秘書工作論文范文

　　秘書工作論文范文篇2

　　論秘書的信息工作

　　[摘 要]信息，自古以來(lái)都是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策和管理的重要條件和手段。當(dāng)前，已進(jìn)入信息爆炸的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)深刻改變世界，人人都成為信息的接受者和傳遞者，信息已成為現(xiàn)代社會(huì)的寶貴資源之一。而現(xiàn)代社會(huì)的秘書工作將是知識(shí)和信息高度密集的領(lǐng)域，涉及到信息收集、鑒別、儲(chǔ)存、處理、輸出、反饋等多個(gè)環(huán)節(jié)。作為秘書，必須做到在信息工作領(lǐng)域內(nèi)運(yùn)籌帷幄，為決策者提供有效服務(wù)，才能更好地做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

　　[關(guān)鍵詞]秘書;信息;管理

　　1 信息工作在秘書工作中的地位

　　秘書的信息工作主要是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)部門的要求了解情況、掌握動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、加工處理、綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。具體來(lái)說(shuō)，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

　　1.1 是匯報(bào)工作、反映情況的重要途徑，也是輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基本條件

　　信息是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理各項(xiàng)事務(wù)的依據(jù)，特別是在科學(xué)決策和管理的過(guò)程中，越來(lái)越依賴于信息的充分性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。秘書部門是單位的工作樞紐，這樣的性質(zhì)和定位決定了信息工作是秘書的核心工作內(nèi)容之一，可概括為收集信息、加工信息、輸出信息和反饋信息。具體來(lái)說(shuō)，首先是收集過(guò)去和現(xiàn)在的信息，積累大量的重要素材，為迅速形成好的文稿奠定基礎(chǔ);其次，加工處理信息，提供準(zhǔn)確、完整、有參考價(jià)值的信息，為決策提供強(qiáng)有力的支撐。

　　1.2 信息工作的水平?jīng)Q定了秘書工作的水平

　　秘書工作的核心是做好領(lǐng)導(dǎo)同志的參謀助手。領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)信息有著強(qiáng)烈的需求和很高的要求，秘書要當(dāng)好參謀助手，信息工作就是其中最重要的一個(gè)方面。有價(jià)值的信息，可以讓領(lǐng)導(dǎo)省去很多時(shí)間、少走很多彎路，其意義不可估量。秘書信息工作做得如何，反映出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的層次和質(zhì)量，反映出領(lǐng)導(dǎo)的信息敏感性，也反映出秘書工作的整體水平。是否能準(zhǔn)確及時(shí)的報(bào)送信息也就成為了衡量秘書工作的一個(gè)重要參考。

　　1.3 信息化發(fā)展對(duì)秘書信息工作提出了更高的要求

　　當(dāng)前，信息的豐富程度前所未有，傳播速度越來(lái)越快，作用也越來(lái)越大。秘書部門作為單位的信息中轉(zhuǎn)站，可以直接接觸到單位最重要的信息，一般來(lái)說(shuō)還管理著文書、機(jī)要、檔案等多個(gè)方面的工作，能夠保證信息工作環(huán)環(huán)相扣，加快信息運(yùn)轉(zhuǎn)速度。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平日益提高，許多重要的情況通報(bào)和上級(jí)指示精神的傳達(dá)，通過(guò)現(xiàn)代信息渠道可即時(shí)完成，使許多文件和會(huì)議得到精簡(jiǎn)，從而大大提高了秘書部門的工作效率。因此，信息技術(shù)對(duì)開(kāi)創(chuàng)秘書工作新局面起著強(qiáng)有力的推動(dòng)作用，也對(duì)秘書信息工作水平提出了更高的要求。

　　2 秘書信息工作的思路和重點(diǎn)

　　2.1 深入研究信息工作規(guī)律

　　秘書信息工作不斷發(fā)展的動(dòng)力，來(lái)自于領(lǐng)導(dǎo)的信息需求與信息供應(yīng)之間的矛盾。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息的需求是復(fù)雜的、多方面的，但仍有很多共性;從事信息工作的秘書人員，也存在一定的工作規(guī)律。一是信息需求制約。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息需求的重點(diǎn)不同、進(jìn)度不同、利用不同，決定了不是什么信息都可以報(bào)送。二是信息時(shí)限制約。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息的需求都有時(shí)間上的要求，而信息一般都是體現(xiàn)某階段工作特點(diǎn)的，具有很強(qiáng)的時(shí)效性，一旦超過(guò)了時(shí)限制約，信息所起到的作用就大打折扣。三是隨著時(shí)代的發(fā)展，信息需求質(zhì)量提升，各方面的工作標(biāo)準(zhǔn)和領(lǐng)導(dǎo)決策水平不斷提高，要求信息工作水平不斷提高。四是把握隱性需求。領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)把所有的信息需求都明確表達(dá)出來(lái)，這就要求秘書人員善于發(fā)現(xiàn)隱性需求，抓住對(duì)推動(dòng)工作具有潛在價(jià)值的信息，使信息工作達(dá)到更高的水平。

　　2.2 始終圍繞中心工作進(jìn)行信息工作，加強(qiáng)信息工作的針對(duì)性和目的性

　　領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的重要問(wèn)題就是單位的中心工作，也是秘書信息工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。秘書的信息工作要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心重視的問(wèn)題，學(xué)會(huì)站在領(lǐng)導(dǎo)看問(wèn)題的角度上，與領(lǐng)導(dǎo)“換位思考”，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。一是要多向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，確保信息工作與領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的問(wèn)題合拍;二是多研究收集反映領(lǐng)導(dǎo)思路的材料，捕捉領(lǐng)導(dǎo)意圖，力求信息工作想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急;三是多參加各種會(huì)議，交流溝通情況，有針對(duì)性地收集重要的信息素材。

