收后立即歸檔;設備檔案應于購買開箱后及時歸檔。
4、聲像檔案：可采用隨時歸檔的方法，不定期向檔案管理人員移交歸檔。
5、專門檔案：按專門檔案管理有關規(guī)定的時間進行歸檔。
(三)歸檔要求
1、歸檔的文件材料必須完整、準確、齊全。
2、每一會議、專題、事件、項目、課題的文件材料應分別集中立卷。本級重要文件及其上級、同級直接針對性的文件應合一立卷，永久保存;其他文件則分級立卷，長期或短期保存。
3、歸檔文件材料要求紙張完好，字跡清楚，不得使用鉛筆、圓珠筆或復寫紙書寫。
4、文書檔案、科技檔案、聲像檔案、專門檔案由檔案員按規(guī)范進行收集、整理、立卷、歸檔，并編寫案卷目錄及全引目錄;會計檔案由財會人員整理完畢后填寫案卷目錄一式二份，其中一份與會計檔案一并向檔案室移交，并辦理移交手續(xù)。
檔案保管制度
(一)本單位形成的各種門類、載體的檔案，由檔案室集中統(tǒng)一管理。
(二)檔案管理人員對所保管的檔案要登記造冊，分門別類存放，并定期清點，防止丟失。
(三)加強檔案庫房、箱柜的管理，按照防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染、防塵等“八防”要求，確保檔案的完整安全。
(四)檔案管理人員必須嚴格遵守國家保密法規(guī)，防止檔案失落、泄密事故的發(fā)生。
(五)做好登記及統(tǒng)計工作。對檔案的收進、移出。保管、利用等情況進行完整、系統(tǒng)的登記和準確的統(tǒng)計。
(六)對超過保管期限的檔案，須按規(guī)定程序進行鑒定、銷毀。嚴禁擅自銷毀。
(七)檔案室由檔案員專人保管。檔案員請假外出時，須由領導指定代管人員。檔案員工作調(diào)動時，須辦理移交手續(xù)。
檔案利用、借閱制度
(一)檔案管理人員要編制檔案的檢索工具，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。
(二)檔案管理人員要積極主動提供檔案信息，為兩個文明建設服務。
(三)本單位檔案原則上只供本單位查閱利用，外單位因工作需要查閱利用，須經(jīng)有關領導同意。
(四)借閱檔案必須說明查閱目的，并按規(guī)定先填寫“檔案借閱登記簿”的有關欄目。
(五)查閱檔案時，要愛護檔案。嚴禁在檔案上任意勾劃、拆卷、撕頁、涂改，確保檔案的原貌與安全。
(六)查閱時，一般只搞有關檔案內(nèi)容，若需復印，須經(jīng)檔案管理人員同意，并不得超出查閱范圍。
(七)檔案一般不外借，若特殊情況需外借，須經(jīng)分管領導批準，并保證定期、完整歸還。
檔案鑒定制度
(一)根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《機關檔案工作條例》的精神，認真地進行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精煉又完整，更好地發(fā)揮檔案的作用。
(二)根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定，作為鑒定檔案保存價值的標準。結合本單位檔案的實際情況，對到期的檔案進行鑒定，確定存毀。
(三)鑒定工作在鑒定小級領導下定期進行，以保證檔案鑒定工作的質量。
(四)采取直接鑒定法對檔案進行逐份鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，分別填寫檔案留存和銷毀消冊，注明鑒定日期，由鑒定人員簽名。
(五)凡要銷毀的檔案，都必須經(jīng)鑒定小組審查提出意見，連同銷毀清冊一并報批。方能銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
(六)要銷毀的檔案，應另行妥善保管，采取“緩期執(zhí)行、以觀后效”的辦法。觀察一個時期，經(jīng)實踐證明確無保存價值后再銷毀。銷毀時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，指定二人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。
檔案保密制度
(一)檔案室應由專人管理，其他人未征得管理人員同意，不得隨意進入。
(二)檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行《保密法》，嚴守黨和國家有關 工作規(guī)定，嚴禁泄露檔案材料中的秘密。
(三)借閱檔案必須登記，外單位人員查閱本單位檔案必須持組織介紹信。無特殊原因，檔案一般不外借。
(四)經(jīng)鑒定，批準銷毀的檔案材料，應按規(guī)定程序銷毀，不得當廢品處理。
(五)檔案員要嚴守崗位，外出時須保存好檔案資料，關好庫房門窗。
(六)檔案員一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應及時向領導和有關部門報告，及時采取措施，并追究有關人員責任。
檔案室管理制度
1、按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。
2、保持檔案室清潔、干燥和衛(wèi)生，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。
3、嚴格執(zhí)行安全制度，檔案室內(nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險物品，經(jīng)常檢查檔案室消防器材。
4、非經(jīng)允許，外人不得隨便進入檔案室。
5、管理人員做到人走加鎖、關窗，妥善保管檔案室鑰匙，確保檔案室安全。
6、熟悉檔案室情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。對已破損和字跡退色的檔案，應及時復制。
7、有檔案室溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進行分析，制定管理計劃。
8、未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出檔案室，更不準私自摘抄、外傳，要嚴格遵守保密制度。
9、進檔案室查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩，不得抽煙。查閱人要愛護檔案，不得撕頁、涂改，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負全部責任。
看過公司檔案室管理制度的人還會看：
4.檔案管理工作計劃
5.檔案室管理制度