酒店采購的管理流程是什么
采購是酒店運營中重要的一環(huán)，那么你們知道酒店采購管理的方法是什么嗎?下面為您精心推薦了酒店采購管理流程，希望對您有所幫助。
酒店采購管理流程
請購程序
請購程序的分類
整個采購部的工作是從請購開始的，請購一般分為兩類，一是總倉庫需儲備各個部門使用的物品，凡倉庫儲備的物品均由倉庫領(lǐng)班提出補貨申請;二是倉庫儲備以外的物資由各使用部門直接填寫請購單，提出補貨申請。
酒店財務(wù)設(shè)有總倉，為什么還允許各個部門提出補貨申請?
酒店餐飲的很多東西都沒有可貯存性。如果全部放在總倉里面，倉庫維護成本會很高，而且酒店廚房一般情況下也必須有現(xiàn)貨貯存，領(lǐng)取的原材料也要經(jīng)過粗加工清洗等工序而不能直接制作。所以廚房每天的原材料是由廚師長前一天填寫請購單，由指定的供貨商發(fā)送新鮮的材料到酒店，經(jīng)由倉庫的驗收小組、廚房指定廚師對其進行數(shù)量、質(zhì)量的驗收。
除此之外，還有另一種采購叫做緊急采購。有些物品不經(jīng)常用到或者用到的數(shù)量少，倉庫沒有貯存。當(dāng)需要使用的時候由使用部門直接填寫請購單申請，通過財務(wù)驗收，然后領(lǐng)取。
總倉在申請之前須認(rèn)真核查庫存量及消耗量，同時結(jié)合月度采購計劃填制請購單，然后由對口使用或管理部門確認(rèn)補貨品種和存量，由成本主管核準(zhǔn)。
倉庫儲備以外的物資由各使用部門提出采購申請。申請時須送倉庫確認(rèn)是否有該項儲備，或查詢倉庫多余物資中是否有代用品。
各種鮮活食品如海鮮、肉類、蔬菜、水果、乳制品等，根據(jù)各廚房明日經(jīng)營所需，由各廚房于每天下午三點前填寫每日購貨表，由行政總廚審批后交采購部執(zhí)行。
請購單的填寫時間
零星采購申請須提前10天填妥請購單，整個流程，從總經(jīng)理的審批，通知供應(yīng)商或者采購部直接到市場采購，這個過程盡量一個星期內(nèi)完成?？倐}定制物品(物料)須提前30天申購，且必須注明需到貨日期。這樣可以便于安排供貨商的生產(chǎn)及送貨周期。酒水飲品要求供貨商每一個星期送1到2次貨物，有效保證倉庫周轉(zhuǎn)率的完成。
定價程序
庫存物料品的定價
對于庫存物品的采購，酒店一般都有固定的供貨商，那么如何確定供貨商呢?
首先采購員須提供三家以上供貨商報價，經(jīng)權(quán)衡物品價格、質(zhì)量、送貨日期等，由采購經(jīng)理報財務(wù)總監(jiān)審定，財務(wù)總監(jiān)審定后確認(rèn)供貨商，報總經(jīng)理備案。
對于采購員所提供的供貨商，使用部門、財務(wù)部要對其所提供的產(chǎn)品進行背景調(diào)查，對產(chǎn)品的價格、品種、信譽，尤其是同行對供貨商物品的使用回饋信息等做相應(yīng)的評判，可以要求供貨商說出他們的產(chǎn)品對哪些酒店提供服務(wù)，可以和同行的使用人員進行交流，清楚供貨商的具體情況。最后使用部門、采購部門和財務(wù)部門共同抉擇選用哪家供貨商的產(chǎn)品。
餐飲原材料的定價
廚房原材料因為季節(jié)因素價格波動非常大，成本控制相應(yīng)的也有些難度。
供貨商直送廚房的海鮮、水產(chǎn)、家畜、肉類、水果、糧油制品等，實行15天報價審批制度，報價時間每15天一次，執(zhí)行期每月26-10日、11-25日;報批時間每月10日、25日。
采購部于報批時間前分類填好供貨價格審核表，包括供貨商報價、采購部核準(zhǔn)價及供貨商聯(lián)系資料，交行政總廚確認(rèn)簽字、交成本主管審核;成本主管根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場調(diào)查，審核價格或做出價格調(diào)整，交財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。批準(zhǔn)后的審核表應(yīng)發(fā)行政總廚、成本、收貨、供貨商、采購各一份。收貨部憑此檢查進貨價格。
廚師長應(yīng)掌握市場價格變化信息，經(jīng)常與采購部保持聯(lián)系，對降幅較大的菜類應(yīng)大力推銷，以最低的成本提供每周特價菜肴。
采購程序
所有有效的請購單到達采購部后，采購部按請購單上報先后順序，分輕重緩急安排采購計劃。
采購物品到貨周期
每日直送類菜食須請供貨商于當(dāng)日上午9：30之前到貨，員工食堂菜食9：00前到貨。為避免員工食堂跟營業(yè)中心的廚房之間驗貨沖突，員工食堂盡量8：00前驗貨，然后是營業(yè)中心廚房的驗貨。
注意：員工食堂跟營業(yè)中心廚房的原材料是同一家供貨商送貨，要避免驗貨中間發(fā)生錯誤。根據(jù)員工食堂和營業(yè)廚房的原材料驗收標(biāo)準(zhǔn)，請供貨商分類放置原材料，然后按照順序依次驗收員工食堂、營業(yè)廚房的原材料。
