酒店采購流程管理制度有哪些
采購是酒店管理的重要環(huán)節(jié)，采購流程需要具體的管理制度。現(xiàn)在就跟著學習啦小編一起來了解一下酒店采購流程管理制度吧。
酒店采購流程管理制度
1、為搞好酒店的采購工作，保證優(yōu)質廉價的供應，確保經(jīng)濟指標的完成，以及防止一些不良傾向的發(fā)生，特制定本制度。
2、財務部是酒店采購工作的專業(yè)部門，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買，其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權，未經(jīng)同意不得擅自采購。
3、所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規(guī)。
4、相關人員在采購、收貨的過程中，必須遵守商業(yè)道德，努力提高業(yè)務水平，適應市場經(jīng)濟的發(fā)展要求;講究文明禮貌，遵紀守法;以酒店利益為主，相互監(jiān)督，相互配合，共同把關。
一、采購項目的申請
1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。
2. 庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。
二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買
1.經(jīng)確認實屬必要購買項目，必須由庫房或使用部門填寫申購單，經(jīng)部門負責人、庫管員、分管領導簽字，經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。
2.酒店所需商品由財務部負責安排采購;
3.采購員應按照申購項目進行采購，如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后，應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應，可直接聯(lián)系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業(yè)務洽談，經(jīng)過對比、篩選，并報有關人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購，但要做好采購監(jiān)督工作。
4.供應商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有，任何部門或人員不得占為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目，申購部門需要作詳細的說明或提供樣 品，供應商報價時必須提供樣品或有關資料，經(jīng)部門負責人及有關人員同意后方可辦理采購。
6.財務部對內要主動與部門保持密切聯(lián)系，樹立服務意識， 熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經(jīng)常做好市場調查研究，掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質優(yōu)價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購項目擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合，對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部，由其選定質優(yōu)價廉服務好的供應商。
8.確屬疑難采購項目，財務部應及時與使用部門進行溝通，研究對策，必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報，不得拖延誤事。
9.所有采購項目依據(jù)有效申購單由財務部安排采購員統(tǒng)一購買，其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。
三、采購項目的驗收
1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系，由庫房根據(jù)申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對于不符合采購申請表的采購，庫房人員有權拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后，庫管員應開立入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應商辦理結算。
3.庫房在驗貨過程中對項目質量、規(guī)格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4.在驗收過程中庫房或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調解決。
四、采購項目的結算
1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元，超過1000元的必須辦理轉賬結算;必須辦理現(xiàn)金結算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。
2.供應商結算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結算，超過2000元的必須辦理轉賬結算。
3.辦理結算時，必須按照報賬程序填好報銷單，經(jīng)財務部審核、分管領導簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結算。
酒店采購管理制度及工作流程
一、采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.
二、采購部工作基本要求
1.所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質須保持一慣穩(wěn)定
4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷。
酒店采購程序
1、目的
制定采購工作規(guī)范，確保酒店采購的物質或服務符合要求。
2、適用范圍
適用于本酒店提供產(chǎn)品的供方和本酒店服務及服務進程中所需物質的全部采購活動。
3、職責
3.1財務物質部及服務采購部分負責供方評定的組織工作。
3.2由物質采購領導小組負責對供方的評定工作。
3.3財務物質部負責物質采購工作的管理和實施，相干部分負責服務采購工作的管理和實施。
3.4財務物質部和餐飲部共同負責對食品原材料的驗證及驗收，其它采購的物質由相干使用部分和倉管員聯(lián)合驗證及驗收。
3.5服務使用部分負責相干服務產(chǎn)品的驗證及驗收。
4、評定供方的程序要點
4.1采購的分類
(1) 常備物質采購
(2) 鮮活食品采購
(3) 臨時性采購(包括服務采購)
(4) 專項物質采購
4.2供給商評定
4.2.1評定內容
(1)是不是具有滿足本酒店所需產(chǎn)品和服務質量要求的能力。
(2)是不是滿足本酒店所需產(chǎn)品的生產(chǎn)能力和合同約定的交貨能力。
(3)是不是具有本酒店所需產(chǎn)品的質量保證體系。
(4)供方的資信、資質、歷史業(yè)績等情況。
4.2.2評定方法
(1)由財務物質部負責組織搜集供方提供的關于生產(chǎn)設施、組織、職員、資金等方面的資信、資質文件和就所要求的質量水平提供有關生產(chǎn)產(chǎn)品的質量數(shù)據(jù)、實物及相干資料。
(2)由財務物質部對供方進行考察，即對其工作場所、設施結構和質量保證體系進行現(xiàn)場實際評價，并對供方的評定做《供方的評定記錄》。
① 質量要求：應保持與其他同類產(chǎn)品的質量相比，質量較優(yōu)。
?、?價格要求：應保持與其他同類同等質量的產(chǎn)品相比，價格較低。
?、?交期要求：應保持及時供貨。
?、?配合要求：有良好的服務態(tài)度并能配合酒店作相應改進。
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