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高校行政管理隊伍建設(shè)問題探析
行政管理是高校的三要素之一，為教學(xué)和科研服務(wù)，高校行政管理的水平在一定程度上影響著高校教學(xué)和科研的水平。伴隨著高校改革的深入，教學(xué)和科研的水平和質(zhì)量不斷提高，對行政管理的要求也越來越高。在這種情況下，要深刻認(rèn)識高校行政管理的重要性，挖掘當(dāng)前行政管理隊伍建設(shè)中存在的問題，采取有針對性的解決措施，全面推進(jìn)高校行政管理隊伍建設(shè)，打造一支精干、高效、責(zé)任、服務(wù)的高校行政管理隊伍。
一、高校行政管理隊伍建設(shè)的意義
高校行政管理是高校為了實現(xiàn)教育工作的目標(biāo)，依靠一定的機(jī)構(gòu)制度，采用一定的措施和手段，發(fā)揮管理和行政職能，帶領(lǐng)和引導(dǎo)師生員工有效完成學(xué)校任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的組織活動。[1]行政管理作為高校的三要素之一，其隊伍建設(shè)關(guān)系著高校的發(fā)展水平和質(zhì)量，關(guān)系著社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。一方面，加強(qiáng)高校行政管理隊伍建設(shè)可以促進(jìn)高校更好地發(fā)展。伴隨著我國高校改革的深入進(jìn)行，高校發(fā)展的自主性增強(qiáng)，管理權(quán)限增強(qiáng)。如何招攬學(xué)生、如何培養(yǎng)人才、如何保持永續(xù)發(fā)展，不僅需要教學(xué)管理工作的運籌，更需要行政管理工作的運作。[2]高水平的行政管理可以有效解決高校發(fā)展過程中出現(xiàn)的新問題，為高校教學(xué)和科研的發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。另一方面，加強(qiáng)高校行政管理隊伍建設(shè)可以使高校更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展。近年來，我國經(jīng)濟(jì)和社會快速發(fā)展，這客觀上要求我國高校教育教學(xué)水平和質(zhì)量的提高。而優(yōu)秀的大學(xué)需要優(yōu)秀的教師、科研、管理、制度、觀念，優(yōu)秀的管理可以有效激勵教師，可以健全管理的制度，科學(xué)規(guī)劃發(fā)展的遠(yuǎn)景和目標(biāo)，從而推動高校的發(fā)展。
二、當(dāng)前高校行政管理隊伍存在的問題
(一)對行政管理的重要性認(rèn)識不夠。長期以來，高校行政管理的隊伍建設(shè)一直被忽視。[3]在高校普遍存在的一個問題是，行政管理人員的地位較低，行政管理工作沒有受到應(yīng)有的重視。教師和科研被放到重要的地位，而行政工作則被看成附屬品，從而被輕視。這種現(xiàn)象甚至影響到了部分高校行政管理人員的自我認(rèn)同。這種現(xiàn)象實質(zhì)是因為高校行政管理的重要性沒有被深刻認(rèn)識。
(二)行政管理隊伍的綜合素質(zhì)低。行政管理隊伍相對于專職教師隊伍來說存在著學(xué)歷低、管理水平低、創(chuàng)新意識弱等問題，總體上來看，行政管理隊伍的綜合素質(zhì)不高。在高校行政管理隊伍中，還有部分行政人員是在引進(jìn)優(yōu)秀教師時，以安排家屬的形式被安排在管理崗位上的。行政管理隊伍的綜合素質(zhì)偏低，與高校發(fā)展日益要求的高水平的行政管理之間差距加大。再加上對行政管理人員的培訓(xùn)重視不夠，沒有系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，僅有的培訓(xùn)又缺乏針對性，行政管理人員缺乏持續(xù)的提高能力。
(三)行政管理隊伍的待遇偏低。在高校行政管理隊伍建設(shè)中還存在著行政人員工作量大、待遇低的問題。與黨和國家對教育的重視相適應(yīng)，高校教師的待遇問題逐步得到落實，教師隊伍逐步穩(wěn)定。但是，從事行政管理工作的人員待遇偏低，特別是近年來，高校的分配制度向教學(xué)傾斜力度較大，行政管理人員待遇達(dá)不到教師的平均水平。[4]由于行政管理人員待遇偏低，很多有能力有想法的人員不愿從事行政管理工作，或者有些已經(jīng)從事行政管理工作的人員也想方設(shè)法提高學(xué)歷為轉(zhuǎn)崗做準(zhǔn)備。行政管理隊伍的不穩(wěn)定造成了工作人員無法潛心研究工作，創(chuàng)新方法，扎實做好工作。