倉庫補貨
10天內(nèi)到貨，10天內(nèi)到貨是指在預(yù)留30天貨物周轉(zhuǎn)量的前提下。
其它市內(nèi)零星或市場采購
一周內(nèi)到貨，原則上三天到貨。
本市以外市場采購
20天內(nèi)到貨。
需定制或國外采購
按供貨商的最短周期計算。
緊急采購
采購部須盡最大能力滿足要求，保證供應(yīng)。
請購單的注意事項
請購單一式四聯(lián)，落實采購計劃后，采購部須將請購單分送收貨部，以便做好驗貨準(zhǔn)備。
酒店需要相關(guān)部門一起做好驗貨工作，對于廚房直送原材料，各廚房廚師長(或指定負(fù)責(zé)人)包括員工食堂負(fù)責(zé)人，必須每天到收貨部驗收質(zhì)量;對于工程材料，工程部參與驗收質(zhì)量，財務(wù)部則負(fù)責(zé)驗收數(shù)量、價格。
收貨程序
請購單作為收貨憑證
驗收員必須根據(jù)已獲批準(zhǔn)的請購單、合同清單復(fù)印件等，由采購部根據(jù)不同到貨時間，交收貨部作收貨憑證，無任何收貨憑證的貨物，驗收員有權(quán)拒收。
如果沒有經(jīng)過驗收房的驗收，酒店的供貨商卻直接將物品送到使用部門，那么供貨商將沒有收貨憑證作為收款依據(jù)，財務(wù)也不認(rèn)可供貨商將貨物直接送到使用部門。
被驗物品的審核
被驗物品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量必須與隨貨憑證、被批準(zhǔn)的請購單相符，包裝的食品原料應(yīng)注明廠家名稱、廠址、商標(biāo)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝規(guī)格等;進貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進行驗收;送貨數(shù)量上下浮動不得超過10%。
收貨時間
入庫物品由倉管員在收貨單上簽收并將貨品入庫儲存;部門急需物品到貨，倉保員須馬上通知使用部門。
廚房直送原材料或其他部門直送物品到貨，直接通知相關(guān)部門領(lǐng)貨。每天上午的直送物品，收貨部須于每天下午3：00前完成收貨記錄;下午的直送物品，須于下班前完成收貨記錄。
行政總廚或部門負(fù)責(zé)人須及時在收貨記錄上簽收。收貨部須于第二天上午將收貨記錄送成本辦;成本辦憑各部門負(fù)責(zé)人或指定收貨人的簽名收貨記錄，作為部門成本費用入帳原始憑證。
采購管理中同時也需要注意以下節(jié)點，避免犯錯：
采購物資的變動
酒店購入物品，一旦確定了顏色、款式、用料、價格等，原則上不得更改，如有變動，應(yīng)報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
供應(yīng)商的更換
確定每天鮮活類供貨商必須慎重，應(yīng)經(jīng)過一段時期考察，其供貨的質(zhì)量、價格、時間都符合酒店營業(yè)要求情況下，簽署供貨協(xié)議。對不能保質(zhì)、保量、按時供貨的，使用部門可以提出更換供貨商的要求。采購部提供可選擇的供貨商，由財務(wù)總監(jiān)審核資質(zhì)報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
采購跟蹤
物品采購任務(wù)落實后，采購部必須跟蹤檢查到貨情況，接受收貨部、倉保及各使用部門的信息回饋。
建立供應(yīng)商檔案
建立供貨商檔案，詳細(xì)記錄供貨商地址、電話、供貨內(nèi)容及信譽情況，為酒店積累對外聯(lián)系數(shù)據(jù)。
供貨合同
簽訂供貨合同或協(xié)議，均須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。所有合同或協(xié)議須交財務(wù)部一份，由會計主管存檔。酒店其它付款合同，也是如此。
聊完采購流程，接下來就是聊風(fēng)險了，酒店采購人在采購過程中總會遇到一定的風(fēng)險，于是，“如何規(guī)避采購風(fēng)險”便成為采購人需要時時面對的一個問題。采購風(fēng)險對酒店的影響程度會因供應(yīng)商和采購者的特征的不同而有所不同，采購者與供應(yīng)商之間的互動必定會影響到彼此長期的合作關(guān)系。
其中，供應(yīng)商的特征包括市場結(jié)構(gòu)特征以及商品同質(zhì)性和穩(wěn)定性，市場中各種酒店用品所占的比重，影響了其價格以及買賣方市場。酒店在采購之前，必須要有事先的規(guī)劃，而且對供應(yīng)商必須要有一定程度上的了解，以免造成不必要的風(fēng)險。
與此同時，為了提升企業(yè)的采購管理能力并降低采購過程中的風(fēng)險，有學(xué)者也提出了五項主要的采購策略：供應(yīng)的保證、供應(yīng)的維持、成本的減少、環(huán)境的變遷及競爭的優(yōu)勢。
酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測，在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃：
(1)財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)預(yù)測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購：
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應(yīng)。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應(yīng)。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
酒店采購程序
1、目的
制定采購工作規(guī)范，確保酒店采購的物資或服務(wù)符合要求。
2、適用范圍
適用于本酒店提供產(chǎn)品的供方和本酒店服務(wù)及服務(wù)過程中所需物資的全部采購活動。
3、職責(zé)
3.1財務(wù)物資部及服務(wù)采購部門負(fù)責(zé)供方評定的組織工作。
3.2由物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對供方的評定工作。
3.3財務(wù)物資部負(fù)責(zé)物資采購工作的管理和實施，相關(guān)部門負(fù)責(zé)服務(wù)采購工作的管理和實施。
3.4財務(wù)物資部和餐飲部共同負(fù)責(zé)對食品原材料的驗證及驗收，其它采購的物資由相關(guān)使用部門和倉管員聯(lián)合驗證及驗收。
3.5服務(wù)使用部門負(fù)責(zé)相關(guān)服務(wù)產(chǎn)品的驗證及驗收。
4、評定供方的程序要點
4.1采購的分類
(1) 常備物資采購
(2) 鮮活食品采購
(3) 臨時性采購(包括服務(wù)采購)
(4) 專項物資采購
4.2供應(yīng)商評定
4.2.1評定內(nèi)容
(1)是否具備滿足本酒店所需產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量要求的能力。
(2)是否滿足本酒店所需產(chǎn)品的生產(chǎn)能力和合同約定的交貨能力。
(3)是否具備本酒店所需產(chǎn)品的質(zhì)量保證體系。
(4)供方的資信、資質(zhì)、歷史業(yè)績等情況。
4.2.2評定方法
(1)由財務(wù)物資部負(fù)責(zé)組織收集供方提供的關(guān)于生產(chǎn)設(shè)施、組織、人員、資金等方面的資信、資質(zhì)文件和就所要求的質(zhì)量水平提供有關(guān)生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)據(jù)、實物及相關(guān)資料。
(2)由財務(wù)物資部對供方進行考察，即對其工作場所、設(shè)施結(jié)構(gòu)和質(zhì)量保證體系進行現(xiàn)場實際評價，并對供方的評定做《供方的評定記錄》。
?、?質(zhì)量要求：應(yīng)保持與其他同類產(chǎn)品的質(zhì)量相比，質(zhì)量較優(yōu)。
② 價格要求：應(yīng)保持與其他同類同等質(zhì)量的產(chǎn)品相比，價格較低。
?、?交期要求：應(yīng)保持及時供貨。
④ 配合要求：有良好的服務(wù)態(tài)度并能配合酒店作相應(yīng)改進。
由財務(wù)物資部對現(xiàn)行供應(yīng)商(除集貿(mào)市場外)的送貨質(zhì)量、價格及其及時性、合作態(tài) 度的不合格項進行評估。每3個月從質(zhì)量、價格、送貨期和合作態(tài)度四方面進行一次業(yè)績評估。前三個月中任何一項累計5 次以內(nèi)(含5次)不合格視為輕度不合格;累計5次以上或連續(xù)3次不合格，視為嚴(yán)重不合格。
(3)由物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組進行會議評審，填寫《供方評定會議記錄表》，確定合格供方。
4.4評定結(jié)果分類
4.4.1對具有合格的質(zhì)量保證體系，具備酒店所需產(chǎn)品要求能力的供方記入合格名單。
4.4.2對有少部分供貨數(shù)量品種缺空，經(jīng)限期糾正后能滿足產(chǎn)品要求能力的供方列入后 備名單。就以上評定結(jié)果，報總經(jīng)理批準(zhǔn)并發(fā)送相關(guān)部門。
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