促進(jìn)行政組織有效溝通的方法
促進(jìn)行政組織有效溝通的方法
行政組織溝通在行政管理活動中起到非常重要的作用，下面是學(xué)習(xí)啦的小編為大家整理的一些有關(guān)促進(jìn)行政組織有效溝通的方法的資料，歡迎閱讀。
促進(jìn)行政組織有效溝通的方法
(1)應(yīng)做好溝通的準(zhǔn)備工作
(2)及時反饋與跟蹤
(3)改善行政組織的結(jié)構(gòu)
(4)健全組織溝通的機(jī)制
(5)創(chuàng)造良好的溝通氛圍
(6)改進(jìn)溝通技巧，充分利用主動傾聽
(7)建立必要的反饋機(jī)制.
(8)考慮文化、環(huán)境等外在因素對溝通的影響
(9)秉持一定的溝通處理原則
行政組織溝通指什么
行政組織溝通是指在行政管理活動中，行政組織與外界環(huán)境之間，行政組織內(nèi)部各部門、層級、人員之間信息的交流與傳遞過程。
行政組織溝通的障礙
結(jié)構(gòu)障礙即因組織結(jié)構(gòu)不合理而引起溝通的障礙
政府的組織體制主要還是以有嚴(yán)密等級結(jié)構(gòu)、嚴(yán)格規(guī)范約束的官僚制為主的組織形式。而在這種層級體制中，溝通分為縱橫兩個方向，縱向如省一市一縣、部一司一處一科結(jié)構(gòu)，橫向包括平級間的互動。信息在這兩條傳播路徑中，不斷出現(xiàn)流失、失真現(xiàn)象，影響信息的真實性。中間層次會刪減對其不利的資料，代之以虛假信息，從而造成決策失誤。同時，隨著社會的進(jìn)步，信息量前所未有地劇增，過多層級削弱了信息的流量與時效性。
地位上的障礙
工作人員在機(jī)關(guān)組織中的地位不一樣，因此對問題的看法不一樣，心態(tài)也不一樣，所以容易在溝通作法與溝通信息方面產(chǎn)生障礙，大致表現(xiàn)為：上級領(lǐng)導(dǎo)由于不了解溝通的重要性，認(rèn)為只要由上面直接下命令，部屬照章行事即可，因此不愿推動溝通工作;上級或多或少存有自是、自傲的心理，認(rèn)為他的看法和作法一定比部屬強(qiáng)，因此表現(xiàn)出不屑聽取部屬意見的態(tài)度;上級常存有“民可使由之，不可使知之”的觀念，認(rèn)為部屬只要聽命令行事就好，不必多問，帶有“愚民政策”性質(zhì);部屬常存有自卑、自保的心理，在“多說多錯，不說不錯”觀念下，不愿表示意見;部屬對上司常常只報喜不報憂，歪曲事實，蒙蔽真相。主管與部屬可能因需要不一致、觀念不同、利害不一、地位有別等，而造成隔閡，難以坦誠溝通。上述種種情況都是因為地位差距而造成的，對此，參與溝通的當(dāng)事人應(yīng)該有一個清楚的認(rèn)識，尤其是上級領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)主動打破這些地位上的距離，與下屬之間保持良好關(guān)系，確保溝通的質(zhì)量。
促進(jìn)有效溝通的原則
1、善于傾聽
據(jù)國外學(xué)者研究,一般情況下,人在傾聽時的效率大約僅有25%,也就是說在75%的交流時間里,你沒有能明白對方要表達(dá)的含義。因此,為了達(dá)到溝通的目的,交流的時候首先要全神貫注于對方,讓對方感到你是在聽,使對方有一種滿足感,也只有認(rèn)真地聽,才能明白領(lǐng)導(dǎo)交代的事務(wù)和同事反映的事項,從而做出正確的判斷。其次要適時插話,調(diào)動對方的情緒。中途插話會顯得不禮貌,不說話卻又會讓對方感到尷尬。最好的方式就是邊聽邊交流,運用語言、表情、手勢等多種形式,在適當(dāng)?shù)臅r候給予反映,對肯定的問題表示接受,對不確定的問題及時提出疑問,從而確保能夠準(zhǔn)確地完成領(lǐng)導(dǎo)所交代的任務(wù)。
2、與人為善
(一)真誠的溝通還要做到與人為善,做到尊重與包容。美國行為科學(xué)家馬斯洛的需要層次理論認(rèn)為,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自我實現(xiàn)五個層次。毫無疑問,尊重是人際溝通的重要原則。作為秘書,既要尊重領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威,也要尊重同事的權(quán)益。尤其是在與同事的相處中,要做到不在同事面前說三道四;不能因為對某個人有意見或看不慣,就不屑于與其說話;不能因為同事的一點小缺點就不斷地挖苦諷刺;答應(yīng)別人的事情一定要努力做到;對每一位同事都要平等相待,這樣才能取得同事的信賴,建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng),進(jìn)而提高工作效率。