三、加強(qiáng)高校行政管理隊伍建設(shè)的對策分析
(一)深刻認(rèn)識高校行政管理的重要性。在加強(qiáng)高校行政管理隊伍建設(shè)的過程中，首先要深刻認(rèn)識高校行政管理工作的重要性，認(rèn)識到行政管理工作對教學(xué)和科研工作的服務(wù)功能，認(rèn)識到行政管理工作對高校發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要意義。只有認(rèn)識到高校行政管理的重要性，真正從思想上重視行政管理工作，才能建立科學(xué)的行政管理制度和機(jī)制，對行政人員的職業(yè)發(fā)展進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，為行政人員職業(yè)素質(zhì)的提高進(jìn)行整體規(guī)劃，切實提高行政管理隊伍的待遇，增強(qiáng)行政管理隊伍的穩(wěn)定性，打造一支精干、高效、責(zé)任、服務(wù)的行政管理隊伍。
(二)加強(qiáng)行政管理隊伍的培訓(xùn)。高校行政管理隊伍建設(shè)的核心之一就是提高行政管理隊伍的職業(yè)素質(zhì)，其中培訓(xùn)是重要的方法之一。加強(qiáng)對高校行政管理隊伍的培養(yǎng)教育，不斷提高管理水平，是高校持續(xù)、健康發(fā)展的保證。[5]要克服原來的行政管理人員職業(yè)培訓(xùn)匱乏、培訓(xùn)缺乏系統(tǒng)性、培訓(xùn)缺乏針對性等問題，科學(xué)進(jìn)行培訓(xùn)規(guī)劃，做好培訓(xùn)調(diào)研，開展有針對性的培訓(xùn)。創(chuàng)新培訓(xùn)形式，采取交流、考察、專題講座等形式增強(qiáng)培訓(xùn)的吸引力，提高培訓(xùn)的效果。同時，在行政管理隊伍中倡導(dǎo)自我學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)與工作相輔相成，在工作中找到不足，從學(xué)習(xí)中發(fā)現(xiàn)解決問題的方法，推進(jìn)工作的開展。
(三)提高行政管理隊伍的待遇。要全面提高高校行政管理隊伍的待遇，在工資、獎金、津貼、職稱評定等方面落實行政人員的待遇，讓他們覺得在高校從事管理工作并不是低人一等。[6]要落實待遇，就要建立公平的有競爭性的激勵機(jī)制，進(jìn)行科學(xué)的崗位設(shè)置和工作分析，建立科學(xué)的績效考核制度，將行政人員的工作表現(xiàn)和物質(zhì)待遇掛鉤，切實打破原有的分配制度存在的大鍋飯現(xiàn)象和平均主義問題。要落實待遇，不僅僅是物質(zhì)待遇的問題，還有職稱評定等方面待遇的落實。行政人員的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展的落實，也可以吸引優(yōu)秀人才到行政管理人員隊伍中來。
高校行政管理隊伍建設(shè)是高校普遍面臨的問題，針對行政管理隊伍建設(shè)中存在的重要性認(rèn)識不夠、行政管理隊伍綜合素質(zhì)不高、行政管理隊伍待遇偏低等問題，要切實認(rèn)識到行政管理工作對教學(xué)和科研的服務(wù)功能、加強(qiáng)對行政管理隊伍的培訓(xùn)、落實行政管理人員的物質(zhì)和職稱等待遇，打造一支穩(wěn)定的行政管理隊伍。
高校行政管理的辦公自動化問題研究
引言
隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，計算機(jī)已經(jīng)成為高校辦公的必備工具之一，校園網(wǎng)已成為高校教學(xué)、科研、辦公及管理不可或缺的支撐環(huán)境，在我國高校教育中體現(xiàn)出越來越重要的作用。近年來，許多高校都先后明確了數(shù)字化校園的戰(zhàn)略目標(biāo)，開始積極推進(jìn)辦公自動化建設(shè)，一些高校根據(jù)本校的需要和人力、財力的情況開發(fā)了具有本校特色的辦公自動化系統(tǒng)，一些高校購買了辦公自動化系統(tǒng)，還有一部分高校通過外包形式開發(fā)了諸如人事管理系統(tǒng)，財務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)，學(xué)生管理系統(tǒng)以及設(shè)備管理系統(tǒng)等一系列的辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的使用，大大提高了高校的辦公效率，推動了高校辦公自動化的進(jìn)程。同時，高校辦公人員的計算機(jī)應(yīng)用水平也在逐步提高。使用Office辦公軟件以及收發(fā)電子郵件等操作都已經(jīng)成為辦公人員工作和交流的重要途徑，這就為辦公自動化系統(tǒng)的進(jìn)一步推廣奠定了良好的基礎(chǔ)。