　　2.3 轉(zhuǎn)換信息上報(bào)角度

　　在信息工作中，應(yīng)以本單位的重大舉措、重點(diǎn)工作、重要思路、創(chuàng)造性做法、成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)為重點(diǎn)，但若一味強(qiáng)調(diào)本工作的重要性，而其又都是單位的正常工作信息，就難以引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視。這就要求秘書人員要善于選擇有新意、有吸引力的角度，抓住領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)和興奮點(diǎn)，與領(lǐng)導(dǎo)需求緊密結(jié)合。同時(shí)，也要認(rèn)真研究單位實(shí)際情況，將上級(jí)精神與實(shí)際情況相結(jié)合，發(fā)揮上級(jí)統(tǒng)籌指導(dǎo)的作用，增強(qiáng)本單位工作的活力，使信息工作生機(jī)勃勃，并得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的青睞。

　　3 加強(qiáng)秘書信息工作的具體措施

　　3.1 深刻理解信息工作重要意義，加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)

　　秘書要充分意識(shí)到信息工作的重要意義，深刻了解信息工作在宣傳成績(jī)、反映問(wèn)題、推動(dòng)工作等方面的獨(dú)特作用，為信息工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。當(dāng)前社會(huì)信息量巨大，僅靠個(gè)人力量收集信息并加以分析是難以成功的。因此必須在單位內(nèi)部建立信息工作機(jī)制，建立信息工作的載體和平臺(tái)，特別要健全信息員隊(duì)伍建設(shè)、信息考核評(píng)價(jià)機(jī)制等，改進(jìn)信息工作中的薄弱環(huán)節(jié)。

　　3.2 掌握足夠的信息能力和信息知識(shí)

　　秘書應(yīng)具備收集、分析、處理和運(yùn)用信息的能力。第一，拓展信息渠道，善于通過(guò)各種方式獲取信息，達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面獲取信息的要求;第二，認(rèn)真篩選信息，在繁雜的各種信息中準(zhǔn)確地找到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的信息，以便領(lǐng)導(dǎo)能夠謀劃全局、正確決策;第三，掌握信息處理能力，認(rèn)真分析獲得的信息，找出問(wèn)題，提出解決措施，不僅僅簡(jiǎn)單地傳遞信息，而是開(kāi)展信息深加工。

　　而要具備這些能力，就必須有一定的信息知識(shí)做鋪墊。首先是信息文化知識(shí)，即具備基本的科學(xué)文化常識(shí)，正確的理解和應(yīng)用信息概念;其次是計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)常識(shí)，掌握基本的辦公自動(dòng)化軟件、通訊軟件等工具軟件使用操作，才能迅速捕捉所需的信息;第三要具備一定的外語(yǔ)和法律法規(guī)知識(shí)，才能從多角度、多方面了解和接受新信息，確保獲得信息的廣度和深度。

　　3.3 創(chuàng)新信息工作思路和方法，提高信息工作質(zhì)量

　　當(dāng)今社會(huì)發(fā)展變化很快，信息過(guò)時(shí)、老化的周期大大縮短，秘書人員必須牢牢把握信息工作發(fā)展方向，不斷創(chuàng)新信息方法，在發(fā)現(xiàn)有新意的信息上下功夫。一是要在發(fā)展、變化中創(chuàng)新，創(chuàng)新是一個(gè)過(guò)程，只看到自己工作的小范圍是不夠的，除了這些看得到、摸得著的工作之外，還要關(guān)注超前性宏觀信息，并加以創(chuàng)新提煉;二是在學(xué)習(xí)借鑒中創(chuàng)新，不僅要把眼光落在本業(yè)務(wù)的信息中，還要向其他地方、行業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本單位實(shí)際融會(huì)貫通，在外地經(jīng)驗(yàn)與本地實(shí)際結(jié)合的過(guò)程中，產(chǎn)生創(chuàng)新;三是提高信息工作質(zhì)量，信息工作要有高度，立足微觀，著眼宏觀，圍繞大局，反映中心工作，更要有深度，不僅是敘述現(xiàn)狀，更要分析問(wèn)題、解決問(wèn)題、提出對(duì)策，這樣的信息才是領(lǐng)導(dǎo)真正需要的。

　　3.4 加強(qiáng)信息保密意識(shí)

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的大規(guī)模使用，提高了辦事效率，但同時(shí)也為信息泄露和被竊取提供了便利。秘書人員在獲取和使用信息的過(guò)程中，必須遵循法律和相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)道德修養(yǎng)建設(shè)和保密意識(shí)，自覺(jué)保護(hù)他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)，防止信息泄密事件的發(fā)生，避免危害社會(huì)或侵犯他人的合法權(quán)益。

　　4 結(jié) 語(yǔ)

　　信息是現(xiàn)代社會(huì)的重要資源，信息工作也是各單位展示宣傳、獲取支持的主要平臺(tái)，其意義重大，任務(wù)艱巨。對(duì)秘書來(lái)說(shuō)，掌握信息工作是基本素質(zhì)，信息工作的好壞是衡量秘書工作是否合格的重要標(biāo)準(zhǔn)。只有不斷提高秘書人員對(duì)信息的搜集、理解、分析、處理能力，使其掌握更多、更及時(shí)、更有價(jià)值的信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)工作提供基礎(chǔ)和依據(jù)，才能在科學(xué)決策中掌握主動(dòng)權(quán)，才能在未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。