(二)準(zhǔn)確、及時原則作為領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的中間人,秘書在進(jìn)行溝通時,信息的傳遞一定要準(zhǔn)確。一方面要準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容,另一方面也要準(zhǔn)確地傳達(dá)下屬的意見和建議。秘書在信息溝通傳遞的過程中,千萬不能任意地添加自己的主觀理解,而造成溝通的誤解。準(zhǔn)確性還表現(xiàn)在用于溝通的語言必須是清晰、明確的。在溝通時,清楚地使用普通話,聲音洪亮;不寫錯別字和冷僻字,對文字進(jìn)行組織整理,都能提高溝通的準(zhǔn)確性。信息時代,能否及時掌握關(guān)鍵信息成為競爭成敗的重要因素。因此秘書與領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通一定要及時。只有及時地把領(lǐng)導(dǎo)的意圖傳達(dá)下去,才能保證組織的正常運轉(zhuǎn);也只有及時地把下屬的意見反映上來,才能為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供依據(jù),使組織能良性發(fā)展。在這里,秘書還要注意一個問題,傳達(dá)信息時要找對人,即面對同一條信息,誰應(yīng)該是第一個知道的,哪些人可以被傳遞,而哪些人是不要被傳遞的,都要作出正確判斷,這樣才能將信息更加及時地傳遞出去,提高溝通效率。
溝通的方法與技巧
(一)口頭溝通及技巧口頭溝通大致包括面談、會議、演講、廣播、電話聯(lián)絡(luò)等方式,都是以語言為主要溝通媒介的。它的優(yōu)點在于能夠使對方感到親切,可以當(dāng)面獲知對方的反映,溝通速度快。同時它也存在著一些不足,如口頭溝通的過程中容易滋生謠言、口齒不清或鄉(xiāng)音過重使對方不易了解等。針對以上情況,在口頭溝通的時候一些技巧的使用會有助于提高溝通的效果。首先,進(jìn)行語言表達(dá)時要做到明確、簡潔。事件本身是什么就是什么,有一是一,實事求是,絕不能模棱兩可,更不能添油加醋。同時,秘書在進(jìn)行事件敘述時,要分清主次,突出重點,不講空話廢話,刪除語言表達(dá)中多余的成分,做到言簡意豐。其次,進(jìn)行語言表達(dá)時還要做到委婉、通俗。同樣一句話,用不同的語氣表達(dá)出來,結(jié)果就會很不一樣。秘書無論是與領(lǐng)導(dǎo)溝通,還是與同事溝通,應(yīng)盡量使用陳述的、溫和的、禮貌的語氣,同時用口語化、大眾化的語言進(jìn)行表達(dá),會更加有利于溝通的雙方交流、理解。
(二)文字溝通及技巧文字溝通主要是以文字為溝通媒介的。它的優(yōu)點在于可以在溝通前斟酌文句以求得表達(dá)的最佳效果,可以防止轉(zhuǎn)述時的遺漏和曲解,可以長期保存以備日后查考,法律責(zé)任明確。當(dāng)然文字溝通也存在著不足,如溝通的速度慢,且由于人們理解能力不同,同樣的文字不同的人也會有不同的理解,會有不同的溝通效果等。因此在進(jìn)行文字溝通時,要盡量避免錯別字、冷僻字的使用,按照正規(guī)的公文寫作要求,簡潔、平實地進(jìn)行寫作。
(三)消除溝通障礙溝通時產(chǎn)生的種種障礙不利于溝通的進(jìn)行。造成溝通障礙的因素很多,比如心理障礙、語言符號障礙、認(rèn)識和理解障礙、身份地位障礙、非語言符號的模糊性引起的障礙等。認(rèn)清阻礙有效溝通的種種因素,在實際的溝通中有意識地避開這些障礙,就能達(dá)到有效溝通的目的。比如,在溝通時,真誠的微笑、注意禮節(jié)可以消除身份地位上的障礙;通過不斷學(xué)習(xí),提高自己的知識水平,不隨意改動溝通的內(nèi)容,可以消除認(rèn)知和理解障礙;正確使用溝通的語言,減少非語言的使用,可以消除非語言符號的障礙等。
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