1 相關(guān)概念的界定
1.1 高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校內(nèi)部行政事務(wù)的管理，是高校通過依靠一定的機(jī)構(gòu)和制度和采用一定的措施和手段，為了實現(xiàn)高校教育工作的目標(biāo)，從而發(fā)揮管理和行政職能，充分利用各種資源，并引導(dǎo)全體師生員工有效完成學(xué)校各項工作任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)定組織目標(biāo)的一系列活動的總稱。
1.2 辦公自動化的概念。辦公自動化(Office Automatic)簡稱OA,是20世紀(jì)60年代提出的一個概念，截止目前，辦公自動化還沒有形成一個被廣泛認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)化定義，一般是指利用通信技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公管理方法，將人們辦公的部分業(yè)務(wù)活動經(jīng)由辦公人員以外的其他各種先進(jìn)辦公設(shè)備，并由辦公人員和這些辦公設(shè)備共同構(gòu)成一個人機(jī)信息處理系統(tǒng)，從而完成相應(yīng)的任務(wù)的一個連續(xù)過程。
2 高校行政管理辦公自動化的必要性
在我國高校教育事業(yè)的快速發(fā)展的宏觀背景下，各高校之間的競爭日趨白熱化，傳統(tǒng)的行政管理辦公方式已經(jīng)不能滿足高?？焖侔l(fā)展的需要，這就凸顯了改善高校內(nèi)部管理體制和提高日常工作效率的重要性。具體而言，高校行政管理辦公自動化的必要性主要系現(xiàn)在以下方面。
2.1 高校持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著我國高校招生體制改革，各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，許多高校經(jīng)過合并重組、獨立升格、擴(kuò)建新校區(qū)等方式，形成了新老校區(qū)或多校區(qū)聯(lián)合辦學(xué)模式，對于此，傳統(tǒng)的高校行政辦公模式顯然無法適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的需求，這就對出現(xiàn)新型的辦公方式有了強(qiáng)烈的內(nèi)在需求，實現(xiàn)辦公自動化也就體現(xiàn)出高校進(jìn)一步發(fā)展的必要性。
2.2 實現(xiàn)移動辦公的需要。隨著國內(nèi)外高校之間、校企之間合作交流的不斷加強(qiáng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工都面臨著經(jīng)常出差的問題。是否能夠通過及時獲取信息來作出重要決策又是學(xué)校事業(yè)快速發(fā)展關(guān)鍵。例如，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出差期間，對學(xué)校情況要隨時了解，并安排各種事項，或及時批示一些重要文件，為了實現(xiàn)移動辦公，就必然要求擁有運行良好的行政管理辦公自動化系統(tǒng)。
2.3 降低高校管理費用的需要。資料表明，由于全面推行辦公自動化，美國政府在1992年-1996年的短短4年間各項開支減少了1180億美元。微軟公司在1997-1998年短短一年時間內(nèi)至少節(jié)省了4000萬美元開支?？梢姡瑢τ诟咝６裕罅ν菩行姓芾磙k公自動化，可以大大降低辦公用品耗材的使用量，從而節(jié)約辦公經(jīng)費的開支，使學(xué)校能夠節(jié)約更多的人力、物力、財力用于高校的其他按建設(shè)領(lǐng)域，這同時也是構(gòu)建節(jié)約型高校的良好體現(xiàn)。
