三、社會保險檔案管理的解決辦法

　　(一)將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

　　社會保險經辦機構出于業(yè)務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人;全文數據則可以采用圖像掃描錄入;而一些當前常用的數據可制作成光盤。

　　(二)根據社保檔案類別進行分類管理

　　根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

　　(三)建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準

　　建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構的模式將系統(tǒng)自上而下構架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄;并建立全國范圍內統(tǒng)一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

　　(四)在全國統(tǒng)一管理下設分支機構

　　在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區(qū)局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。

　　(五)統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

　　實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。