2.4 實現(xiàn)高校信息共享和增強(qiáng)決策合理性的需要。作出科學(xué)決策是高校行政管理人員的重要工作，而擁有足夠的有效信息是進(jìn)行科學(xué)決策的必要前提。大力推行行政管理辦公自動化，可以實現(xiàn)信息交流快捷通暢，充分實現(xiàn)信息資源共享，為高校行政管理人員提供良好的辦公環(huán)境，使決策能夠變得準(zhǔn)確、及時，從而提高高校的行政管理工作效率。
2.5 國際化接軌的需要。目前，我國的高等教育事業(yè)正逐步與國際接軌。國內(nèi)高校能否把握發(fā)展機(jī)遇，是當(dāng)前我國教育界普遍關(guān)注的問題。大力推行和實施行政管理辦公自動化，一方面可加強(qiáng)國際合作交流，另一方面還可加快國內(nèi)高校向國際化發(fā)展的步伐?？梢?，辦公自動化的簡歷是國內(nèi)高校在借鑒國際一流大學(xué)成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上對國際先進(jìn)的高等教育管理模式的學(xué)習(xí)和改進(jìn)策略。
3 我國高校行政管理辦公自動化面臨的主要障礙
由于各高校自身條件情況有所不同，辦公自動化建設(shè)水平也存在很大的差異。調(diào)查表明，使用辦公自動化系統(tǒng)是我國高校實現(xiàn)辦公自動化的主要方式，但以傳統(tǒng)方式為主的高校仍然高達(dá)45%，使用辦公自動化系統(tǒng)的高校為40%;只有5%的高?；緦崿F(xiàn)了對網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的使用。由此可見，目前我國高校推行行政管理辦公自動化仍然是一個十分艱巨的任務(wù)，從目前來看，主要還面臨以下障礙。
3.1 高層領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。高校行政管理辦公自動化建設(shè)過程中面臨的最大困難在于一些高校的高層領(lǐng)導(dǎo)在思想觀念上存在滯后性。例如，有些高校的高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠的的計算機(jī)應(yīng)用水平，因此存在抵觸情緒;再如，有的高校領(lǐng)導(dǎo)仍然沿襲傳統(tǒng)的思維方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工辦公;又如，盡管有些高校領(lǐng)導(dǎo)對辦公自動化并不持反對態(tài)度，但考慮到辦公自動化的前期工作需要大量的人力、物力、財力投入，同時，隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，在招生規(guī)模連年擴(kuò)大的前提下，許多高校不得不將大量的資金投入到新建教學(xué)樓、宿舍樓以及教學(xué)儀器設(shè)備的添置上，從而在辦公自動化方面形成了資金短缺的狀況。
3.2 條塊分割現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏整體規(guī)劃。如前文所述，當(dāng)前我國完全實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化辦公的高校比例還只有5%，絕大多數(shù)高校部門之間條塊分割，資源還不能實現(xiàn)校內(nèi)共享，相互之間缺乏統(tǒng)籌安排。具體而言，由于各個部門之間的辦公軟件相對獨立，軟件之間缺少接口定義，信息交流也就無法實現(xiàn)，這同時還會形成部門之間管理軟件出現(xiàn)重復(fù)開發(fā)的現(xiàn)象，另外，由于許多部門購買的辦公軟件并不符合本部門實際工作的需要，導(dǎo)致工作效率低下，因此，只有通過學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃以及各部門積極配合，才能實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)，從而真正發(fā)揮自動化辦公的功能。
3.3 辦公人員的培訓(xùn)力度不足。隨著網(wǎng)絡(luò)的(下轉(zhuǎn)第61頁)
(上接第116頁)普及，電腦已成為高校辦公的必備工具之一，絕大部分高校已經(jīng)具備了辦公人員“一人一機(jī)”的條件，隨著時間的推移，辦公人員的計算機(jī)應(yīng)用水平也相應(yīng)地逐步提高，這就為大力推行辦公自動化奠定了良好的基礎(chǔ)。但由于一些歷史遺留問題的存在，有的高校把管理崗位當(dāng)作安置人員就業(yè)的地方，部分年齡較大的辦公人員計算機(jī)應(yīng)用水平相對低下，導(dǎo)致辦公人員的水平參差不齊，從而影響了辦公自動化的正常推行。因此，只有把辦公人員的管理實踐和計算機(jī)操作能力結(jié)合起來，才能真正發(fā)揮辦公自動化的作用。
3.4 系統(tǒng)缺乏足夠的安全保障措施。互聯(lián)網(wǎng)本身所固有的安全性隱患為少數(shù)有意攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的人提供了可乘之機(jī)，他們紛紛通過竊取保密技術(shù)資料和重要數(shù)據(jù)、傳播病毒等方式攻擊和破壞網(wǎng)絡(luò)。所有數(shù)據(jù)實行辦公自動化后都會在計算機(jī)上存儲，一旦遭受黑客入侵或病毒破壞，其后果不堪設(shè)想?？梢?，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全問題是辦公自動化建設(shè)中值得注意的一個非常重要的環(huán)節(jié)。
4完善高校行政管理辦公自動化建設(shè)的對策
高校行政管理辦公自動化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，結(jié)合前文所述，本文認(rèn)為，高校行政管理辦公自動化建設(shè)可采取如下措施。
4.1 快速更新觀念，提高領(lǐng)導(dǎo)層的重視力度。許多高校辦公自動化建設(shè)推進(jìn)緩慢、甚至在推進(jìn)過程中出現(xiàn)停頓甚至擱淺的情形，高校領(lǐng)層對此有不可推卸的責(zé)任。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀念，提高認(rèn)識，拿出抓學(xué)科建設(shè)和抓教學(xué)評估的勁頭來抓網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，同時做好辦公人員的隊伍建設(shè)。
4.2 建立包公自動化系統(tǒng)的長效管理機(jī)制。管理的規(guī)范化是辦公自動化系統(tǒng)正常運行的制度基礎(chǔ)，因此，建立健全各項長效管理制度是保證辦公自動化建設(shè)工作順利實現(xiàn)的重要保障。具體而言，在系統(tǒng)建設(shè)的過程中，諸如《校園網(wǎng)絡(luò)信息管理辦法》、《數(shù)據(jù)庫管理員職責(zé)》及《網(wǎng)絡(luò)與信息應(yīng)用、保密管理辦法》等各類相關(guān)制度也要相應(yīng)出臺，并在后續(xù)的系統(tǒng)使用過程中對這些規(guī)章制度不斷進(jìn)行改進(jìn)和完善。
4.3 提高辦公人員的辦公自動化素質(zhì)。由于辦公人員在辦公自動化系統(tǒng)這一人機(jī)結(jié)合系統(tǒng)的使用中起著主導(dǎo)地位，這就要求辦公人員一方面要熟練掌握辦公的基本知識，另一方面還要熟練使用各種辦公設(shè)備及辦公軟件，因此，提高辦公人員的綜合素質(zhì)，提高辦公人員的辦公自動化綜合能力就成為高校實現(xiàn)辦公自動化的重中之重，對于此，學(xué)校一是可以通過內(nèi)部培訓(xùn)來逐步提高辦公人員的業(yè)務(wù)水平，通過考核持證上崗;二是可以通過對部分崗位進(jìn)行人員外聘的方式，即聘任計算機(jī)使用能力強(qiáng)的人員上崗，保證人人會用，由此適應(yīng)辦公自動化的工作需要。
4.4 加強(qiáng)防范措施，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。由于網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)會使高校的各類信息在一定范圍內(nèi)處于開放狀態(tài)，重要數(shù)據(jù)的安全性防護(hù)由此成為關(guān)鍵，因此，在辦公自動化建設(shè)的過程中，同時還要至少做好以下兩方面的工作，一方面，要加強(qiáng)高校全體行政管理人員的保密意識，另一方面，要此案去各種技術(shù)手段，即通過采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，或通過設(shè)置身份驗證、權(quán)限審查等方式保證合法用戶的使用，從而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下，使高校辦公自動化系統(tǒng)得以有效運行。
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